Подготовка управленческой отчётности нередко занимает у финансовой команды несколько дней в месяц. Сотрудники выгружают данные из разных систем, сводят таблицы, проверяют расхождения, обновляют формулы и собирают презентацию для руководства.

Автоматизация сокращает эту работу, но сам факт внедрения BI ещё не означает экономию. Чтобы обосновать проект, нужно посчитать, сколько компания тратит на отчётность сейчас, какие затраты изменятся после внедрения и за какой срок вернутся инвестиции.

Разберём, как сделать такой расчёт на практике.

Какие затраты нужно сравнить

Экономический эффект от автоматизации управленческой отчётности складывается из двух основных частей. Это сокращение трудозатрат и снижение других расходов, связанных с подготовкой и сопровождением отчётов.

В исходную модель стоит включить:

• время сотрудников на сбор, обработку и сверку данных;
• подготовку отчётов и презентаций;
• исправление ошибок и повторные расчёты;
• поддержку Excel-моделей и других инструментов;
• расходы на действующие сервисы, если после внедрения они будут сокращены или заменены.

Такой подход соответствует классической методике оценки автоматизации. Сравниваются эксплуатационные расходы до и после внедрения, а экономия от повышения производительности рассчитывается отдельно.

При этом важно не смешивать высвобождённое рабочее время и реальное сокращение расходов. Если сотрудник продолжает работать в компании, его зарплата не исчезает. Экономический эффект в этом случае выражается в дополнительной мощности команды. Специалисты могут заниматься анализом, планированием и контролем, а не ручной сборкой отчётов.

Шаг 1. Зафиксировать текущие трудозатраты

Начать расчёт лучше с одного-двух отчётных циклов. Не нужно сразу обследовать все процессы компании. Достаточно выбрать конкретный контур, например управленческую отчётность по продажам, затратам и маржинальности.

Зафиксируйте, сколько времени занимает каждая операция:

Важно учитывать не только время финансового аналитика. Если руководители подразделений тратят часы на ручную сверку показателей, это тоже часть стоимости процесса.

Необходимо рассчитать затраты на трудозатраты до или после автоматизации. Для расчёта используют полную стоимость часа сотрудника, а не только его оклад. В неё могут входить страховые взносы, премии и другие обязательные начисления.

Формула выглядит так:

Если в процессе участвуют несколько сотрудников:

Шаг 2. Рассчитать экономию после автоматизации

После внедрения часть операций исчезает, но не все. Данные по-прежнему нужно контролировать, модель — поддерживать, а результаты — интерпретировать.

Поэтому корректная формула выглядит так:

В затраты после внедрения включается время, которое сотрудники продолжают тратить на работу с отчётностью.

Кроме трудозатрат, нужно учесть регулярные расходы на BI:

• лицензии или подписку;
• инфраструктуру;
• техническую поддержку;
• администрирование;
• развитие и доработку аналитики.

Тогда чистый годовой эффект рассчитывается следующим образом:

Пример расчёта: внедрение аналитики за 1 млн рублей

Рассмотрим условную компанию, где управленческую отчётность готовят финансовый аналитик, бухгалтер и руководители подразделений.

До автоматизации на подготовку отчётов уходит:

• финансовый аналитик — 80 часов в месяц;
• бухгалтер — 20 часов;
• руководители — 20 часов на сверку и уточнения.

Итого — 120 часов в месяц.

После внедрения BI планируемые трудозатраты составляют:

• аналитик — 30 часов;
• бухгалтер — 10 часов;
• руководители — 10 часов.

Итого — 50 часов в месяц.

Предположим, средняя полная стоимость часа участников процесса — 1 500 рублей.

Годовая стоимость высвобождённого времени:

Теперь добавим расходы на BI:

• Внедрение и настройка аналитики — 1 000 000 ₽
• Ежегодная эксплуатация и поддержка — 300 000 ₽

Чистый годовой эффект после учёта регулярных расходов: 

Срок окупаемости

Для расчёта срока окупаемости первоначальные инвестиции делим на среднемесячный чистый эффект:

Получаем 12,5 месяца.

То есть при сохранении заданных параметров проект возвращает первоначальные инвестиции примерно за год.

Что с ROI

Если считать первый год с учётом затрат на внедрение:

Это означает, что в первый год проект практически выходит в точку окупаемости, но ещё не возвращает всю сумму инвестиций. Со второго года, если затраты на развитие не увеличатся, экономический эффект будет формироваться без первоначальных вложений.

При этом расчёт учитывает только стоимость высвобождённого времени. Дополнительный эффект от более быстрых управленческих решений в него пока не включён.

Какие эффекты можно добавить к расчёту

Снижение трудозатрат — не единственный источник экономии. Но дополнительные эффекты нужно считать отдельно, чтобы не завысить результат.

Сокращение повторной работы

Если из-за ошибок в формулах, расхождений или ручных корректировок сотрудники регулярно переделывают отчёты, после автоматизации часть этих затрат может исчезнуть.

Например, если раньше на исправления уходило 15 часов в месяц, а после внедрения — 5, экономия составит 10 часов ежемесячно. Но в модели нужно учитывать только подтверждённое сокращение трудозатрат.

Предотвращение дополнительных расходов

Автоматизация может позволить не расширять финансовую команду при росте числа отчётов, подразделений или проектов. В таком случае можно оценивать предотвращённые затраты на найм, если есть конкретная потребность в дополнительном сотруднике и понятна его стоимость.

Ускорение управленческих решений

BI сокращает время между появлением данных и их анализом. Руководитель может быстрее увидеть отклонение по маржинальности, расходам или продажам и принять решение.

Однако здесь нельзя автоматически приписывать системе рост прибыли. Если компания утверждает, что аналитика поможет заработать дополнительные 5 млн рублей, нужно показать, за счёт каких решений это произойдёт и как результат будет измеряться.

Автоматизация сокращает срок подготовки отчётности и позволяет оперативнее выявлять отклонения. Финансовый эффект от улучшения управленческих решений будет оцениваться по фактическим результатам после внедрения.

Почему BI становится инструментом экономии

BI-система позволяет выстроить единый процесс работы с управленческими данными/ Подключить источники, настроить модель, автоматизировать расчёты и предоставить руководителям отчёты в едином интерфейсе.

Вместо нескольких версий Excel компания получает согласованный набор показателей, например, выручку, маржинальность, затраты, дебиторскую задолженность, исполнение бюджета. При необходимости пользователь может перейти от общего показателя к подразделению, проекту или конкретной операции.

Главная ценность здесь — не сама визуализация. Система сокращает ручную работу и делает данные доступными для анализа без постоянного участия сотрудника, который собирал отчёт.

Для бизнеса это означает более предсказуемый процесс отчётности, меньше зависимости от отдельных Excel-файлов и больше времени у финансовой команды на работу с отклонениями и планированием.

Как подготовить расчёт для руководства

Чтобы обосновать внедрение, достаточно собрать финансовую модель из нескольких блоков:

Перед согласованием проекта стоит проверить три вещи:

1. Не считать всю зарплату экономией. Если сотрудники остаются в штате, корректнее говорить о высвобождённой мощности.
2. Учитывать полную стоимость владения. Лицензии и внедрение — не все расходы. В модели должны быть поддержка, интеграции и развитие системы.
3. Не завышать эффект от роста прибыли. Снижение времени подготовки отчётов можно измерить сразу. Финансовый результат от улучшения решений требует отдельной проверки.

Главное понимать сколько компания тратит на отчётность сейчас, сколько будет тратить после автоматизации и когда вернутся вложения. Если эти показатели рассчитаны на реальных данных, внедрение BI можно обсуждать уже не как технологическую инициативу, а как инвестиционный проект с понятной экономикой.

Хотите внедрить BI? Начните с бесплатного аудита

[1 - Первое и наиболее важное]

📄 Нашей стороне удалось завершить частичный трансфер активов, заблокированных в результате санкций против СПБ Биржи и российской инфраструктуры, из Кейса №16 (публикация от 31 августa).

Несмотря на подводные камни и дополнительные затраты для инвестора, процесс удалось сдвинуть в позитивную фазу, где фактическому владельцу потребуются лишь время, терпение и, безусловно, поддержка.

🎓На текущей стадии прогресса мы не стали бы рекомендовать использовать инфраструктуру Индонезии в будущем для приёма заблокированных активов в связи с высокой неопределённостью и издержками, не подлежащими прогнозированию.

Цитируя инвестора: «Пусть будет проклят тот день, когда я связался с брокерами из России и СПБ Биржей».

[ 2 - Красные линии]

🧳Работа по разблокировке активов с листингом в Китае перешла в фазу сопротивления со стороны SFC: на данный момент регулятор отказывается предоставлять разрешения на вывод активов по двум обращениям, опасаясь новых санкций со стороны США.

📄 Объём сопроводительных документов значительно вырос, и каждый шаг сводится к пинг-понгу.

Compliance-команда SFC ссылается на пункты об отказе от ответственности за действия OFAC либо на санкционный статус вовлечённого в цепочку контрагента, а именно СПБ Биржи.

👉 Как мы указывали ранее, нашей стороне фактически приходится доказывать само существование такой проблемы и выполнять работу, которой, очевидно, должны заниматься либо ЦБ РФ, либо сама СПБ Биржа и российские контрагенты.

Можно признать, что новостной фон о «санкциях из ада» и текущее голосование об ужесточении ограничений против контрагентов действительно влияют на общую ситуацию.

- Из нашего опыта это стандартная перестраховка регулятора из Гонконга с целью избежать риска выдать разрешение на вывод активов для санкционных или связанных с ними лиц.

✨Прогнозируя такой сценарий, мы, как описывалось ранее, заранее пошли на несколько шагов вперёд, формируя заявления в OFAC для разблокировки акций с китайским листингом.

[3 — Письма из Вашингтона]

🇺🇸 OFAC с наступлением сентября возобновил работу по выдаче индивидуальных лицензий, и очередь немного сдвинулась.

🧭 Об этом свидетельствуют письма от регулятора, полученные нашей стороной 10 и 14 сентября.

На данный момент идёт обработка заявлений, поданных до февраля '25 года, и это хороший знак: мы ожидаем выпуск как минимум двух новых лицензий до IV квартала '26 года.

В одном из заявлений фигурирует инвестор с активами, купленными через «Т-Инвестиции», и мы надеемся, что весь процесс завершится без новых потрясений и очередных сюрпризов.

[ 4 - IoE ]