Пандемия стала испытанием для многих IT-компаний. Кто-то сократил команды, кто-то замер в ожидании лучших времен. Студия Positron пошла против течения — за полтора года в условиях кризиса компания удвоила штат и вышла на новый уровень клиентов.

Поговорили с основателем студии Михаилом Грохотовым о том, как правильно выстроить процессы в IT-компании, почему важно не гнаться за количеством лидов и какие инструменты помогают масштабировать бизнес без потери качества.

Вызов: как управлять ростом IT-команды в условиях кризиса

Студия Positron работает на рынке с 2013 года. Команда из Санкт-Петербурга специализируется на:

• Разработке сайтов и веб-сервисов
• Поисковом продвижении
• Брендинге

В портфолио — проекты для крупных брендов.

«Я по образованию магистр математики и информатики, владею несколькими языками программирования. Уже в процессе учебы начал заниматься заказной разработкой в разных направлениях на коммерческой основе», — рассказывает Михаил Грохотов, основатель студии.

Компания столкнулась с типичной для IT-отрасли проблемой — растущим разрывом между ценовыми ожиданиями клиентов и зарплатными запросами квалифицированных разработчиков.

«Основная сложность – разрыв между ценовыми ожиданиями клиентов и зарплатными ожиданиями квалифицированных разработчиков. Этому тренду где-то приблизительно полтора года и в пандемию он сильно обострился», — отмечает Михаил.

Несмотря на сложности, команда продолжала расти. От работы в одиночку основатель перешел к управлению командой в 20 человек, и это потребовало кардинального пересмотра подходов к организации работы.

Поиск решения: путь от самописной системы к современным инструментам

До внедрения готового решения команда Positron прошла долгий путь поиска подходящих инструментов:

• Первый опыт автоматизации показал необходимость профессиональных решений
• Попытка внедрения одного из популярных сервисов не увенчалась успехом из-за сложности настройки
• Другое решение оказалось избыточным и медленным для нужд студии

Команда тестировала множество альтернатив. Каждое решение имело свои плюсы, но не покрывало полностью потребности растущей IT-команды.

«На самом деле тот функционал, который нам нужен, он есть практически везде, но всегда чего-то не хватало. Аспро.Cloud покрывает максимум из того, что нам необходимо», — объясняет выбор Михаил.

Критериями выбора стали:

• Оптимальная стоимость
• Полнота необходимого функционала
• Скорость работы интерфейса
• Простота внедрения

Внедрение: как адаптировать систему под специфику IT-бизнеса

Процесс внедрения в Positron занял всего неделю. Руководство компании лично контролировало переход на новую систему, что обеспечило быстрое принятие изменений командой.

Особенности работы с CRM в IT-сфере

В отличие от массовых продаж, IT-студии работают с ограниченным количеством высокомаржинальных проектов. У Positron — несколько сделок в месяц, но каждая требует глубокой экспертизы.

«К тому же, у всех сделок высокая конверсия, так как к нам если обращаются, то в основном уже по проверенному источнику, поэтому мы CRM-системой пользуемся номинально, просто чтобы по воронке проводить клиентов», — поясняет Михаил.

Важная особенность: продажами в IT-студии часто занимаются не классические менеджеры, а технические специалисты. Это связано со сложностью продукта.

«Массовых лидов нет, но каждый лид нужно тщательно обрабатывать. Его даже менеджер по продажам не сможет обработать, потому что не будет владеть предметной областью», — объясняет основатель студии.

Управление проектами как ключевой процесс

Основной фокус команды Positron — управление проектами и задачами. После закрытия сделки менеджеры создают проекты и декомпозируют задачи совместно с руководителем проекта или team lead.

Для оптимизации повторяющихся процессов студия разрабатывает шаблоны проектов, которые помогают экономить время на создании типовых проектов с одинаковым набором задач.

Результаты: конкретные преимущества для IT-команды

Улучшение визуализации работы

«В Аспро.Cloud нам особенно нравятся задачи, удобно на канбан-доске отслеживать их выполнение. Привлекает подробная карточка, очень удобно сделана возможность написания заметок и комментариев, нравится встроенный редактор», — отмечает Михаил.

Точный учет времени

Команда активно использует трекинг времени и отчеты по часам. Это критично для IT-проектов, где важно контролировать бюджет и демонстрировать клиентам прозрачность работы.

«В Аспро.Cloud, если сравнивать с другими решениями, гибче отчеты по времени и по задачам, есть удобная фильтрация данных. Отчеты из Аспро.Cloud отправляем клиентам по почте», — делится опытом Михаил.

Качество технической поддержки

«Уже сейчас могу сказать, что программа комфортная, все достаточно удобно, хорошая техподдержка», — подчеркивает основатель студии.

Планы развития: что важно для растущей IT-команды

Команда Positron продолжает настройку системы под свои потребности. В планах — полная автоматизация бизнес-процессов и внедрение дополнительного функционала.

«Пока не хватает страницы с нагрузкой – чтобы было видно людей и их планируемую нагрузку в часах на каждый день. Хороший инструмент для менеджеров и собственников бизнеса, можно все посмотреть в одном месте», — отмечает Михаил потребности в планировании ресурсов.

Успешный рост в кризисный период подтверждает правильность выбранной стратегии:

«Полтора года назад были в два раза меньше и в условиях пандемии сильно выросли, поэтому сейчас находимся в состоянии налаживания бизнес-процессов, которые впоследствии будем формировать вместе с Аспро.Cloud».

Выводы для IT-бизнеса

Опыт студии Positron показывает несколько важных принципов для IT-компаний:

Фокус на качестве, а не количестве лидов. Лучше тщательно обрабатывать каждое обращение, чем гнаться за массовостью.

Техническая экспертиза в продажах. В IT-сфере продавать должны те, кто понимает продукт на глубоком уровне.

Правильные инструменты = рост без хаоса. Автоматизация процессов позволяет масштабировать команду, сохраняя качество работы.

Постепенное внедрение. Не нужно сразу использовать весь функционал — важнее качественно настроить ключевые процессы.

Для IT-компаний, которые хотят систематизировать управление проектами и командой, полезно изучить возможности современных систем управления.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Мобильная разработка и VR/AR-технологии активно завоевывают новые ниши, выходя далеко за пределы индустрии развлечений. Однако за яркими проектами скрываются сложные бизнес-процессы, которые требуют четкого управления продажами, командой и финансами.

Рассказываем, как студия Seven Winds Studio решила проблему разрозненных систем и построила единую экосистему управления бизнесом.

О компании Seven Winds Studio

С 2013 года Seven Winds занимается созданием игр, мобильных приложений и VR/AR-решений. Сегодня студия признана лучшей в России в сфере виртуальной реальности и входит в ТОП-7 разработчиков мобильных приложений.

Основные направления работы включают:

• Мобильные игры для iOS и Android
• Нативные приложения
• VR/AR-проекты
• Игры на Unity

Вызовы IT-индустрии: кадры и ценообразование

Производственный директор Seven Winds Константин Травкин отмечает ключевые проблемы отрасли:

«В сфере разработки игр и приложений сейчас остро стоит проблема с кадрами, потому что, с одной стороны, найти действительно хороших специалистов очень сложно (и стоят они дорого). А с другой стороны, есть люди, которые, изучив несколько онлайн-курсов и не имея достаточного практического опыта, ждут высоких зарплат – наравне с высококвалифицированными специалистами.»

Дополнительную сложность создает непонимание заказчиками реальной стоимости IT-продуктов и ресурсов, необходимых для их создания.

Проблема разрозненных систем

До внедрения единого решения Seven Winds использовала несколько платформ:

• Jira, Confluence и Trello от Atlassian для управления задачами
• amoCRM для работы с продажами

«Нам очень не нравилась вся эта громоздкость из нескольких систем. Кроме того, даже если в семействе Atlassian присутствуют все необходимые нам продукты, там все же не предусмотрена тесная интеграция между ними, поэтому получаются разрозненные модули», — объясняет Константин.

Поиск комплексного решения

Команда искала инструмент, который объединил бы:

• CRM для продаж
• Таск-менеджер с канбан-досками
• Трекинг рабочего времени
• Управление проектами

После анализа различных сервисов выбор пал на Аспро.Cloud как единственную систему, интегрирующую все необходимые функции.

Процесс внедрения Аспро.Cloud

Миграция происходила поэтапно:

1. Продажи — перенесены за 2 месяца
2. Производственные процессы и учет времени — за 4 месяца
3. Финансы — отложены из-за ограничений API банка

Автоматизация продаж

Seven Winds настроила интеграцию с Calltouch для автоматического сбора лидов из всех каналов:

• Телефонные звонки
• Email-заявки
• Обращения с сайтов рейтингов
• Горячая линия

Все заявки попадают в раздел сделок CRM, где менеджеры ведут их по настроенной воронке с автоматизацией рутинных процессов.

Управление проектами через шаблоны

После заключения договора система создает проект по готовым шаблонам. В Seven Winds используется 8 шаблонов:

По типу финансирования:

• 4 шаблона для фиксированной суммы контракта
• 4 шаблона для Time & Material

По платформе разработки:

• Android-приложения
• iOS-приложения
• Unity-игры
• Универсальные проекты

Каждый шаблон содержит предустановленные задачи, этапы, назначенных ответственных и чеклисты.

Кастомизация под специфику разработки

Команда активно использует пользовательские списки:

1. Тестовые устройства — парк мобильных устройств с характеристиками для тестирования
2. Тест-кейсы — типовые последовательности проверки функционала
3. База разработчиков — квалификация и специализация каждого сотрудника

Для багов настроены дополнительные поля:

• Устройство воспроизведения ошибки
• Автоматический порядковый номер
• Ответственный за исправление

«Создание кастомных полей, пожалуй, мой самый любимый функционал, он позволяет максимально адаптировать систему под свой бизнес», — отмечает Константин.

Контроль времени и финансов

Сотрудники фиксируют время через встроенный тайм-трекер. Данные передаются в бухгалтерию для выставления счетов.

Перед началом проекта команда устанавливает стандартную стоимость часа и прогнозирует потенциальную прибыльность.

Результаты внедрения

За полгода использования Константин отмечает ключевые достижения:

«Мы наконец-то смогли управлять практически всеми процессами в рамках единой облачной системы. К тому же в финансовом плане мы стали тратить гораздо меньше на ПО, чем приходилось раньше при использовании других облачных продуктов.»

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Управление производственными заказами через Excel — путь к хаосу, особенно когда речь идет о сложных изделиях с длинным циклом изготовления. Уральский бренд свадебных платьев «Она сказала Да» столкнулся с классической проблемой растущего бизнеса: заказы терялись, сроки срывались, а команда тонула в рутине.

История успешного внедрения CRM-системы показывает, как автоматизация помогла не только навести порядок в процессах, но и выйти на международный рынок в условиях пандемии.

Вызов: когда Excel больше не справляется

Компания «Она сказала Да» начинала как типичный производственный бизнес — с таблицами Excel для учета клиентов и заказов. Основатель бренда Андрей Павленко рассказывает о специфике их производства:

«У нас долгий цикл заказа: между тем, когда невеста совершила покупку и когда мы сшили платье, находится приблизительно восемь этапов. От момента покупки до непосредственно свадьбы проходит всегда как минимум 5-6 месяцев».

Структура бизнеса включает четыре ключевых подразделения:

• Экспериментальный цех с конструкторами и дизайнерами
• Две производственные мастерские
• Менеджерский отдел для дистанционных заказов
• Розничный салон

Пандемия 2020 года неожиданно ускорила развитие компании в сторону международного рынка. Планы по региональному расширению пришлось отложить, зато открылись возможности для дистанционного пошива за границу.

«За это время копится 500-700 невест, о которых нельзя забыть. На каждое из платьев невеста в течение 5 дней должна отправить мерки. Когда мы вели процессы в Excel, все эти этапы и сверки отнимали огромное количество времени у менеджеров», — объясняет Андрей Павленко.

Решение: комплексная автоматизация производственных процессов

В юридической практике цена ошибки особенно высока. Пропущенное судебное заседание, неподготовленные документы или потерянные сроки могут стоить клиенту миллионы рублей и репутацию. При этом современные юридические фирмы ведут десятки параллельных дел, каждое из которых требует пристального внимания и четкого процессуального контроля.

Рассмотрим опыт компании Win&Joy, которая за десять лет деятельности выработала эффективную систему координации более 30 одновременных проектов.

Масштаб задач современной юридической практики

Компания Win&Joy специализируется на защите бизнес-интересов с 2015 года. За время работы команда реализовала свыше 100 проектов, представляя в судах интересы крупных игроков рынка:

• Агрохолдинг «Московский» — ведущий производитель сельхозпродукции
• Сеть аптек «Мелодия здоровья»
• АО «Энергокомплекс» — поставщик электрооборудования федерального масштаба
• Сервис «Бери заряд!» — инновационная площадка аренды пауэрбанков

Команда насчитывает пять специалистов: руководитель, ассистент, три юриста плюс внештатные помощники. При этом в работе одновременно находится до 30 проектов различной сложности.

Такой объем порождает колоссальную операционную нагрузку: координация временных рамок, мониторинг исполнения поручений, клиентская коммуникация, распределение ресурсов между сотрудниками. Эта административная составляющая отнимает критически важное время от основной деятельности и создает риски для качества юридических услуг.

Поиск оптимального инструмента управления

Удаленный и гибридный формат работы команды требовал системы с надежным дистанционным доступом. Изначально руководитель использовала Trello для отслеживания задач, но расширение бизнеса выявило ограниченность этого решения.

«В ProjectMate нас не устроил интерфейс: очень скучненький, серенький, было тяжело работать. У меня этот сервис ассоциировался с операционной системой MS-DOS, которая была на старых компьютерах до появления Windows», — рассказывает Ольга Яшукова, основатель юридической компании Win&Joy.

Следующим этапом стало тестирование специализированной CRM для юристов ProjectMate. Два года использования показали функциональную пригодность системы, но тяжелый интерфейс создавал психологический барьер для ежедневной работы.

Критерии выбора новой системы включали:

1. Интуитивно понятный интерфейс
2. Полноценные проектные инструменты
3. Встроенный учет рабочего времени

Финальный выбор пал на Аспро.Cloud благодаря не только функциональности, но и гибкой ценовой политике.

«Мне это показалось очень удобным, потому что если нужно взять стажера или аутсорсера, то я просто включаю его в систему. Мне не нужно думать, стоит ли заказывать для него отдельный платный доступ, сколько он будет пользоваться системой», — отмечает Ольга Яшукова.

Преодоление сопротивления внедрению

Миграция на новую платформу прошла относительно гладко благодаря продуманному интерфейсу. Руководитель самостоятельно настроила систему под специфику юридических процессов, используя бесплатную консультацию специалистов.

Однако культурные барьеры оказались серьезнее технических:

«У нас консервативная отрасль, и всеми новыми технологиями юристы пользуются неохотно. Но причина не в CRM, а в самих сотрудниках, их самоорганизации», — констатирует основатель компании.

Основные сложности касались дисциплины ведения системы: сотрудники забывали закрывать задачи, фиксировать затраченное время, пополнять базу знаний. Решение требовало не столько технических доработок, сколько изменения рабочих привычек команды.

Архитектура управления юридическими процессами в Аспро.Cloud

Воронка продаж с учетом отраслевых особенностейh

Команда адаптировала стандартную воронку под специфику юридического бизнеса:

1. Новая заявка
2. Юридическая консультация
3. Согласование условий сделки
4. Заключение договора
5. Исполнение
6. Документы
7. Оплата

Особенность этой схемы — циклическое движение между этапами «Исполнение» и «Документы». Одна сделка может включать несколько юридических услуг: консультацию, досудебную претензию, подачу иска, судебное сопровождение. Каждая услуга проходит полный цикл от исполнения до оплаты в рамках единой сделки.

Такая организация позволяет руководителю:

• Визуально отслеживать статус каждого дела
• Контролировать прогресс выполнения
• Поддерживать непрерывную связь с клиентом

Проектное управление через шаблонизацию

Для типовых задач команда использует предварительно настроенные шаблоны. Например, процедура банкротства физических лиц структурирована следующим образом:

1. Оценка финансового состояния клиента
2. Подготовка документов
3. Подача заявления о банкротстве
4. Участие в арбитражном суде

Шаблонизация экономит время планирования и обеспечивает единообразие выполнения стандартных процедур. Для нестандартных дел команда работает в свободном формате без жестких этапов.

Контроль временных затрат

Фиксация времени на каждую задачу позволяет автоматически формировать детализированную отчетность. Руководитель получает полную картину: какой юрист, сколько времени, когда именно потратил на конкретную задачу.

Эти данные критически важны для:

• Оценки рентабельности проектов
• Корректировки процессов
• Объективного ценообразования

Финансовое планирование и отчетность

Автоматизация финансовых процессов включает:

• Выставление счетов по завершенным этапам
• Автоматическое подтягивание данных контрагентов
• Формирование актов выполненных работ
• Интеграцию с банковскими системами для отслеживания платежей

Координация через общий календарь

Синхронизация задач и событий команды через единый календарь решает несколько задач:

• Отслеживание занятости коллег
• Предотвращение конфликтов расписания
• Контроль судебных заседаний и клиентских встреч

Централизованная база знаний

Систематизация профессиональной информации включает:

• Данные о завершенных делах
• Анализ успешных и провальных кейсов
• Шаблоны договоров
• Актуальную законодательную базу

База знаний ускоряет адаптацию новых сотрудников и снижает нагрузку на опытных специалистов за счет самостоятельного поиска информации junior-сотрудниками.

Измеримые результаты цифровой трансформации

Внедрение комплексной системы управления принесло конкретные улучшения:

• Упрощение контроля проектов, загруженности персонала, качества работы
• Повышение удобства и эффективности продаж
• Снижение административной нагрузки на руководителя
• Оптимизация финансового учета через банковские интеграции

«Мне в целом нравится система. У неё приятный, дружелюбный интерфейс, в ней просто приятно работать. Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud мне стало значительно проще контролировать процессы. Раньше я тоже следила за качеством работы и старалась не допустить потери информации, но это отнимало гораздо больше времени и сил», — резюмирует Ольга Яшукова.

Планы масштабирования

Ожидаемый рост объемов привел к планам подключения интеграций с телефонией и мессенджерами. Автоматический сбор лидов из всех каналов связи снизит ручную работу и позволит больше времени уделять клиентскому сервису.

Опыт Win&Joy демонстрирует, что даже в консервативной юридической сфере правильно выбранные технологические решения способны кардинально улучшить операционную эффективность. Ключевые факторы успеха: интуитивный интерфейс, гибкость настроек под отраслевую специфику и постепенное преодоление культурного сопротивления изменениям.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Работа с множественными платформами — распространенная проблема растущих IT-компаний. Когда бизнес развивается, накапливается «зоопарк» из разных сервисов: одна система для задач, другая для клиентов, третья для финансов. Результат предсказуем — хаос в процессах и потеря контроля над проектами.

Агентство интернет-маркетинга Directline с 15-летним опытом столкнулось именно с такой ситуацией. Команда из 40+ специалистов работала с крупными клиентами вроде 2GIS и Borjomi, но эффективность страдала из-за распыленности инструментов. Рассмотрим, как техническому директору Наталье Штанюк удалось решить эту проблему за 3 месяца.

Проблема: когда систем слишком много

В Directline одновременно использовали несколько различных платформ:

• Redmine для работы с постановкой и отслеживанием задач;

• популярную CRM-систему для сбора и контроля заявок клиентов;

• бухгалтерскую программу для учета финансов;

• Slack в качестве корпоративного мессенджера;

• Google Таблицы для фиксирования информации.

Специфика агентства усложняла ситуацию. Для одного заказчика могли параллельно выполняться несколько услуг — SEO-продвижение, контекстная реклама, SMM. При этом большинство услуг носило абонентский характер без четких дедлайнов.

Мы можем оказывать одному заказчику параллельно несколько услуг, то есть одновременно у нас идет несколько процессов. Поэтому требовалось контролировать работу не только в разрезе предоставляемых возможностей, но и цельно по проекту. При этом большая часть услуг абонентская из-за неточной даты завершения работы, поэтому важно было организовывать работу спринтами по одному месяцу, — объясняет Наталья Штанюк.

Ключевые проблемы множественных систем:

• Информация о клиенте разбросана по разным платформам
• Невозможность видеть полную картину проекта
• Сложности с отслеживанием рентабельности
• Путаница в задачах и их статусах
• Неэффективный онбординг новых сотрудников

Поиск решения: что действительно нужно бизнесу

Перед выбором новой системы команда провела внутренний опрос сотрудников. Определили критически важные требования:

Управление проектами:

• Единое хранилище информации о клиенте и всех связанных проектах
• Возможность работать с комплексными проектами, состоящими из нескольких направлений
• Гибкие инструменты планирования — личного и проектного

Финансовый контроль:

• Расчет рентабельности каждого проекта
• Разделение оплачиваемых и неоплачиваемых часов
• Контроль бюджета в режиме реального времени

Клиентский сервис:

• Предоставление заказчикам доступа к информации по их проектам
• Прозрачность выполняемых работ

Техническая гибкость:

• API для интеграций с внешними сервисами
• Возможность автоматизации рутинных процессов
• Удобный интерфейс для быстрого освоения

Благодаря такому функционалу, мы также хотели облегчить жизнь новым специалистам, чтобы им было проще включаться в работу. В перспективе это позволит нам масштабироваться и не потерять в качестве работы, — добавляет технический директор.

Анализ вариантов: почему выбрали Аспро.Cloud

Когда мы обратились к Аспро.Cloud, то обратили внимание на интуитивно понятный интерфейс. После оценки инструментов и функционала мы поняли, что CRM-система на 90% соответствует нашим ожиданиям, и в ней можно организовать работу сразу после внедрения, — рассказывает Наталья Штанюк.

Решающие факторы выбора:

• Готовые интеграции с почтой и телефонией
• Подключение к банкам и 1С для автоматизации документооборота
• Встроенный учет времени с разделением на оплачиваемые/неоплачиваемые часы
• API для подключения внешних сервисов
• Качественная техподдержка

Процесс внедрения: поэтапный переход

Миграция заняла 3 месяца и проходила в два основных этапа.

Первый этап: базовая настройка

Настройка CRM-модуля

Перенесли все сделки из предыдущей CRM, настроили интеграции с телефонией, почтой и веб-формами сайта. Менеджеры по продажам первыми начали работать в новой системе.

Организация проектов и задач

Объединили все задачи на общей канбан-доске. Использовали теги для группировки по направлениям работы. Создали шаблоны типовых проектов и добавили пользовательские поля для детализации.

Интеграция с 1С:Бухгалтерия

Настроили автоматическую выгрузку счетов и актов для бухгалтерии. Скорректировали внутренние процессы обработки документов.

Планирование и календарь

Перенесли в систему бронирование переговорных, планирование отпусков и личные мероприятия сотрудников.

Второй этап: продвинутая автоматизация

Аналитика через API

Настроили выгрузку данных по проектам, задачам и отчетам. На базе этих данных построили дашборды в внешней дата-студии для углубленной аналитики.

Система планирования загрузки

Создали инструменты для контроля загрузки технического отдела и мониторинга выполнения отчетов.

Клиентские кабинеты

Через API организовали доступ заказчиков к информации о ходе выполнения их задач в рамках личных кабинетов.

Результаты: что получила компания

Через год работы с системой результаты впечатляют:

Операционная эффективность:

• Вся информация о клиентах и проектах хранится в одном месте
• Упрощен онбординг новых сотрудников
• Стандартизированы процессы работы с проектами

Финансовый контроль:

• Прозрачность рентабельности каждого проекта
• Четкое разделение оплачиваемого и неоплачиваемого времени
• Автоматизация документооборота с бухгалтерией

Клиентский сервис:

• Заказчики получили доступ к информации о своих проектах
• Повысилась прозрачность выполняемых работ

Система Аспро.Cloud удовлетворила большинство наших запросов, которые были необходимы в нашей работе. Функционал системы позволил быстро закрыть ключевые задачи с помощью настройки модулей, которая не составила большого труда. Отдельно хочу отметить важный плюс — это техническая поддержка, где можно задавать уточняющие вопросы для исправления ошибок в системе. В дальнейшем планируем более глубокое использование платформы для автоматизации процессов, — подводит итоги Наталья Штанюк.

Выводы для других компаний

Опыт Directline показывает: переход от множественных систем к единой платформе — это не просто техническое решение, а стратегическое преобразование бизнеса.

Ключевые принципы успешного внедрения:

1. Проведите аудит текущих процессов — опросите команду о реальных потребностях, а не только руководство.
2. Выбирайте систему с готовым функционалом — доработки должны быть минимальными.
3. Планируйте поэтапное внедрение — не пытайтесь перенести все сразу.
4. Учитывайте специфику бизнеса — особенно важно для сервисных компаний с абонентской моделью.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Цифровые инструменты сегодня проникают даже в самые консервативные отрасли. Компании, которые первыми осваивают автоматизацию, получают серьезные конкурентные преимущества. Особенно это касается IT-бизнеса, где скорость реакции и качество процессов напрямую влияют на прибыль.

История компании Planoplan показывает, как правильный выбор CRM-системы может кардинально изменить работу команды разработчиков. Эта компания создает 3D-планировщики для дизайна интерьеров и работает с застройщиками из разных стран — от Германии до Казахстана.

Проблема: когда система работает вполсилы

• Специфика бизнеса: разработка ПО для 3D-планировки интерьеров
• Команда: более 60 специалистов
• Вызов: неэффективное использование CRM-системы

Руководитель отдела продаж Валерий Шеркунов столкнулся с типичной проблемой многих IT-компаний:

Когда я начал работу руководителя отдела продаж, CRM-система была внедрена на 30%. Команда использовала купленный продукт не систематично и без контроля начальства. Некоторые отделы вовсе не работали в системе.

Такая ситуация знакома многим: покупается дорогое решение, но используется фрагментарно. Результат — потерянные сделки, забытые задачи и отсутствие понимания реального состояния проектов.

Решение: переход на комплексную автоматизацию

Команда Planoplan приняла решение о миграции на Аспро.Cloud для улучшения работы с проектами и задачами. Ключевые изменения коснулись трех направлений.

Визуализация процессов через канбан-доски

Прозрачность стала основой новой системы работы. Все задачи команды отображаются на единой канбан-доске с четырьмя этапами:

1. Бэклог
2. В работе
3. Согласование
4. Сделано

Такой подход позволяет мгновенно увидеть загрузку каждого сотрудника и выявить узкие места в процессах. Для сложных проектов создаются индивидуальные шаблоны этапов.

Автоматизация рутинных операций

Система самостоятельно выполняет множество повторяющихся действий:

• Отправляет уведомления о важных событиях
• Создает задачи и проекты по шаблонам
• Рассылает документы заказчикам
• Добавляет комментарии к задачам
• Рассчитывает заработную плату менеджеров

Аналитика для принятия решений

Подробные отчеты помогают выявлять проблемы на всех этапах воронки продаж. CRM автоматически генерирует графики и диаграммы, показывающие эффективность каждого сегмента бизнеса.

Результаты: прозрачность и эффективность

Внедрение комплексного решения принесло ощутимые результаты. Валерий Шеркунов отмечает:

Сотрудники ведут проекты максимально удобно и эффективно. Все процессы стали прозрачными: отслеживаем ошибки и проблемные места, в которых работа замедляется. Автоматизировали рутинные действия, например, расчет заработной платы для менеджеров отдела продаж.

Сейчас вся работа компании выстроена вокруг проектного подхода. Сотрудники:

• Ведут клиентов в единой системе
• Автоматически рассчитывают зарплаты
• Координируют работу команды через прозрачные процессы

Планы развития

Руководитель отдела продаж видит потенциал для дальнейших улучшений:

Сложно выделить один инструмент. Я как руководитель отдела продаж использую весь функционал. Но иногда не хватает некоторых блоков, в том числе для работы с маркетингом.

Такая обратная связь важна для развития любого продукта — пользователи лучше всего понимают, какие функции нужны для решения реальных задач.

Выводы для IT-бизнеса

Опыт Planoplan показывает несколько важных принципов успешной автоматизации:

Постепенность внедрения. Не обязательно сразу переводить все процессы — можно начать с ключевых и постепенно расширять использование системы.

Фокус на прозрачности. Видимость процессов критически важна для управления IT-командами, особенно при работе над сложными проектами.

Автоматизация рутины. Освобождение специалистов от повторяющихся задач позволяет сосредоточиться на создании ценности для клиентов.

Аналитический подход. Данные о процессах помогают принимать обоснованные решения и выявлять точки роста.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Провеедем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Современный рынок заставляет компании постоянно совершенствовать процессы — иначе клиенты уходят к конкурентам. Многие руководители сталкиваются с ситуацией, когда разрозненные системы управления начинают тормозить развитие вместо того, чтобы его ускорять.

Производитель светопрозрачных конструкций «Хартек» столкнулся именно с такой проблемой: команда работала в CRM-системе для проектов и отдельной платформе для финансов. Постоянные переходы между сервисами съедали время, а увидеть целостную картину бизнеса становилось все сложнее.

Вызов: когда две системы мешают работать

ООО «Хартек» специализируется на сложных архитектурных решениях — от автоматических дверей до высокотехнологичных металлоконструкций. За 15 лет работы компания выросла от простых стеклянных перегородок до проектирования уникальных узлов с расчетом нагрузок и испытаниями на прочность.

«Наша организация начала работу 15 лет назад и производила исключительно автоматические двери и стеклянные перегородки с немецкой фурнитурой. По мере развития бизнеса мы научились проектировать металлоконструкции и реализовывать высокотехнологичные архитектурные проекты. Сейчас изготавливаем сложные конструкции. Разрабатываем сложные узлы и крепления, просчитываем и проводим испытания на их слом и вырыв», — рассказывает руководитель компании «Хартек».

Специфика деятельности требует контроля многоступенчатых процессов:

• Проектирование
• Изготовление
• Доставка
• Монтаж
• Обслуживание

При этом сотрудники обычно ведут несколько сложных проектов параллельно.

Изначально компания решала задачи управления двумя системами:

• Популярная CRM для ведения проектов и клиентов
• Отдельная платформа для финансового и управленческого учета

Казалось бы, логичное разделение. Но практика показала серьезные недостатки:

Проблема №1: Отсутствие структурированности

Задачи по бухгалтерии, проектам и обслуживанию техники сваливались в единый список. Найти нужную информацию и проконтролировать конкретные процессы становилось все сложнее.

Проблема №2: Разрыв между системами

Постоянные переходы из одного сервиса в другой отнимали время у сотрудников. Руководитель не мог оперативно оценить общее состояние компании — данные были разбросаны по разным платформам.

Поначалу это воспринималось как незначительные неудобства. Но со временем стало очевидно: системы, призванные упростить работу, только усложняли ведение бизнеса.

Решение: переход на единую экосистему

Руководитель принял решение объединить все процессы в одной комплексной системе. После тестирования различных решений выбор пал на Аспро.Cloud.

«Я протестировал бесплатный пробный период Аспро.Cloud и остановился на этой системе. Проще, когда все в одном месте: и проекты, и финансы», — объясняет руководитель компании «Хартек».

Этапы миграции

Переход прошел поэтапно без остановки рабочих процессов:

1. Подготовка данныхВыгрузка информации из финансовой системы в формат CSVКорректировка и очистка данных
2. Синхронизация проектовСверка существующих проектов между системамиИсключение дублирования информации
3. Настройка базовых параметровВнесение реквизитов организацииУстановка начальных остатков по счетам
4. Финальная настройкаЗагрузка подготовленных данныхПодключение банковских интеграций для автоматического получения выписок

Параллельно руководитель самостоятельно настроил CRM-модуль: перенес клиентскую базу и подключил IP-телефонию.

«Перейти с предыдущей системы оказалось легко благодаря удобному и понятному интерфейсу. Все освоили довольно быстро», — отмечает он.

Как работает новая система

Управление проектами

Первым делом настроили отдельные рабочие процессы для каждого отдела:

• Бухгалтерии
• Производства
• Проектировщиков
• Маркетинга

В каждом процессе выделили понятные этапы: «Сделать» → «В работе» → «Сделано».

Канбан-доска с фильтрами позволяет руководителю видеть:

• Прогресс по каждому проекту
• Общую нагрузку сотрудников
• Узкие места в процессах

Для типовых проектов создали готовые шаблоны с заданными этапами, вехами и стандартными задачами. Это значительно ускорило запуск новых проектов.

«С помощью Аспро.Cloud мы начали реализовывать проекты с минимальным количеством ошибок и четко в сроки», — подчеркивает руководитель.

Важная возможность — анализ рентабельности. В карточке каждого проекта видны плановые и фактические доходы, что помогает выявлять наиболее прибыльные направления.

Финансовый контроль

Система предоставляет полную картину финансового состояния компании. В «Хартек» активно используют отчеты ДДС и ОПиУ для анализа выручки и расходов по направлениям деятельности.

«Удобно контролировать движение денежных средств, не входя в онлайн-банк. Все остатки по счетам видны на одной странице», — отмечает руководитель.

Для оперативного контроля настроены динамические виджеты с ключевыми финансовыми показателями. Их можно просматривать с любого устройства в режиме реального времени.

CRM и автоматизация

Один из практических инструментов — автоматическая привязка электронных писем к соответствующим задачам и проектам.

«Электронное письмо, например, со счетом от поставщика автоматически привязывается непосредственно к задаче по закупке, проекту и задаче по бухгалтерии на оплату. Так счет не потеряется, и все ответственные будут иметь к нему доступ», — рассказывает руководитель.

Результаты объединения

Миграция заняла минимальное время, а результаты превзошли ожидания:

• Единое информационное пространство: вся команда работает в одной системе
• Прозрачность процессов: руководитель видит полную картину бизнеса
• Повышение качества: проекты выполняются с минимальными ошибками и точно в срок
• Экономия времени: сотрудники больше не переключаются между разными платформами

«Аспро.Cloud продумана очень хорошо. Мы не столкнулись с теми ошибками и недочетами, которые были в предыдущих системах. Перейти на новую платформу оказалось легко, внедрение оправдало себя на 100%. Теперь мы работаем в одной системе всей командой и видим общую картину бизнеса», — резюмирует руководитель компании «Хартек».

Выводы для других компаний

Опыт «Хартек» показывает: переход с разрозненных систем на единую платформу не только возможен, но и необходим для роста бизнеса. Ключевые факторы успеха:

1. Тщательная подготовка данных — качественная миграция требует предварительной очистки информации
2. Поэтапный подход — постепенное внедрение снижает риски и позволяет команде адаптироваться
3. Вовлечение руководителя — личное участие в настройке помогает быстрее освоить возможности системы

Скачайте полезные материалы для эффективного управления финансами

Получите готовые инструкции, шаблоны и чеклисты для управления финансами компании. Берите проверенные инструменты и внедряйте без сложностей.

Распространенное заблуждение предпринимателей — системы управления нужны только крупным компаниям с сотнями сотрудников. На практике оптимизировать процессы проще именно на раннем этапе развития бизнеса. Это позволяет избежать хаоса в дальнейшем и сразу выстроить правильную рабочую культуру.

Агентство интернет-маркетинга «Бамбл» — яркий пример такого подхода. Компания запустилась в 2018 году, а к внедрению CRM приступила в 2022-м при штате всего 6 человек. Руководитель Дарья поделилась опытом трансформации бизнес-процессов и рассказала о конкретных результатах.

Проблемы роста: почему небольшой команде понадобилась автоматизация

Четыре года компания работала без специализированного ПО. Казалось бы, зачем усложнять процессы в команде из 6 человек? Реальность оказалась жестче.

Когда мы запускали бизнес, то понимали, что выйти на рынок в условиях сильной конкуренции будет сложно. Просто посчитайте, сколько маркетинговых агентств в вашем городе.

Основные проблемы, с которыми столкнулось агентство:

• Потеря информации между сотрудниками
• Срыв сроков проектов
• Превышение бюджетов
• Низкое качество выполнения работ
• Отсутствие контроля над процессами

Было необходимо наладить рабочие процессы и, впоследствии цеплять не только опытом, но и качеством, и строгим соблюдением оговоренных сроков.

Решением стало внедрение комплексной системы Аспро.Cloud с акцентом на модули CRM, финансов и управления проектами.

Этапы внедрения: от демонстрации до полного освоения

Выбор решения

Процесс начался с демонстрации функционала. За 30 минут специалист показал возможности системы и ответил на вопросы по специфике маркетингового агентства.

Перед командой встал выбор: настраивать систему самостоятельно или заказать профессиональное внедрение.

Первый вариант все-таки более трудозатратный: если вырвать хоть одного человека из рабочего процесса, проекты встанут.

Преодоление сопротивления персонала

Самым сложным этапом стало принятие новых правил работы сотрудниками. Креативная команда отвергала ограничения и отказывалась использовать систему.

Проблему решило обучение от специалистов Аспро.Cloud. Они показали практическую пользу автоматизации для каждого сотрудника и объяснили преимущества новых процессов.

Конкретные решения бизнес-задач

Структурирование проектных работ

Проблема: Комплексные услуги SEO и продвижения на маркетплейсах включают 3-4 этапа и 30 шагов. Сотрудники теряли контроль над выполненными задачами и пропускали важные этапы.

Решение: В модуле «Проекты» создали шаблоны для каждой услуги с четким порядком работ. Теперь специалисты видят текущий статус проекта и все необходимые действия.

Анализ рентабельности услуг

Проблема: Компания вела только базовый бухучет без анализа прибыльности отдельных направлений. Ресурсы распылялись на все услуги без понимания их эффективности.

Решение: Перенесли данные о доходах и расходах в модуль «Финансы» и начали анализировать отчеты. Выяснилось, что таргетированная реклама убыточна уже два года. Отказались от этого направления в пользу видеопродакшена, который стал самым выгодным.

Автоматизация финансовых процессов

Проблема: При долгосрочном сотрудничестве нужно регулярно выставлять счета — ежемесячно или еженедельно. Сотрудники забывали отправлять документы, что приводило к потере доходов.

Решение: Настроили автоматические регулярные счета. Система сама генерирует документы по шаблонам и отправляет клиентам в установленные даты.

Централизация обработки лидов

Проблема: Заявки поступали из разных каналов — email, сайт, соцсети, телефон. Единственный менеджер не успевал обрабатывать растущий поток, многие лиды терялись.

Решение: CRM автоматически собирает заявки со всех источников и создает карточки контрагентов. Менеджеру остается только уточнить детали и связаться с клиентом.

Аспро.Cloud заменила нам еще одного менеджера только с наименьшими финансовыми затратами.

Налаживание командного взаимодействия

Проблема: При работе над сайтами задействованы специалисты разных профилей. Они забывали передавать проекты друг другу, что приводило к простоям на неделями.

Решение: Настроили автодействия — при завершении этапа система автоматически уведомляет следующего исполнителя.

Например, когда верстальщик Анна завершает работу, система автоматически передает проект Александру для наполнения контентом.

Стандартизация коммерческих предложений

Проблема: Создание КП отнимало много времени у менеджера. Клиенты жаловались на ошибки в реквизитах и описании услуг.

Решение: В конструкторе создали шаблоны предложений для всех направлений. Система автоматически подставляет данные компании и отправляет документы клиентам.

Измеримые результаты автоматизации

Внедрение системы управления дало агентству «Бамбл» конкретные преимущества:

• Возможность брать высокобюджетные проекты
• Гарантированное соблюдение сроков и качества
• Выход на международный рынок
• Успешное выполнение более 300 проектов
• Оптимизация всех бизнес-процессов

Выводы для малого бизнеса

Опыт агентства «Бамбл» показывает: автоматизация нужна не только крупным компаниям. Небольшим командам CRM-система помогает:

1. Структурировать хаотичные процессы на раннем этапе развития
2. Предотвратить потерю контроля при росте объемов работы
3. Повысить качество услуг за счет системного подхода
4. Масштабировать бизнес без пропорционального роста штата
5. Подготовить базу для дальнейшего расширения команды

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Представьте: вы 20 лет развиваете производственную компанию, вкладываете ресурсы, строите процессы. И вдруг рынок меняется настолько, что приходится полностью переориентироваться — от производства торгового оборудования к дизайну рекламы. Звучит как бизнес-фантастика? Для компании «Амкелин» это стало реальностью.

Этот кейс показывает, как грамотная организация процессов и правильный выбор инструментов помогли команде не просто выжить при смене ниши, но и быстро наладить эффективную работу в совершенно новой сфере.

История трансформации: от металла к пикселям

С 2001 года «Амкелин» производила сетчатое торговое оборудование — стойки, стеллажи, промостолы. За два десятилетия компания заработала репутацию надежного поставщика среди десятков клиентов.

«Можно смело заявить, что за 20 лет работы на рынке торгового оборудования мы завоевали доверие нескольких десятков компаний. Мы постоянно развивались и совершенствовали технологию производства. Но экономические условия вносят свои коррективы в работу бизнеса», — рассказывает руководитель компании.

Переломный момент наступил в конце 2021 года:

• Спрос на торговое оборудование резко упал
• Выручка начала стремительно снижаться
• К сентябрю 2022 года ситуация стала критической

«Такое решение далось нам непросто. Все-таки посвятить столько лет этому направлению, вложить в него огромное количество ресурсов и вот так в моменте все взять и бросить. Но мы знали, что наше стремление к эффективному бизнесу и полученные знания за все время работы помогут нам найти верное решение этой проблемы», — делится опытом руководитель.

Новым направлением стал дизайн рекламной продукции — сфера, кардинально отличающаяся от производства. Это означало не только смену коллектива, но и полную перестройку всех бизнес-процессов.

Фундамент нового бизнеса: с чего начать перестройку

«Начали мы с организации бизнес-процессов. Мы хотели, чтобы новые сотрудники работали сразу эффективно. При этом действовать нужно было быстро и четко: времени на раскачку и ошибки не было», — объясняет руководитель компании.

Опыт использования специализированных систем в производстве подсказал команде правильное решение. После анализа рынка CRM-систем выбор пал на Аспро.Cloud — платформу, которая могла быстро адаптироваться под специфику нового направления.

Ключевым преимуществом стал 14-дневный пробный период с полным доступом к функционалу. Это позволило команде детально изучить возможности системы и понять, как она решит их задачи.

«Несмотря на то что мы заранее убедились в том, что система закрывает потребности, нам предоставили бесплатный пробный период на 14 дней. В течение этого времени у нас был доступ к полному функционалу», — отмечает руководитель.

Детальная настройка под уникальные процессы

После пробного периода команда обратилась за консультациями к специалистам для глубокой настройки системы. Основные вопросы касались модулей «Проекты» и «Задачи»:

• Контроль времени сотрудников и фиксация почасовых ставок
• Выставление счетов по затраченному времени
• Использование шаблонов проектов
• Добавление инициаторов в проекты
• Настройка виджетов рабочего стола

«Мы хотели использовать систему на все 100%. Но с некоторыми модулями возникли проблемы: было непонятно, как их настроить под наши задачи. Еще нам были необходимы доработки. Чтобы нам ответили на вопросы, мы договорились на 2 часовые консультации», — рассказывает руководитель «Амкелин».

Специфические доработки для дизайн-агентства

Бизнес-модель «Амкелин» имела важную особенность — клиенты платили не за готовый продукт по фиксированной цене, а за плановое время согласно прайс-листу. Переработки покрывала сама компания.

«У нас заказчики платят не за готовый продукт по фиксированной цене, а за затраченное время. При этом у нас есть прайс-лист с временным регламентом и ставкой для дизайнера. То есть, клиент оплачивает плановое время, а не фактическое. Переработки сотрудников покрывает компания», — объясняет руководитель.

Для решения этой задачи разработчики добавили несколько ключевых доработок:

Поле «Сумма» в списке задач — позволяет видеть стоимость каждой задачи и проекта в целом, анализировать расхождения между планом и фактом.

Фильтр оплачиваемых задач — разделяет оплачиваемые и неоплачиваемые задачи. Например, проверка работы новичка наставником — внутренняя задача, за которую клиент не платит.

«Заказчики платят только за время, которое нужно потратить для создания продукта. Но есть еще и наши внутренние задачи. Например, над проектом работает новый сотрудник. Перед тем как отправить результат клиенту, его работу должен проверить наставник», — поясняет специфику руководитель.

Контроль выставления счетов — решает проблему отслеживания оплат по многочисленным задачам.

«Задач в проекте может быть очень много. И вручную сложно отследить, выставлен по ним счет или нет. Но надо понимать, что делать это очень важно. Иначе дизайнеры могут остаться без зарплаты», — подчеркивает важность руководитель.

Ключевые инструменты ежедневной работы

Автоматизация счетов по времени

Менеджер создает проект и настраивает оплачиваемое время так, чтобы система считала сумму исходя из плана, а не факта. При выставлении счета система автоматически рассчитывает стоимость выполненных работ за период.

Управление инициаторами через пользовательские поля

В компаниях-клиентах есть «инициаторы» — сотрудники, которые ставят задачи дизайнерам. Для отчетности нужно выгружать сводки по задачам и инициаторам.

Решение нашлось в пользовательских полях — создали отдельную группу инициаторов. Теперь в каждой задаче можно выбрать инициатора, посмотреть его карточку и связаться при необходимости.

Фильтр по инициаторам позволяет быстро формировать сводные таблицы для клиентов.

Контроль эффективности сотрудников

Поскольку переработки оплачивает компания, критически важно анализировать работу дизайнеров. Отчеты показывают:

• Количество завершенных задач
• Задачи в работе
• Соотношение план/факт по времени

Руководитель может обнаружить проблемы еще на стадии выполнения задач и оперативно их устранить.

Интеграция с электронной почтой

Все заявки поступают по email. При большом потоке писем легко пропустить важную заявку или потерять детали сделки.

Каждый менеджер подключил почтовый ящик к системе. Теперь все заявки автоматически попадают в CRM, создаются карточки клиентов с историей взаимодействия. Отвечать можно прямо из системы.

Результаты трансформации

«Аспро.Cloud мы используем больше как систему для планирования, нежели как CRM. Мне, как руководителю, очень удобно следить за работой сотрудников: что делали вчера, что будут делать сегодня. Это помогает быть уверенным в том, что наш клиент получит качественный результат вовремя», — подводит итоги руководитель компании.

«Нам понравилось, что с помощью Аспро.Сloud мы не только перестроили рабочий процесс, но и сделали это максимально быстро. Нам не пришлось искать систему, которая бы была разработана для сферы дизайна. Ведь все, в чем мы нуждались, специалисты доработали или подсказали, как это получить», — заключает он.

Выводы для других компаний

Кейс «Амкелин» демонстрирует несколько важных принципов успешной трансформации бизнеса:

• Быстрота решений — в кризисной ситуации время критически важно
• Опора на процессы — даже при смене ниши нужно сразу выстраивать эффективные бизнес-процессы
• Гибкость инструментов — универсальная система с доработками быстро адаптируется под специфику бизнеса
• Поддержка экспертов — консультации специалистов помогают избежать ошибок

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Провеедем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Успешный видеоблог быстро превращается из хобби одного человека в полноценное производство. Когда над контентом работают десятки специалистов, привычные Excel-таблицы и мессенджеры перестают справляться с координацией процессов.

Команда популярного YouTube-канала столкнулась именно с такой ситуацией. Над созданием роликов трудилось больше 50 человек: сценаристы, режиссеры, монтажеры, продюсеры. Параллельно велась работа над несколькими проектами, и без системного подхода команда начала «тонуть» в хаосе задач и дедлайнов.

Вызов: когда креатив требует системности

Основные проблемы, с которыми столкнулась команда:

• Потеря идей — креативные задумки терялись в переписках и забывались
• Путаница с ТЗ — локации, реквизит и костюмы для разных проектов постоянно смешивались
• Отсутствие контроля — продюсер не мог отследить статус каждого ролика
• Неэффективные согласования — сценарии и другие материалы «зависали» на проверке
• Хаос в найме — процесс поиска новых сотрудников не был структурирован

Для решения этих задач команда обратилась к экспертам Аспро.Cloud. Внедрением занимался Максим Камышев, директор по SaaS и соучредитель компании.

Решение: от идеи до релиза в одной системе

Этап 1: Структурирование творческого процесса

Первым делом специалисты проанализировали весь жизненный цикл видеоролика — от зарождения идеи до финального монтажа. На основе этого анализа создали систему шаблонов проектов.

Теперь все идеи попадают в специальный шаблон, где команда может:

• Оценить перспективность задумки
• Принять решение о запуске в работу
• Автоматически создать проект по шаблону продакшена при одобрении

Автоматизация решила главную проблему: когда идею одобряют, система сама закрывает креативный проект и создает производственный с назначенным менеджером.

Этап 2: Контроль качества на каждой стадии

Для написания сценариев внедрили двухэтапную систему контроля:

1. Написание — сценарист создает черновик
2. Согласование — руководитель проверяет и принимает решение

Важная особенность: сценарист не может самостоятельно закрыть задачу. Готовая работа обязательно проходит контроль качества.

Руководители получили удобный инструмент — раздел «Ожидают контроля», где собраны все материалы, требующие проверки.

Этап 3: Препродакшн без путаницы

Видеоролики этого блогера отличаются разнообразием: меняются локации, костюмы, реквизит. Раньше подготовка к съемкам превращалась в кошмар — команда постоянно путала ТЗ для разных проектов.

Решение — пользовательские поля в карточке проекта. Теперь все технические задания хранятся в одном месте и доступны всей команде.

Результат: вероятность перепутать реквизит для разных съемок свелась к минимуму.

Этап 4: Мобильный доступ на съемочной площадке

Во время съемок никто не работает за компьютером, но доступ к ТЗ все равно нужен. Мобильное приложение Аспро.Cloud решило эту проблему — вся информация по проекту доступна с телефона.

Этап 5: Контроль постпродакшна

На этапе монтажа действует та же схема: руководитель отдела назначает исполнителя в зависимости от загрузки и контролирует процесс. Готовый ролик закрепляется в карточке проекта.

Дополнительное решение: HR через проекты

Команде не требовалась полноценная HR-система, поэтому процесс найма также реализовали через проекты:

1. В работе — идет поиск кандидатов
2. На обсуждении — кандидат проходит собеседование
3. Завершено — сотрудник принят в команду

Результаты: производство под контролем

Внедрение Аспро.Cloud кардинально изменило работу команды:

Для продюсера:

• Полная видимость статуса всех проектов на канбан-доске
• Контроль дедлайнов в реальном времени
• Быстрая связь с менеджерами проектов

Для команды:

• Единая платформа для всех процессов
• Исключена потеря идей и документов
• Автоматизированы рутинные операции
• Упрощено взаимодействие между отделами

Планы развития

• Учет стоимости съемок и расчет рентабельности проектов
• Создание базы знаний для онбординга новых сотрудников

Выводы для IT-бизнеса

Кейс видеопродакшена показывает: даже творческие процессы можно и нужно структурировать. Ключевые принципы, которые применимы к любому IT-проекту:

1. Анализируйте полный цикл — от идеи до результата
2. Автоматизируйте переходы между этапами
3. Внедряйте многоуровневый контроль качества
4. Обеспечивайте мобильный доступ к информации
5. Используйте единую платформу для всех процессов

Правильно настроенная система управления проектами превращает хаос в контролируемое производство, где каждый участник понимает свою роль и видит общую картину.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

В архитектурном бизнесе каждый проект уникален, требует тщательного планирования и точного расчета рентабельности. При этом многие архитектурные бюро сталкиваются с проблемой разрозненных систем управления — CRM для клиентов, отдельная программа для финансов, третья для проектов. Такой подход создает хаос и приводит к потере данных.

Сергей Капустин, руководитель архитектурного бюро XXIIIVEK, которое специализируется на разработке систем архитектурного освещения и работает преимущественно в B2B-сегменте, поделился опытом выстраивания единого процесса работы с клиентами. Среди проектов компании — такие масштабные объекты, как Смоленский метромост в Москве.

Типичные проблемы управления в архитектурных бюро

Разрозненность систем

Большинство архитектурных компаний используют несколько независимых программ одновременно. Стандартная схема выглядит так: CRM для клиентской базы, система для финансового учета, Trello или аналоги для управления задачами проектных команд.

«У нас не было единой системы, в которой ведутся сразу все процессы — была куча маленьких разных систем», — объясняет Сергей Капустин.

Отсутствие контроля рентабельности

В архитектурном бизнесе расчет рентабельности критически важен. От этого зависит участие в тендерах и ценообразование на переговорах. Однако стандартные CRM-системы не предоставляют инструментов финансового планирования проектов.

Расчеты в Excel создают дополнительные риски — формулы могут не применяться к ячейкам, возможны математические ошибки. Результат — неверные решения о участии в тендерах и финансовые потери.

Проблемы координации команды

Когда менеджеры работают в одной системе, архитекторы — в другой, а финансисты — в третьей, неизбежно возникают пробелы в коммуникации. Задачи теряются, информация дублируется, сроки срываются.

Решение через единую экосистему

Настройка комплексного процесса продаж

Архитектурное бюро XXIIIVEK выстроило полный цикл работы с клиентами в рамках единой платформы. Каждая входящая заявка автоматически создает детализированную карточку сделки.

В карточке фиксируются:

• Источник обращения
• Ссылки на проектную документацию
• Специализированные теги по типу услуг
• История всех переговоров и встреч
• Визуализация будущего проекта

«К каждой сделке прикрепляем иллюстрацию будущего проекта для наглядности. Архитекторы это особенно оценили, так как это в основном творческие личности», — отмечает руководитель бюро.

Сегментация воронок по специализации

Компания создала отдельные воронки продаж для разных направлений:

• Работа с дизайнерами
• Проекты для девелоперов
• Участие в тендерах
• Прямые заказы

Каждая воронка имеет специфичные этапы, но общая логика сохраняется:

1. Сбор информации — анализ всех лиц, принимающих решения в компании-заказчике
2. Установление контакта — отправка презентации, планирование звонков и встреч
3. Переговоры — презентация визуализации проекта, сбор обратной связи
4. Согласование КП — финальная проработка коммерческих условий
5. Подписание договора — юридическое оформление сотрудничества

Интеграция коммуникационных каналов

Встроенная телефония позволяет совершать звонки прямо из карточек контактов. Это исключает необходимость переключения между программами и автоматически фиксирует историе общения.

Управление финансами проектов

Отдельный модуль финансов объединяет всю экономическую деятельность: счета, акты, коммерческие предложения. Руководитель может в режиме реального времени отслеживать денежные потоки и рентабельность каждого проекта.

Систематизация корпоративных знаний

База знаний для обучения персонала

Компания создала внутреннюю базу знаний с детальным описанием всех процессов. Это особенно важно при найме новых сотрудников или переходе на удаленную работу.

В базе систематизированы:

• Алгоритмы работы со сделками на каждом этапе
• Инструкции по ведению проектов
• Тренинговые материалы для менеджеров
• Шаблоны документов и презентаций

Адаптация к удаленному формату

Пандемия заставила многие компании пересмотреть подходы к организации работы. Архитектурное бюро успешно перевело часть позиций на удаленный формат — менеджеров по продажам и специалистов отдела реализации.

«Нам больше не хочется держать офисные пространства и оплачивать бесполезные квадратные метры. А в такой системе как Аспро.Cloud нам очень удобно, что можно вести все дела в едином интерфейсе», — объясняет Сергей Капустин.

Результаты внедрения единой системы

Прозрачность для руководителя

Собственник бизнеса получил полную картину происходящего без необходимости постоянного присутствия в офисе. Одна панель показывает активные проекты, их финансовую отдачу и состояние денежного потока компании.

«Мне как собственнику нужно постоянно контролировать все процессы. Я захожу во Аспро.Cloud и сразу понимаю, какие сейчас проекты в работе, сколько каждый из них принесет», — подводит итоги руководитель.

Устранение операционного хаоса

Переход к единой системе полностью решил проблему разрозненных данных и дублирования информации. Команда перестала тратить время на синхронизацию между разными программами.

Точность финансового планирования

Встроенные инструменты расчета рентабельности исключили ошибки Excel-планирования. Теперь решения о участии в тендерах принимаются на основе точных данных.

Практические рекомендации для архитектурных бюро

Оцените текущую ситуацию

Проанализируйте, сколько различных систем использует Ваша команда. Подсчитайте время, которое тратится на синхронизацию данных между программами.

Определите ключевые процессы

Выделите критические бизнес-процессы, которые должна поддерживать система:

• Ведение переговоров с клиентами
• Управление проектными командами
• Финансовое планирование
• Документооборот

Планируйте внедрение поэтапно

Не пытайтесь перевести все процессы одновременно. Начните с наиболее критичного направления — например, с управления продажами.

Инвестируйте в обучение команды

Создание базы знаний и систематическое обучение сотрудников — обязательное условие успешного внедрения любой системы.

Единая платформа управления позволяет архитектурным бюро сосредоточиться на главном — создании выдающихся проектов, а не на административной рутине.

Ответим на любые вопросы по Аспро.Cloud

Запишитесь на онлай-консультацию по системе. Эксперты помогут разобраться со сложными кейсами, настроят систему под ваши задачи и покажут, как автоматизировать рутину.

Знакомая ситуация: бизнес растет, инструментов становится больше, но эффективность падает. Один сервис для CRM, другой для проектов, третий для документов, четвертый для финансов. В итоге данные разбросаны, процессы не связаны, а руководитель не видит полной картины.

Именно с такой проблемой столкнулось брендинговое агентство DUGA®, которое работает с крупнейшими девелоперами России. Компания использовала 10 различных инструментов, но это не делало работу эффективнее. Рассказываем, как команда решила проблему и что из этого получилось.

Вызов: когда инструментов слишком много

DUGA® — брендинговое агентство полного цикла в сфере недвижимости. Работает с 2021 года, реализовало 83 проекта, помогло клиентам заработать 27 миллиардов рублей. В команде 22 эксперта, среди клиентов — ПИК, Ingrad, Forma, Knight Frank и другие лидеры рынка.

Для работы агентство использовало целый «зоопарк» сервисов для:

• управления проектами
• ведения сделок
• документооборота
• базы знаний
• хранения файлов
• Google-инструменты и графические редакторы

«Из-за большого количества инструментов рабочий процесс был запутанным. Например, в amoCRM мы что-то продали, потом это куда-то потерялось. В Asana уже ведем проект, а цифры вообще в таблицах. Такая разрозненность не давала увидеть полную картину бизнеса», — рассказывает Юрий Нарвин, владелец и CEO брендингового агентства DUGA®.

Критической точкой стали финансы. Весь учет велся в Google-таблицах, данные постоянно расходились, сверка с банком требовала огромного количества ручной работы.

«Данные в таблицах никогда не были актуальными, и цифры не сходились, что меня очень сильно расстраивало. Мы пытались внедрить сервисы для финучета, но нам не хватало аналитики по проектам. А это было критически важно для нас», — объясняет Юрий Нарвин.

Решение: поиск единой экосистемы

Зимой 2022 года руководитель понял: нужна ERP-система, которая объединит все процессы. Сначала рассматривал разработку собственного решения, но отказался из-за больших вложений времени и денег.

«Мы просмотрели несколько десятков систем, но большая часть не подошла по функционалу и интерфейсу. Плюс с рынка ушли зарубежные сервисы, хотя даже они не решали множество наших задач», — вспоминает CEO компании.

В феврале 2023 года команда протестировала Аспро.Cloud и приняла решение о внедрении.

«Нам понравилось, что функционал системы довольно объемный: есть много разных решений и модулей. При этом все можно настроить под свои задачи, кастомизировать или убрать ненужные инструменты. Также порадовал удобный и понятный интерфейс, в котором нет какого-то перегруза», — отмечает Юрий Нарвин.

Внедрение проходило поэтапно:

Этап 1. Настройка финансов

• Интеграция с банками
• Разметка исторических данных
• Выстраивание отчета о прибылях и убытках
• Настройка бюджетирования
• Учет финансов по проектам

Этап 2. Миграция клиентской базы

Перенос данных из предыдущей CRM-системы оказался проще, чем ожидалось.

«Поначалу я очень боялся переходить из CRM-системы. Ведь там у нас уже была база клиентов. Но в Аспро.Cloud хорошо организован импорт. Мы просто выгрузили данные в CSV и в несколько кликов добавили их в новую систему. Этот процесс оказался безболезненным и занял всего неделю», — делится опытом руководитель.

Результаты: от хаоса к порядку

Бесшовная передача проектов

Раньше отдел продаж и проектная команда работали изолированно. Менеджер проекта часто не знал о договоренностях с клиентом на этапе продажи.

Теперь проектная команда подключается к ведению клиента еще на этапе брифинга. Вся информация сохраняется, ничего не теряется при передаче.

«Раньше у нас такой практики не было, и для нас это стало настоящим прорывом. Нам удалось выстроить бесшовную передачу проекта на всех его этапах», — подчеркивает Юрий Нарвин.

Автоматизация коммерческих предложений

Команда создала каталог всех услуг с ценами. Теперь КП формируется автоматически — услуги и цены подтягиваются из каталога.

«Раньше нашему коммерческому директору приходилось вручную создавать коммерческие предложения и каждый раз готовить презентации для клиентов. В Аспро.Cloud этот процесс проходит в несколько раз быстрее», — отмечает CEO.

Прозрачная финансовая аналитика

Руководитель получил быстрый доступ к ключевым показателям бизнеса через настраиваемые дашборды.

«Для меня, как для собственника, крайне важно видеть общее состояние бизнеса в цифрах. В этом помогают дашборды, которые можно моделировать под себя. У меня больше нет огромного количества «мертвых» табличек, и теперь я могу быстро увидеть обороты, доходы и расходы», — рассказывает Юрий Нарвин.

Стандартизация проектной работы

Команда создала шаблоны типовых проектов с четким порядком работ, этапами и задачами.

Теперь запуск нового проекта требует всего несколько кликов — вся структура уже готова.

Планы на будущее

Команда DUGA® продолжает развивать использование системы. В планах — детальный учет расходов по проектам для анализа рентабельности.

«Не могу сказать, что мы уже целиком освоили систему. В перспективе планируем внести все расходы по проектам и посмотреть их рентабельность. Благодаря этому сможем сфокусироваться не на оборотах и продажах, а на эффективности каждого проекта», — делится планами Юрий Нарвин.

«Аспро.Cloud — ядро нашего бизнеса, благодаря которому мы можем эффективно работать. Мы рады, что нас слышат, и готовы участвовать в развитии системы», — резюмирует CEO агентства.

Выводы для других компаний

История DUGA® показывает: рост количества инструментов не всегда ведет к росту эффективности. Иногда лучше объединить все процессы в единой экосистеме, чем пытаться интегрировать множество разрозненных сервисов.

Ключевые преимущества единой системы:

• Сохранение всей информации по клиенту и проекту
• Быстрый доступ к финансовым показателям
• Автоматизация рутинных процессов
• Стандартизация работы команды

8 материалов для эффективного управления проектами

Планируйте сроки, ставьте задачи исполнителям, контролируйте прогресс и управляйте бюджетом. Готовые шаблоны и чеклисты для основных процессов в работе менеджера.

Руководители IT-компаний часто застревают в операционных задачах, теряя стратегический фокус. Особенно остро эта проблема стоит в небольших агентствах, где CEO приходится совмещать управленческие функции с контролем текущих процессов. Решение есть — автоматизация ключевых бизнес-процессов.

Вызов: когда Excel мешает росту бизнеса

IT-агентство terexov специализируется на создании сложных цифровых продуктов. За плечами команды — более 50 реализованных проектов в мобильной и веб-разработке, UX/UI и графическом дизайне. Среди клиентов — крупные курьерские и телекоммуникационные компании.

Основатель Кирилл Терехов столкнулся с типичной проблемой растущего IT-бизнеса. Компания использовала популярную систему управления проектами, но финансовый учет велся в разрозненных Excel-таблицах.

«Мы делаем акцент на качестве. Иногда даже приходится дискутировать с клиентами, чтобы в результате получился классный продукт», — рассказывает Кирилл Терехов.

Ручное ведение финансовой отчетности создавало серьезные препятствия:

• Руководитель тратил часы на обновление таблиц
• Отсутствовала оперативная картина состояния бизнеса
• Сложно было принимать обоснованные управленческие решения
• Контроль задолженностей требовал постоянного внимания

Решение: переход на комплексную автоматизацию

Команда terexov выбрала платформу Аспро.Cloud для решения задач финансового учета и управления продажами. Ключевыми факторами стали возможности интеграции финансовых инструментов с CRM-функциональностью.

Процесс внедрения прошел без привлечения внешних консультантов. Руководитель самостоятельно настроил систему и перенес данные.

«Перенести данные было несложно. Сохранили таблицы в формате CSV и быстро импортировали их в систему. Не нужно было вручную добавлять каждую операцию и тратить на это все свободное время», — объясняет Кирилл Терехов.

Параллельно отдел продаж освоил CRM-модуль: настроили воронку продаж, определили этапы сделок и причины отказов, структурировали базу клиентов.

Результаты: от операционки к стратегии

Автоматизация кардинально изменила рабочий процесс руководителя. Теперь он получает полную картину бизнеса через интерактивные дашборды, не погружаясь в детали операционной деятельности.

«Теперь, чтобы узнать о делах компании, мне достаточно утром зайти в систему и проанализировать виджеты с финансовыми показателями. Если деньги на счетах есть — отлично. Если нет — ищу причину», — делится опытом Кирилл Терехов.

Контроль дебиторской задолженности

Система автоматизировала процесс отслеживания платежей. Руководитель видит статус каждого выставленного счета и может оперативно реагировать на просрочки.

«Бывает так, что заказчики забывают оплатить счет по разным причинам. Раньше было трудно контролировать задолженность. Сейчас же достаточно открыть список со счетами, увидеть статус каждого документа и при необходимости напомнить об оплате», — отмечает руководитель.

Финансовое планирование и контроль

Топ-менеджмент получил инструменты для глубокого анализа финансовых показателей:

• Сравнение плановых и фактических поступлений
• Контроль бюджетов проектов по категориям
• Анализ рентабельности направлений
• Прогнозирование денежных потоков

Выводы для IT-бизнеса

Опыт terexov показывает важность своевременного перехода от ручных процессов к автоматизации. Ключевые уроки для владельцев IT-агентств:

• Время — главный ресурс руководителя. Часы, потраченные на операционные задачи, стоят компании упущенных стратегических возможностей.

• Данные должны быть доступны мгновенно. Современные системы управления дают возможность принимать решения на основе актуальной информации, а не вчерашних отчетов.

• Масштабируемость закладывается на старте. Инструменты, которые работают для команды из 5 человек, должны выдерживать рост до 50 сотрудников.

• Интеграция экономит ресурсы. Единая платформа для разных бизнес-процессов эффективнее множества разрозненных инструментов.

Ответим на любые вопросы по Аспро.Cloud

Запишитесь на онлай-консультацию по системе. Эксперты помогут разобраться со сложными кейсами, настроят систему под ваши задачи и покажут, как автоматизировать рутину.

Рост проектной компании — это не только увеличение прибыли, но и серьезное испытание для управленческих процессов. Когда количество одновременных заказов переваливает за несколько десятков, привычные методы координации дают сбой. Нарушаются сроки, теряется качество, клиенты остаются недовольными.

Именно с такой ситуацией столкнулась компания «ГеоКорп», специализирующаяся на проектировании и инженерных изысканиях. История их трансформации показывает, как правильно выбранная система управления проектами превращает хаос в четко отлаженный механизм.

О компании «ГеоКорп»

«ГеоКорп» работает на рынке уже 12 лет, выполняя комплексные инженерные изыскания и проектирование. Компания изучает природные условия территорий, оценивает техногенное воздействие и создает экологически безопасные проекты в строительстве, энергетике и транспорте.

Основные направления:

• Проектирование линий электропередач и связи
• Газоснабжение территорий
• Подрядные и проектные работы

Среди клиентов — крупнейшие игроки отрасли: «Газпром», «Газпром межрегионгаз», «Газпром газораспределение».

Команда из 70 специалистов структурирована по функциональным отделам:

• Сбор исходных данных — обработка запросов и кадастровые работы
• Проектирование — разработка технических проектов и документации
• Изыскания — геодезисты, экологи, геологи
• Главные инженеры — клиентское сопровождение проектов

Критическая точка роста

Проблемы начались, когда объем заказов резко вырос, а все проекты шли параллельно. Отсутствие системного подхода к управлению превратило рост в препятствие для развития.

«У нас был полный хаос. Некоторые главные инженеры хранили всю информацию по проектам и финансам в блокнотах. Даже до Excel не доходили», — рассказывает Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп».

Дополнительным вызовом стал активный набор персонала. Новым сотрудникам требовалась единая система для быстрой адаптации и понимания рабочих процессов.

Первая попытка решения

Команда попробовала один из популярных сервисов для управления проектами, но через четыре месяца отказалась от него.

«Нас не устраивал интерфейс. Он был неудобным, даже, можно сказать, недружелюбным. А это, между прочим, очень важно: когда открываешь программу, и она тебе визуально нравится. Также мы не могли посмотреть, что происходит по всем проектам», — объясняет Ксения Голубева.

Решение: выбор и внедрение Аспро.Cloud

Критерии поиска системы

«ГеоКорп» сформулировала четкие требования к новому решению:

• Интуитивно понятный интерфейс
• Возможности планирования и контроля проектов
• Интеграция проектного и финансового учета
• Эффективная коммуникация между отделами

Процесс внедрения

Миграция на Аспро.Cloud стартовала в июле 2023 года. Главный инженер проекта самостоятельно изучала функционал и адаптировала инструменты под специфику бизнеса.

«Впервые о системе Аспро.Cloud рассказал наш заместитель генерального директора. Затем в сервисе начал работать весь руководящий состав. Уже после этого мы добавили в систему исполнителей и провели для них обучение», — описывает процесс выбора Ксения Голубева.

Для ускорения процесса команда воспользовалась экспертной поддержкой — прошла ознакомительный урок и обучение по финансовому учету. Полное внедрение заняло месяц.

«Спустя полгода работы в системе могу сказать, что мы стали уверенными пользователями. Все доступно и понятно. Особенно мне нравится документация по работе в Аспро.Cloud. Не нужно знать каких-то специальных терминов, чтобы разобраться в системе. Если придет новый сотрудник, мне достаточно отправить ему ссылку на руководство по сервису», — отмечает Ксения Голубева.

Инструменты, которые изменили работу

Шаблоны проектов — основа стандартизации

Ключевым инструментом для «ГеоКорп» стали шаблоны проектов. Поскольку все заказы проходят схожие этапы, команда создала универсальную структуру для быстрого запуска новых проектов.

«Сначала мы зацепились за линейный принцип закрытия вех и задач в системе. Но потом поняли, что это неважно, и отказались от последовательного выполнения. Все-таки проекты — это про творчество. Рабочий процесс может быть цикличным и даже хаотичным. Поэтому родился новый шаблон. Благодаря тому, что мы визуализировали проект в Аспро.Cloud, мы смогли улучшить процесс его выполнения», — объясняет Ксения Голубева.

Обновленный шаблон включает:

• Этап «Приостановка» для случаев прерывания договора
• Этап «Выпуск» с ограниченным доступом только для архивариуса
• Гибкие промежуточные задачи между «Инициацией» и «Завершением»

Распределение ответственности через менеджеров проектов

В компании работают три главных инженера, каждый из которых ведет до 30 проектов одновременно. Для предотвращения путаницы при создании проекта главный инженер назначает себя менеджером проекта.

Это решение позволяет:

• Специалисту видеть изменения только по своим объектам
• Руководителю контролировать распределение нагрузки между инженерами
• При необходимости быстро погружаться в детали любого проекта

Модуль «Списки» для документооборота

Команда активно использует модуль для работы с документацией и контроля договоров с подрядчиками и клиентами.

«Нам очень удобно работать с этим модулем. Еще мы создали список по всем нашим проектам. Не всем сотрудникам интересна финансовая часть, поэтому мы сделали статистику по направлениям и этапам работы, например, инженерному изысканию», — рассказывает Ксения Голубева.

База знаний как инструмент адаптации

Руководители создали «курс молодого бойца» с полной информацией для новых сотрудников: история компании, распорядок дня, процедуры оформления больничных и отпусков.

«Также, если мы сейчас утвердим новый шаблон проекта, то мы сможем добавить его в базу знаний. Это поможет отразить шаблон для всех и показать, как устроен процесс работы», — добавляет Ксения Голубева.

Мобильное приложение для работы в поездках

Специфика работы «ГеоКорп» предполагает частые командировки и выездные совещания. Мобильное приложение Аспро.Cloud обеспечивает непрерывность рабочих процессов вне офиса.

«Иногда так бывает, что в процессе работы совсем забываешь заходить в систему и следить за выполнением проекта. Мобильное приложение в этом плане спасает. На телефон приходит уведомление, и ты сразу понимаешь, что нужно зайти в Аспро.Cloud», — отмечает Ксения Голубева.

Централизованная база контактов

«Мы очень активно пользуемся списком контактов. В нем у нас уже много контрагентов: и клиенты, и подрядчики. Удобно, что любой контакт можно привязать, например, к проекту», — говорит Ксения Голубева.

Результаты: от хаоса к контролю

Главные достижения

Внедрение Аспро.Cloud кардинально изменило работу «ГеоКорп». Компания получила возможность эффективно вести более 100 параллельных проектов без потери качества и соблюдения сроков.

«С помощью Аспро.Cloud мы избавились от хаоса в рабочих процессах. Теперь мы не боимся вести параллельно больше 100 проектов. Это позволяет компании расти», — резюмирует Ксения Голубева.

Устойчивость бизнес-процессов

Важным достижением стала независимость проектов от конкретных исполнителей:

«Если человек уходит в отпуск или увольняется, вся информация по его проектам остается в системе. Тот, кто выходит на замену, не испытывает вообще никаких проблем. Это очень удобно», — подчеркивает главный инженер проектов.

Планы развития

Команда продолжает оптимизировать процессы:

«Конечно, сейчас все настроено неидеально. Например, раньше мы сильно конкретизировали задачи, расписывали каждую мелочь. Проект превратился в мусор. Сейчас от этого отходим. Также вначале мы воспринимали систему как нечто официозное, но сейчас я понимаю, что для удобства нужно использовать тот же язык, что и в жизни. Думаю, что через полгода мы придем к идеальному для нас принципу работы», — делится планами Ксения Голубева.

Выводы для проектных компаний

Опыт «ГеоКорп» демонстрирует, что правильно выбранная система управления проектами становится катализатором роста. Ключевые принципы успешного внедрения:

• Четкие критерии выбора — понимание специфических потребностей бизнеса
• Поэтапное внедрение — от руководителей к исполнителям
• Адаптация под процессы — гибкость в настройке инструментов
• Непрерывная оптимизация — готовность пересматривать подходы

Для проектных компаний, сталкивающихся с ростом объемов и сложности управления, важно не откладывать внедрение системных решений. Чем раньше будет создана структурированная основа, тем проще масштабировать бизнес без потери эффективности.

Наведите порядок в проектах с системой Аспро.Cloud

Создавайте проекты, распределяйте задачи, контролируйте исполнение и формируйте отчеты. Работайте в едином пространстве вместо десятков файлов и чатов.

BIM-проектирование требует координации множества специалистов и точного управления процессами. Когда проектировочная компания FORMA BIM решила выйти на новый уровень организации работы, она выбрала путь профессионального внедрения через интегратора. Рассказываем, как этот подход помог достичь результатов за 2 месяца вместо долгих месяцев самостоятельных экспериментов.

Специфика BIM-проектирования и вызовы бизнеса

FORMA BIM специализируется на:

• Переводе традиционной 2D-документации в современное BIM-проектирование
• Создании цифровых библиотек для строительства

Представьте разницу между разрозненными чертежами дома и единой 3D-моделью со всеми инженерными системами — именно такой переход обеспечивает команда для своих клиентов.

Компания впечатляет масштабами деятельности:

• 200+ BIM-специалистов по всей России
• Более 100 завершенных проектов
• Свыше 1000 созданных моделей объектов
• География работы: Россия, СНГ, зарубежные рынки

Но рост бизнеса выявил потребность в системном подходе к управлению процессами.

Почему выбрали работу с интегратором

Руководство FORMA BIM понимало ценность времени в IT-бизнесе. Вместо самостоятельного изучения множества систем управления, компания приняла стратегическое решение.

«Мы заходим в систему и не совсем понимаем, как она работает. Поэтому хотелось, чтобы нам сразу сказали, что можно настроить под наши задачи, а что — нет», — объясняет Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM.

Поиск привел к интегратору X NET и генеральному директору Вадиму Большакову, который сразу предложил четкий план действий.

«Я просто искала в поисковике интеграторов Аспро.Cloud и нашла компанию X NET. Вадим сразу назначил демонстрацию системы и быстро понял, что нам нужно. Он сказал: "Все сделаем, все настроим, составим план, и все будет хорошо". С этого момента мы решили ему довериться», — рассказывает Александра.

Задачи для цифровой трансформации

Руководство определило четкие цели для внедрения системы управления:

«Переход на систему управления стал логичным шагом в развитии нашей компании. Мы хотели сделать рабочий процесс более прозрачным и четким», — комментирует Александра.

Ключевые потребности включали:

• Организацию проектного управления
• Контроль загрузки сотрудников
• Ведение финансового учета по проектам
• Планирование событий и управление расписанием
• Оптимизацию маркетинговых процессов
• Объединение всех процессов на единой платформе

Этапы внедрения: от аудита до автоматизации

Процесс стартовал с детального анализа существующих процессов.

«Работа началась с нескольких встреч, в рамках которых я провел экспресс-аудит. Нужно было понять, что команда хочет получить от внедрения, какие процессы есть в работе сотрудников. После этого мы составили техническое задание, и с этого момента стартовал проект», — описывает Вадим Большаков.

Настройка CRM и автоматизации продаж

Интегратор создал две отдельные воронки продаж: для холодных контактов и постоянных клиентов, учитывая разную специфику работы с ними.

Ключевое достижение — полная автоматизация процесса от получения заявки до постановки задач:

Автоматический алгоритм работает следующим образом:

1. Письмо на корпоративную почту автоматически становится сделкой в системе
2. Система назначает ответственного менеджера
3. Автоматически создается задача на анализ исходных данных
4. После выполнения задачи сделка переходит на следующий этап

«По такому алгоритму мы доводим каждую сделку до конца. Еще удобно, что в системе можно составлять отчеты по продажам. Легко увидеть, успешно ли завершена сделка, а если нет, то по какой причине», — отмечает Александра.

Проектное управление

Для упрощения запуска типовых работ создали универсальный шаблон проекта с возможностью адаптации под конкретные задачи.

«У нас один общий шаблон, очень общий. Если делать шаблоны под все наши проекты, их получится огромное количество, и работать с ними будет тяжело. При необходимости мы просто меняем этапы и задачи под нужный проект», — объясняет Александра.

Организация документооборота

До внедрения документы хранились в разных местах: на диске, в Контур.Диадок, в печатном виде. Это создавало путаницу и потери важных материалов.

«Вадим нам предложил удобное решение такой проблемы. Внутри системы мы сделали списки с документами по каждому заказчику. Теперь я загружаю туда подписанный PDF-файл и наглядно вижу: все в порядке, на это обращать внимание не нужно», — рассказывает Александра.

Корпоративная база знаний

Для адаптации новых сотрудников и систематизации информации создали две базы знаний: организационную и профессиональную.

«Я создала отдельную базу знаний по организационным моментам. Например, мы описали порядок работ по отпускам, отгулам и больничным: когда и кто может взять, к кому необходимо обращаться по этим вопросам», — поясняет Александра.

Сопротивление изменениям и пути решения

Как и в большинстве внедрений, команда столкнулась с сопротивлением сотрудников.

«Когда мы провели ребятам базовый урок, я столкнулась с первой для себя проблемой — нежеланием специалистов работать в системе. Было какое-то отторжение: "это что-то новое, непонятное", "зачем мне это, я и так все помню"», — вспоминает Александра.

Интегратор организовал обучающие сессии, но полное внедрение планируется поэтапно. Сейчас активно работают 11 человек из топ-менеджмента и маркетинга.

Планы развития и расширения функционала

Команда планирует поэтапное расширение использования системы:

Автоматизация бизнес-процессов

«Сначала мы хотим начать с организационных процессов. Например, получения отпуска или отгула. Далее начнем автоматизировать процессы по основной деятельности и регулярным задачам. Таким, как проверки документации или ее согласование», — планирует Вадим Большаков.

Финансовое управление

В процессе настройки находится модуль финансов с интеграцией банка и автоматизацией документооборота.

«Сейчас в процессе настройки также находится модуль "Финансы". Мы планируем интегрировать в систему банк "Точка". Еще нам интересно создавать и выставлять коммерческие предложения, счета и акты», — рассказывает Александра.

Результаты и впечатления

Внедрение заняло всего 2 месяца благодаря профессиональному подходу интегратора и активному участию команды заказчика.

«Мы настроили систему примерно за 2 месяца. Заказчик сам ответственно подошел к внедрению, начал создавать базы знаний, автоматизировать процессы. Поэтому команда достаточно быстро адаптировалась к работе в системе», — отмечает Вадим Большаков.

Александра делится впечатлениями от результатов:

«Я люблю все организованное, поэтому в восторге от системы. Появилась огромная прозрачность того, что происходит. Ничего не теряется, все на месте. При этом я знаю, кто и в какой момент чем занимается. Меня радует, что ребята отмечают задачи выполненными и получают положительную оценку, а мне приходит об этом уведомление».

Выводы для IT-компаний

Опыт FORMA BIM демонстрирует несколько важных принципов успешного внедрения:

Ценность профессионального подхода — работа с интегратором позволила сэкономить месяцы самостоятельного изучения и получить готовое решение под конкретные бизнес-процессы.

Поэтапное внедрение — вместо попытки изменить все сразу, команда начала с ключевых процессов и постепенно расширяет использование системы.

Важность обучения — даже молодой и технически подкованной команде требуется время на адаптацию к новым инструментам.

Фокус на автоматизации — настройка автоматических процессов с самого начала дает быстрый эффект от внедрения.

Если Вашей компании требуется быстрое и эффективное внедрение системы управления, рассмотрите возможность работы с профессиональными интеграторами. Опыт FORMA BIM показывает, что правильный подход позволяет получить результаты уже через два месяца вместо долгих экспериментов.

Блокировка российских аккаунтов в зарубежных сервисах заставляет бизнес искать отечественные альтернативы. Особенно остро эта проблема коснулась команд, которые годами выстраивали рабочие процессы в Notion. О том, как найти полноценную замену и безболезненно перенести все процессы, рассказывает опыт креативного продакшна OGONÖK.

Когда привычный инструмент перестает работать

Креативный продакшн OGONÖK специализируется на создании фото- и видеопроектов полного цикла. В портфолио компании — работы для известных брендов:

• MARTINI
• Додо Пицца
• Hyundai
• AORUS Gigabyte

Структура агентства компактная: 2 директора, 3 продюсера и более 100 профильных специалистов на аутсорсе. Продюсеры выполняют двойную функцию — ведут продажи и полностью курируют проекты, формируя под каждую задачу отдельную команду исполнителей.

Два года OGONÖK эффективно использовал Notion для управления проектами и продажами. Но в конце августа 2024 года сервис объявил о блокировке российских аккаунтов, и команде пришлось срочно искать замену.

Архитектура рабочих процессов в Notion

Команда OGONÖK выстроила в Notion сложную систему, которая покрывала все основные потребности бизнеса.

CRM и управление продажами

Поскольку отдельных менеджеров по продажам в агентстве нет, директор самостоятельно создала CRM-систему из нескольких связанных баз данных:

• База контактов клиентов
• База информации о компаниях
• Канбан-доска с воронкой продаж

«В одной базе данных мы собрали контакты, в другой — компании, и связали их между собой. В третьей базе создали канбан-доску в виде стандартной воронки продаж. Туда мы заносили сделку, а к ней автоматически привязывались контакты компании», — рассказывает Тая Курковская, генеральный директор OGONÖK.

Управление проектами через шаблоны

Для проектного управления команда разработала собственный шаблон, адаптированный под специфику креативной индустрии. Процесс выглядел так:

1. При создании нового проекта автоматически подгружался заготовленный шаблон
2. В карточку проекта прикреплялся бриф и подтягивалась информация из воронки продаж
3. На продюсера автоматически ставились типовые задачи: создание тайминга, расчет сметы, подготовка документов для съемочной группы
4. Под каждую задачу создавалась отдельная страница
5. Готовую базу данных публиковали в интернете и делились ссылкой со съемочной группой

База знаний и документооборот

В Notion команда также хранила всю корпоративную информацию: данные фриланс-исполнителей, аналитику по конкурентам, рабочие регламенты и процедуры.

Вызовы и ограничения системы

Несмотря на то что в Notion удалось выстроить рабочий процесс, со временем команда столкнулась с рядом ограничений:

• Недостаток функционала для масштабирования — одной воронки продаж стало недостаточно, требовалась отдельная воронка для работы с холодной базой
• Избыточная сложность настройки — приходилось тратить много времени на создание и поддержание системы
• Геополитические риски — блокировка российских аккаунтов стала последней каплей

«Notion, конечно, хорош тем, что там очень много можно создать с нуля и покреативить. Но наша задача все-таки не креативить, а эффективно работать в какой-то системе. В этом плане было уже не очень удобно управлять бизнесом в Notion», — отмечает Тая Курковская.

Критерии выбора новой системы

При поиске замены команда OGONÖK определила ключевые требования:

• Российская разработка
• Интегрированная CRM-система
• Поддержка различных методологий управления проектами
• Возможность персональной настройки
• Интуитивно понятный интерфейс

Тая Курковская потратила около 10 дней на тестирование различных российских решений:

«Везде все было не так. Не было какой-то визуальной составляющей, чтобы все было просто и понятно. Не было какого-то удобства. Мы не могли отслеживать, как какие-то действия происходят внутри самого сервиса».

Решение: комплексная система управления

В итоге выбор пал на Аспро.Cloud — российскую платформу, которая закрыла все потребности команды в одном решении:

• Управление продажами через CRM
• Ведение проектов по методологиям Waterfall, Scrum и Kanban
• Корпоративная база знаний
• Финансовое планирование и учет
• Автоматизация бизнес-процессов

Практическая реализация в новой системе

Настройка CRM и воронок продаж

Одним из первых шагов стала настройка нескольких воронок продаж:

• Основная воронка для входящих заявок и теплых контактов
• Специализированная воронка для работы с холодной базой

Все сделки продюсеры заносят вручную, поскольку работа происходит точечно, без массового потока заявок. Для воронки холодных продаж настроены автодействия, которые автоматически ставят продюсерам задачи при переходе сделки между этапами.

«Мне очень понравилась CRM-система. В отличие от других сервисов она понятная, нормально работает и не раздражает», — отмечает Тая Курковская.

Управление проектами и задачами

В модуле «Проекты» работают только продюсеры, которые отслеживают выполнение всех этапов и управляют задачами от имени специалистов на аутсорсе. Для удобства команда настроила систему тегов:

• «На контроле» — ожидание информации от исполнителей
• «Коммуникация с исполнителем» — требуется связь с фрилансерами
• «Документация» — задачи, связанные с оформлением документов
• «Тайм-менеджмент» — контроль временных рамок

Команда использует сразу несколько подходов к управлению проектами:

• Клиентские проекты ведутся по методологии Waterfall
• Внутренние задачи управляются через Agile со спринтами
• Процессы найма и обучения настроены в модуле «Бизнес-процессы»

«Меня порадовало, что в Аспро.Cloud можно настроить ведение проектов несколькими способами. Есть kanban-доски, отдельно есть Agile. Я в этом году как раз разбиралась в разных методологиях», — комментирует Тая Курковская.

Корпоративная база знаний

Важным преимуществом стала возможность быстро перенести всю корпоративную документацию:

• Регламенты работы для различных специальностей
• Должностные инструкции для фрилансеров
• Внутренние процедуры и стандарты
• Аналитические материалы

«Меня порадовал функционал базы знаний. Если я за пять минут не разбираюсь с инструментом, это показатель того, что мне придется тратить еще больше времени на обучение других сотрудников. В Аспро.Cloud же текстовый редактор очень понятный. Плюс мы перенесли все наши регламенты из Notion за один день без потери какой-либо эргономичности», — делится опытом директор агентства.

Финансовое планирование

Отдельной задачей стало внедрение финансового учета. В Notion команда могла только отслеживать ожидаемые поступления, но полноценного финансового планирования не было.

«Круто, что в системе есть финансовый учет. Я такого вообще нигде еще не видела, чтобы в системе управления компанией сразу было все и в одном месте. До этого я просто изучала разные системы для финансового учета, но тарифы там очень дорого стоят», — отмечает Тая Курковская.

Результаты и впечатления от перехода

Всеволод Курковский, директор по развитию OGONÖK, оценивает переход положительно:

«Пока в Аспро.Cloud все вроде как логично и нормально работает. Создаем теги, настраиваем воронки, заносим данные о контрагентах, задачки внутри можно поставить. Меня это все вполне устраивает».

Команда продолжает изучать возможности системы и планирует:

• Полностью настроить финансовый учет и планирование
• Внедрить дополнительные автоматизации для типовых процессов
• Подключить модуль HR для управления большой базой фрилансеров
• Интегрировать систему с другими инструментами

Выводы для других компаний

Опыт OGONÖK показывает несколько важных принципов успешного перехода с зарубежных на отечественные системы управления:

• Планируйте переход заранее — не ждите критических ситуаций
• Определяйте четкие критерии выбора — составьте список must-have функций
• Ищите комплексные решения — использование одной системы упрощает интеграцию
• Учитывайте специфику отрасли — гибкость настройки критически важна
• Готовьтесь к адаптационному периоду — команде потребуется время на освоение новых инструментов

Для компаний, которые ищут альтернативу Notion и другим зарубежным сервисам, стоит рассмотреть комплексные российские платформы. Они позволяют не только решить проблему импортозамещения, но и получить более широкие возможности для автоматизации бизнес-процессов.

Digital-агентства сталкиваются с уникальной проблемой — их проекты не имеют четкой точки завершения. В отличие от разработки сайта или мобильного приложения, продвижение в интернете требует постоянного внимания. Рынок меняется ежедневно, алгоритмы обновляются, конкуренция растет. В таких условиях особенно важно выстроить процессы, которые позволят команде работать эффективно и не терять контроль над проектами.

Как digital-агентство может организовать работу с долгосрочными клиентами? Какие инструменты помогают не потерять ни одну задачу и контролировать рентабельность каждого проекта? Разберем на практическом примере.

Специфика работы с бесконечными проектами

Представьте агентство, которое занимается комплексным продвижением: от контекстной рекламы до SEO, от работы с блогерами до CRM-маркетинга. За семь лет команда реализовала более 100 проектов для крупных клиентов — от благотворительных фондов до образовательных порталов.

Но в отличие от проектов с фиксированным результатом, здесь каждый клиент — это марафон длиной в месяцы или годы. Нет момента, когда можно сказать «готово» и переключиться на следующую задачу. Каждую неделю нужно анализировать показатели, корректировать стратегии, адаптироваться к изменениям.

"Это марафон без финишной черты. Расслабляться некогда — рынок меняется, алгоритмы обновляются, а конкурентов становится все больше", — рассказывает Александр Гаврилин, CEO digital-агентства Panda Ads.

Почему сложные системы мешают росту команды

Многие агентства начинают работу с простых инструментов — Excel, мессенджеры, базовые таск-трекеры. Но с ростом клиентской базы такой подход перестает работать. Нужна система, которая объединит все процессы — от первого контакта с клиентом до финансовой отчетности.

В Panda Ads изначально понимали важность автоматизации и внедрили профессиональную систему управления проектами. Но через шесть лет использования столкнулись с неожиданной проблемой.

"Многие задачи решались относительно сложно и долго. Плюс интерфейс системы был достаточно сложным для понимания некоторыми членами команды", — объясняет Александр.

Особенно остро проблема проявилась при найме новых сотрудников. В команду часто приходили люди без опыта работы в digital-сфере. Вместо того чтобы сосредоточиться на освоении профессиональных навыков, они тратили недели на изучение сложного интерфейса системы управления.

"Важно, что человек видит в системе: «Создать действия в хронике» или «Написать комментарий в задаче». Суть одна и та же, но для новичков это более понятный язык", — отмечает CEO агентства.

Критерии выбора новой системы управления

Когда ситуация достигла критической точки, команда начала поиск альтернативного решения. Основными критериями стали:

• Интуитивно понятный интерфейс
• Интегрированный финансовый учет

"Для нас было критически важно вести финансы в той же системе, в которой мы ставим и выполняем задачи. В противном случае можно было бы легко потерять где-то какую-то сумму зачисления, какую-то цифру", — подчеркивает Александр.

Быстрый переход без потери данных

Одна из главных проблем при смене системы управления — перенос накопленных данных. Годы работы, тысячи задач, история взаимодействия с клиентами — все это нужно сохранить.

Команда Panda Ads решила эту задачу с помощью импорта CSV-файлов. Всю информацию — лиды, задачи, финансовые данные — удалось перенести в новую систему за две недели работы в вечернее время.

"Мы перенесли всю информацию и перевели команду в Аспро.Cloud, наверное, за недели две. Но нужно понимать, что мы занимались внедрением неполный рабочий день", — рассказывает Александр.

Единственное, что потребовало дополнительной настройки — пользовательские поля в проектах под специфику агентских процессов.

Выстраивание воронки продаж с автоматизацией

Сбор лидов из всех каналов

Клиенты могут обратиться в агентство разными способами:

• Через форму на сайте
• По электронной почте
• В Telegram-боте или WhatsApp
• Звонком в офис

Чтобы не пропустить ни одного обращения, все основные каналы интегрированы с системой управления. Каждый лид автоматически попадает в воронку продаж, а менеджер получает уведомление.

Если клиент обращается через несколько каналов, система объединяет всю информацию в единой карточке. Менеджеру не нужно начинать диалог с нуля — вся история взаимодействия доступна в одном месте.

Автоматические задачи для менеджеров

Чтобы исключить человеческий фактор, команда настроила автодействия для каждого этапа воронки. При переходе сделки на новый этап система автоматически ставит ответственному менеджеру соответствующую задачу.

Например:

• Новый лид → провести брифинг
• Потребность выявлена → подготовить коммерческое предложение
• Предложение отправлено → назначить встречу для обсуждения
• Договор подписан → передать информацию в отдел производства

Такой подход гарантирует, что ни одна важная задача не будет забыта, а клиенты получат максимальный уровень сервиса.

Управление проектами без жестких рамок

Гибкое планирование под изменчивый рынок

После заключения договора команда создает отдельный проект под каждую услугу. Если клиент заказывает таргетированную рекламу и SEO-продвижение, появляется два независимых проекта.

Особенность работы агентства — отказ от жестких шаблонов и автоматической постановки задач. Еженедельно менеджер проекта вручную планирует работу команды на следующую неделю.

"У нас достаточно быстро меняющаяся сфера. То, что запланировано неделю назад, завтра может быть уже неактуально", — объясняет Александр Гаврилин.

Контроль времени и рентабельности

В каждой задаче специалисты фиксируют затраченное время. Это позволяет анализировать рентабельность проектов и корректировать ценообразование для будущих клиентов.

Система автоматически формирует отчеты с наглядными графиками, где можно сравнить плановые и фактические показатели по времени и бюджету.

Финансовый контроль на уровне проектов

Автоматическое выставление счетов

Все финансовые операции ведутся внутри проектов. Менеджер может выставить счет прямо из карточки проекта — система автоматически подставит данные клиента и рассчитает сумму.

После формирования счет автоматически отправляется клиенту по электронной почте. Менеджеру остается только отследить поступление оплаты.

Прозрачность финансов по каждому проекту

Когда деньги поступают на счет, руководитель фиксирует доход в карточке проекта. Туда же добавляются все расходы — на рекламные системы, подрядчиков, инструменты.

"Клиент оплатил счет, который включает в себя бюджет нашей услуги. Мы должны понимать, сколько мы можем еще потратить на рекламную систему, а сколько мы заработали с этого сами", — подчеркивает CEO агентства.

На основе этих данных система автоматически рассчитывает рентабельность каждого проекта и прогнозирует денежный поток.

Результаты внедрения

Переход на новую систему управления решил основные проблемы агентства:

Упростилось обучение новых сотрудниковИнтуитивно понятный интерфейс позволяет новичкам быстро включиться в работу без длительного изучения системы.

Повысилась наглядность процессов продажВоронка стала более понятной, менеджеры лучше отслеживают статус каждой сделки.

Улучшился финансовый контрольВозможность вести учет доходов и расходов на уровне проектов дает полную картину рентабельности бизнеса.

"В Аспро.Cloud стало удобнее работать с продажами, появилась более наглядная воронка. Мы решаем все свои задачи, функционала хватает", — резюмирует Александр Гаврилин.

Ключевые принципы для digital-агентств

Опыт Panda Ads показывает несколько важных принципов организации работы в digital-агентстве:

1. Простота важнее функциональности — лучше иметь понятную систему с базовым набором функций, чем мощную, но сложную в освоении
2. Финансы и проекты — в одном месте — разделение управления проектами и финансового учета увеличивает риск ошибок и снижает контроль
3. Гибкость планирования — в быстро меняющейся digital-среде жесткие шаблоны могут ограничивать эффективность
4. Автоматизация рутины — автодействия в воронке продаж освобождают время менеджеров для работы с клиентами
5. Контроль времени — фиксация затрат времени по задачам — основа для анализа рентабельности и ценообразования

Если вы управляете digital-агентством или планируете его создание, обратите внимание на эти принципы. Правильно выстроенные процессы — залог масштабирования бизнеса без потери качества услуг.

Почасовая система оплаты труда становится все более популярной в IT-сфере, консалтинге и креативных индустриях. Однако многие руководители сталкиваются с трудностями при организации такого учета: как правильно фиксировать время, рассчитывать зарплату и контролировать расходы? В этой статье разберем практические аспекты внедрения почасовой оплаты и автоматизации связанных процессов.

Основные проблемы ручного учета времени

Ведение учета рабочего времени вручную создает множество сложностей:

- Высокий риск ошибок в расчетах при учете перерывов и переработок

- Необходимость учитывать разные ставки специалистов разного уровня

- Сложность отслеживания соблюдения договоренностей с клиентами

- Значительные временные затраты на расчеты дважды в месяц

Эти проблемы особенно остро стоят в компаниях с большим количеством сотрудников или сложной проектной структурой.

Отрасли для эффективного применения почасовой оплаты

Почасовая система оплаты показывает наилучшие результаты в следующих сферах:

1. IT-разработка — особенно при работе с проектами разной сложности

2. Дизайн и графика — когда объем работ сложно предсказать заранее

3. Маркетинг и реклама — при выполнении разнотипных задач

4. Консалтинг — где ценность услуги напрямую связана со временем эксперта

5. Копирайтинг — при работе с текстами разного объема и сложности

6. Юридические услуги — традиционная сфера применения почасовой оплаты

7. Образование и репетиторство — где время урока четко регламентировано

Три основных сценария расчета заработной платы

Сценарий 1: Планируемое время работы

Когда применять: Вы знаете стоимость часа сотрудника и можете оценить время выполнения задачи.

При таком подходе заранее определяется время на каждую задачу и устанавливается почасовая ставка. Переработки фиксируются, но не влияют на итоговую оплату.

Преимущества метода:

- Полный контроль бюджета проекта

- Возможность точного планирования ресурсов

- Повышение дисциплины сотрудников

- Эффективное распределение времени между задачами

Этот подход оптимален для типовых задач и работы с опытными специалистами.

Сценарий 2: Фактическое время работы

Когда применять: Известна стоимость часа, но сложно оценить время выполнения задачи.

Сотрудник получает оплату строго за отработанное время, которое фиксируется с помощью тайм-трекера.

Преимущества подхода:

- Оплата только за реальную работу

- Стимулирование эффективности труда

- Гибкость при изменении объема работ

- Прозрачная отчетность перед клиентом

- Справедливость оплаты с точки зрения сотрудников

Риски и способы контроля:

Существует вероятность недобросовестного использования тайм-трекера. Для предотвращения таких ситуаций рекомендуется:

- Добавлять детальные комментарии к каждой записи времени

- Сравнивать фактическое время с предварительными оценками

- Анализировать отчеты по отклонениям времени

Сценарий 3: Фиксированная оплата за задачу

Когда применять: Вы точно знаете стоимость всей задачи независимо от времени выполнения.

Самый простой для учета сценарий, где оплата не зависит от затраченного времени.

Преимущества:

- Предсказуемость расходов на оплату труда

- Мотивация сотрудников к быстрому выполнению

- Отсутствие необходимости в детальном контроле времени

- Защита от превышения бюджета

Гибкость в выборе методов оплаты

Современные системы управления проектами позволяют использовать разные принципы оплаты даже в рамках одного проекта. Вы можете:

- Выбирать подходящий метод для каждого проекта

- Изменять настройки на уровне отдельных задач

- Применять разные подходы для доработок и основных задач

Управление ставками сотрудников

Эффективная система учета должна поддерживать:

Индивидуальные ставки для каждого сотрудника с учетом:

- Уровня квалификации (junior, middle, senior)

- Специализации

- Опыта работы

Групповые ставки по отделам со стандартными тарифами.

Гибкие настройки с возможностью изменения ставки для конкретной задачи.

Автоматизация налогового учета

При расчете заработной платы важно учитывать налоговые обязательства. Современные системы позволяют:

- Начислять налоги сверх основной суммы или включать в нее

- Рассчитывать составные налоги

- Автоматически формировать отдельные статьи расходов для налогов

Формирование отчетности по выплатам

Для удобства начисления заработной платы система должна предоставлять сводные отчеты с возможностью фильтрации по:

1. Ответственному сотруднику

2. Статусу задачи (например, только завершенные)

3. Периоду выполнения

4. Связи с выставленными счетами

5. Конкретным проектам

Учет доходов и расходов по проектам

Внутренние проекты

Для внутренних проектов учет максимально упрощен:

- Система автоматически фиксирует плановые расходы при завершении задач

- Формируются отдельные строки для налогов

- Все данные интегрируются в отчеты о движении денежных средств

Клиентские проекты с предоплатой

Алгоритм работы:

1. Выставление счета клиенту с указанием всех задач

2. Получение оплаты и автоматическая фиксация поступления

3. Создание задач по оплаченному счету

4. Автоматический расчет расходов по мере выполнения

5. Добавление фактических расходов для корректного расчета рентабельности

Проекты с постоплатой

При работе по постоплате:

- Задачи создаются вручную или по шаблону

- Плановые доходы и расходы формируются автоматически

- Счета выставляются по завершении работ

- Рентабельность рассчитывается после получения оплаты

Управление доработками и дополнительными работами

Особое внимание стоит уделить учету дополнительных работ:

Для предоплатных проектов: Создайте отдельные задачи, система автоматически покажет неоплаченные работы для выставления дополнительного счета.

Для постоплатных проектов: Верните задачу в работу, зафиксируйте стоимость доработок, система рассчитает отклонения и сформирует счет только по дополнительным работам.

Практические рекомендации по внедрению

1. Начните с пилотного проекта — протестируйте систему на небольшой команде

2. Обучите сотрудников — проведите тренинг по использованию тайм-трекера

3. Установите четкие правила — определите, что считается рабочим временем

4. Настройте отчетность — выберите ключевые метрики для контроля

5. Регулярно анализируйте данные — сравнивайте плановые и фактические показатели

Заключение

Внедрение автоматизированного учета почасовой оплаты значительно упрощает управление проектами и расчет заработной платы. Правильно настроенная система позволяет:

- Минимизировать ошибки в расчетах

- Повысить прозрачность учета времени

- Улучшить планирование бюджетов проектов

- Автоматизировать финансовую отчетность

Выбор конкретного сценария оплаты зависит от специфики ваших проектов, но гибкость современных систем позволяет комбинировать разные подходы для достижения оптимального результата.