Проблемы с управлением проектами знакомы каждой IT-компании. Особенно остро они стоят в веб-студиях, где одновременно ведется несколько разнородных проектов, работают удаленные команды, а клиенты постоянно вносят правки.
Андрей Вавилов, руководитель веб-студии MakeShop.pro, поделился опытом трансформации рабочих процессов компании. Его история показывает, как правильно выбранная система управления может изменить весь бизнес.
Специфика бизнеса веб-студии
Студия MakeShop.pro сфокусировалась на создании интернет-магазинов и маркетплейсов. Помимо разработки, компания предоставляет комплексное сопровождение: SEO-продвижение, настройку рекламы, дизайн и аудит проектов.
Такая специализация требует особого подхода к организации работы. Здесь нужно координировать множество процессов: техническую реализацию, контент-менеджмент, маркетинговые активности и постоянную коммуникацию с клиентами.
Проблемы старой системы
До перехода на новое решение команда использовала простой инструмент для управления задачами. Однако его возможностей не хватало для полноценной работы студии.
Мы не могли учитывать затраченное время, эффективно управлять клиентской базой и контролировать финансовые потоки.
Андрей Вавилов, руководитель веб-студии MakeShop.pro
Когда прежний сервис закрыли, студия начала активный поиск альтернативы. Критерии были четкими:
- Простота освоения.
- Минимальное время на обучение команды.
- Функционал для управления проектами.
- Возможности финансового планирования.
- Интуитивный интерфейс.
Процесс внедрения
Миграция на Аспро.Cloud заняла всего один рабочий день. Руководитель и менеджер по продажам смогли самостоятельно настроить всю систему под специфику студии.
Интерфейс оказался настолько современным и интуитивным, что мануалы просто не понадобились. Все было максимально понятно с первого взгляда.
Андрей Вавилов, руководитель веб-студии MakeShop.pro
Организация проектной работы
В зависимости от задач клиента студия применяет разные методологии. Для стандартных проектов используется классический подход, для сложных разработок — Agile-модуль.
Работа с клиентами
Особенность студии — активное вовлечение заказчиков в процесс разработки. Алгоритм выглядит так:
- Оформление договорных отношений в рамках проекта.
- Приглашение клиента в корпоративный аккаунт.
- Настройка прав доступа через группы пользователей.
- Совместная работа над задачами.
Функционал групп позволяет в два клика регулировать права доступа. Не нужно каждый раз настраивать индивидуальные разрешения — достаточно создать группу «Клиенты» с заранее определенным набором прав.
Для удобства заказчиков в проектах ведутся специальные списки с паролями и доступами. Все важные данные клиент может получить прямо из карточки проекта.
Шаблоны для стандартизации процессов
Ключевое решение — создание шаблонов для типовых задач. Полный цикл разработки интернет-магазина теперь выстроен через готовый шаблон проекта.
В шаблоне прописаны:
- Список всех этапов работы.
- Ключевые вехи проекта.
- Задачи для каждого этапа.
- Автоматическое назначение ответственных.
При поступлении нового заказа создание проекта занимает секунды. Все задачи автоматически получают нужных исполнителей, и команда может сразу приступать к работе.
Автоматизация обучения новичков
Отдельный шаблон создан для адаптации новых сотрудников. Весь процесс обучения структурирован в виде проекта с пошаговыми задачами.
Новый сотрудник за три дня полностью вливается в наши процессы, выполняя задачи по готовому плану.
Андрей Вавилов, руководитель веб-студии MakeShop.pro
Дополнительно создан обучающий проект по работе с CMS. Материалы разбиты на тематические этапы — можно изучать теорию или сразу переходить к практическим заданиям.
На общей доске видно, на каком этапе обучения находится каждый новичок и укладывается ли он в плановые сроки.
Финансовое планирование
Вся финансовая отчетность студии ведется в едином центре. Настроена автоматическая интеграция с банком — транзакции подтягиваются в систему без ручного ввода.
Активно используются инструменты документооборота:
- Выставление счетов клиентам.
- Формирование актов выполненных работ.
- Создание коммерческих предложений.
- Регулярные счета для долгосрочных проектов.
Для проектов с почасовой оплатой применяется режим «Учет времени по задачам». Это позволяет сравнивать запланированные и фактически отработанные часы, что важно при превышении изначальной оценки.
CRM как служба поддержки
Модуль CRM адаптирован под задачи технической поддержки. Когда у клиента возникают проблемы с сайтом, он заполняет форму или отправляет email.
Веб-форма интегрирована с сайтом студии. После заполнения автоматически создается заявка в воронке «HelpDesk» со всей необходимой информацией. Вся дальнейшая коммуникация ведется в рамках этой заявки.
Дополнительные инструменты
Ментальные карты
Функционал интеллект-карт применяется для:
- Описания организационной структуры компании.
- Визуализации модульной архитектуры CMS.
- Составления семантических ядер для SEO-продвижения.
База знаний
Студия ведет два типа баз знаний:
Внешняя база — опубликована на сайте и содержит инструкции по администрированию интернет-магазинов. Клиенты могут самостоятельно найти ответы на типовые вопросы.
Внутренняя база — описывает корпоративные процессы и особенно полезна для новых сотрудников. Включает информацию о рабочих процессах, системе оплаты, обязанностях, должностных инструкциях и полезных ресурсах.
Результаты трансформации
Аспро.Cloud помог нам автоматизировать работу, ускорить обучение сотрудников, упорядочить внутренние процессы и упростить взаимодействие с клиентами. Сейчас мы не представляем свою деятельность без этой системы.
Андрей Вавилов, руководитель веб-студии MakeShop.pro
Ключевые достижения:
- Сокращение времени запуска проектов до нескольких секунд.
- Адаптация новых сотрудников за 3 дня вместо недель.
- Полная автоматизация финансового учета.
- Централизованное управление клиентской поддержкой.
- Создание единой экосистемы для всех бизнес-процессов.
С внедрением Аспро.Cloud мы наконец-то достигли главной цели — теперь все необходимые инструменты находятся в едином месте и образуют целостную экосистему для управления бизнесом.
Андрей Вавилов, руководитель веб-студии MakeShop.pro
Опыт MakeShop.pro показывает: правильно выбранная система управления может изменить эффективность IT-компании. Главное — найти решение, которое легко адаптируется под специфику бизнеса и не требует длительного обучения команды.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
