«Скиньте выписку», «Платеж прошёл?», «Можно отгружать?» — такие вопросы от сотрудников я получал каждый день. Ручная загрузка платежей, выписок и договоров в МойСклад отнимала кучу времени. Читай, как мы автоматизировали процесс и сэкономили 480к в год.
Почему я знаю, о чем говорю
Привет, меня зовут Анатолий Рыбин. Первый бизнес я открыл еще в 2012 году, мы занимались разработкой мобильных приложений. Затем было ещё несколько проектов, а через 2 года партнёр предложил заняться производством, и в 2014 году мы начали производить мед с ягодами и орехами. Тогда казалось, что это отличная идея, но сейчас этих бизнесов уже нет. Каждый из них стал отдельным этапом и дал свой опыт, ошибки и понимание, как на самом деле устроен бизнес изнутри.
В 2019 году вместе с партнером мы зарегистрировали новое юрлицо. Планировали заняться сушеными овощами, но жизнь любит иронию.
* Обычно для открытия бизнеса ждут какую-то сверх идею или думают о том, что откроют бизнес, только если найдут дело, которое будет безумно нравиться! Но не все в жизни работает так, как мы думаем.
Мы вот вместе с партнером вместо сушеных овощей снова начали производить мед, только без добавок. А на мед у меня аллергия, и не скажу, что он мне сильно нравится))
За 14 лет в предпринимательстве я успел стать:
- совладельцем «ООО ЮПК», фабрики по производству мёда с выручкой 260 млн за 2025 год. Мы поставляем мед в федеральные сети: Магнит, Ашан, Победа, Светофор, Окей, Spar и другим крупным дистрибьюторам
- экспертом Фонда содействия инновациям по программам УМНИК и Студенческий стартап;
- бизнес-наставником и лучшим выпускником Академии наставников «Сколково»;
- спикером форумов центра «Мой Бизнес», сообщества предпринимателей «Ракета», Бизнес-Феста от Сбера;
- разработчиком системы учета МойСклад, Яндекс Облака и экспертом по бизнес-аналитике в крупнейшем сообществе BI в СНГ — Яндекс DataLens.
В статье расскажу:
- как устроена работа в МойСклад у большинства компаний;
- сколько стоит рутина в деньгах и репутационных потерях;
- как я автоматизировал процессы и сэкономил минимум 480к в год;
- что изменилось в операционных процессах моей компании.
Как устроена работа в МойСклад у большинства компаний
Если посмотреть, как многие компании ведут учёт в системе «МойСклад», то станет понятно, почему в их процессах есть хаос и бардак. Расскажу, как была выстроена работа у меня и моих коллег, и с какими проблемами сталкиваются предприниматели до сих пор.
Как я и говорил выше, наша с партнером компания занимается производством меда. В определенный момент мы впервые получили заказ от федеральной сети, и объем производства резко увеличился. Нам понадобились кредитные средства, чтобы оплатить сырье и производить продукцию под заказы сетевых магазинов.
В пике у нас дошло до 25 кредитов в разных банках. Каждый из кредитов подразумевает под собой открытие счета и обязательство для сохранения процентной ставки: необходимо провести энное количество платежей в каждом из банков.
И можно представить, какой это ад: ежедневно заходить в каждый банк, делать выписку по расчетному счету, возвращаться обратно в «МойСклад» и импортировать её туда. Плюс в основном банке у нас было 5-6 отдельных расчетных счетов для разных целей: на одном скапливались доходные деньги, на другом кредитные, на третьем сырьевые и дальше по списку.
В день доходило до 100 платежей, и ежедневно я тратил почти все рабочее время, чтобы все выписки попали в «МойСклад». Чтобы хоть как-то автоматизировать работу, я дал офис-менеджеру доступ к банкам и делегировал этот процесс. Дать доступ к огромной сумме денег — идея так себе, но другого варианта я не видел.
И теперь каждый день офис-менеджера начинался с того, что она открывала банки, запрашивала выписки, загружала их в «МойСклад» и делала это каждый раз, как приходил новый платеж. Например, контрагент оплачивал заказ, и выписку необходимо было загрузить в «МойСклад», а после привязать к сделке, чтобы менеджер увидел, можно ли отгружать товары.
Естественно, офис-менеджер не всегда проводила платежи день в день, потому что некоторые клиенты платили вечером или после обеда. При больших объемах отгрузки каждое такое ожидание в несколько дней — это просто потеря прибыли.
Меня это раздражало, время сотрудника убивалось практически полностью, потому что каждый день она занималась абсолютно бесполезной рутиной. При этом был еще ряд минусов, о которых расскажу дальше.
Сколько стоит ручная рутина бизнесу
Когда начинаешь считать часы сотрудника, который ежедневно занимается выписками и загрузкой платежей, становится неприятно. Если человек получает в среднем 40–60к в месяц и большую часть времени тратит на импорт и экспорт платежей, в год набегает нехилая сумма: минимум 480 000 рублей. А сверху ещё можно добавить налог на доход и страховые начисления, тогда ЗП сотрудника выйдет под 70-90 тысяч. И это только прямые расходы за оцифровку всех документов, которые по сути уже существуют в системе банка.
К сожалению, зарплата лишь верхушка айсберга, которую можно точно посчитать. К ней добавляется:
Время ожидания и «простой» отгрузки
Сотрудники склада ждут подтверждение оплаты, дергают меня или офис-менеджера, чтобы уточнить статус. Если платежа нет в МойСклад, значит заказ не оплачен. Склад не отгружает его, менеджер не может уверенно ответить клиенту, когда отправка товара, в итоге тормозится весь цикл от оплаты до поставки.
Ошибки и репутационные потери
Допустим, клиент оплатил счет, деньги пришли, но в таком аврале выписку не успели загрузить или она затерялась среди файлов. Через несколько дней выясняется, что заказ так и не отгружен. Начинаются поиски причины, сотрудники поднимают переписку, проверяют банк, сверяют суммы, и оказывается, что клиент просто зря ждал несколько дней. А за эти дни мы уже могли отгрузить поставку.
Форс-мажоры
Сотрудник заболел, ушел в отпуск или просто перегружен отчетностью. Процессы моментально встают, потому что они завязаны на конкретного человека. Снова недовольство клиентов и потеря денег из-за ожидания. Либо времени собственника, который оказывается «подручным» и начинает делать рутинную работу вместо своих задач.
В итоге ручная рутина обходится в замедление оборота, внутренние конфликты, испорченные коммуникации с клиентами. Когда все это складывается вместе, сумма в 400–500 тысяч рублей в год выглядит даже более позитивной, чем все остальные последствия.
Я решил автоматизировать загрузку платежей
В какой-то момент мне настолько все надоело, что я решил автоматизировать процесс. Нашел программу, которая имитирует действия человека: также открывает сайты, кликает, но автоматически.
В итоге программа все равно съедала кучу времени: она глючила, поэтому необходимо было сидеть у компа и перезапускать её. К тому же любое изменение в интерфейсе банка или сайта ломало весь сценарий действий, и я тратил время, чтобы его переписать. Поэтому я начал искать новые пути и увлекся программированием.
Спустя год мы с командой из меня и 2-х землекопов написали собственное приложение, API-интеграцию, которая связывает МойСклад с банками и позволяет получить выписки из банков автоматически, за секунды.
В итоге моя проблема и боль привели к тому, что я открыл бизнес по разработке интеграций и стал партнером-разработчиком решений для системы учета МойСклад.
Теперь приложением пользуется более 200 предпринимателей. BankSklad входит в топ-1 решений в МойСклад по числу активных пользователей в сравнении с другими решениями в категории «Банки».
Также мы являемся лидерами по количеству банков и поддерживаем одновременную загрузку выписок сразу из 13 банков России.
Ниже расскажу о том, какой функционал у приложения и чем оно может вам помочь.
BankSklad: автоматизирует работу с платежами в МойСклад
В 2026 году решение закрывает почти все потребности при работе с банковской выпиской, и так, подробнее о функционале.
BankSklad импортирует платежи, создаёт контрагентов и заполняет их реквизиты
Приложение автоматически импортирует все проведенные банком платежи в МС.
Если вдруг этого контрагента еще нет в базе, то BankSklad самостоятельно создаст его, заполнит необходимые реквизиты и привяжет нужный платеж. Внутри платежа поле «НДС» тоже заполняется автоматически в зависимости от того, что указано в назначении.
Всего BankSklad поддерживает одновременную загрузку выписки из 13 банков.
- Сейчас только 5 банков поддерживают прямое подключение: Сбер, Альфа-банк, Точка, Модульбанк и Т-Банк. После проведения платежей выписки из этих банков подгружаются автоматически: от нескольких секунд до 20 минут.
- Остальные 7 банков: ВТБ, ПСБ, Газпромбанк, Уралсиб, Совкомбанк, БСПБ, Уральский банк и ВузБанк не поддерживают прямое подключение. Здесь выписка импортируется 1 раз в сутки.
Наше приложение создает уникальный email, на который банк будет отправлять регулярную выписку. И после получения файла система автоматически создаст платежи в МойСклад. Обычно выписку отправляют один раз в день за прошлое число, и она сразу появляется в МС.
Если у вас несколько организаций в одном аккаунте МойСклад, то интеграция автоматически распознает, к какой привязать платеж.
BankSklad автоматически привязывает входящие и исходящие платежи к договорам, заказам, счетам, отгрузкам и приемкам.
Если в назначении платежа указано «Оплата по счету/заказу/отгрузке/договору...», то решение привязывает платеж к определенному договору, заказу, счету, отгрузке или приемке.
Еще для автоматического заполнения полей можно использовать сценарии МойСклад, они не относятся к нашему приложению, это функционал самой платформы. Но вещь полезная, позволяет не только заполнять поля, но и менять статусы, ставить задачи.
BankSklad позволяет экспортировать платежи сразу по всем организациям и во все банки
Из общего списка можно выгрузить необходимые платежи сразу по всем организациям, без дополнительного входа в каждый личный кабинет.
Перед экспортом есть проверка заполнения реквизитов: решение подсказывает, где ошибки и какие обязательные поля необходимо заполнить, чтобы платеж нормально ушел.
BankSklad может отправлять уведомления в телеграм и задавать формат сообщения
Решение может отправлять уведомления в Телеграм через чат-бота в момент, когда банк провел платеж. Можно разделять входящие и исходящие платежи по разным чатам, например по разным отделам, и задавать формат сообщения, добавляя или убирая поля платежа.
Таким образом, сотрудники узнают о статусе платежей сразу же после их проведения, а вы можете контролировать процесс. Это очень ускоряет процесс отгрузок и отсекает лишние вопросы.
BankSklad позволяет исключать платежи по определенным фильтрам и условиям
Если определенный тип платежей не нужно загружать в МС, можно настроить исключения. Выбираете любые критерии, например, назначение платежа, и все последующие платежи с такими критериями перестают импортироваться в МС.
Также работают уведомления в Телеграме: можно оставить только те, что вам нужны, а остальные отключить.
BankSklad может проводить исходящие платежи
Если вы подготовите непроведенный исходящий платеж, чтобы запланировать оплаты на недели или месяцы, а после выгрузите его в банк для подписания и отправки, то после совершения операции платеж автоматически станет проведенным.
* В приложении можно настраивать интеграции с каждым банком по всем добавленным организациям, даже если их десятки. Ограничения в тарифах касаются только количества банков, а не организаций и не количества платежей: решение импортирует весь объем транзакций.
Что изменилось в операционке компании после внедрения BankSklad
Самое ощутимое изменение — сократился промежуток между оплатой и отгрузкой. Раньше деньги могли прийти утром, а в системе они отражались через день или даже через несколько дней. Заказ формально оставался неоплаченным, склад ждал подтверждения, а менеджеры несколько раз уточняли информацию. Теперь платеж появляется в МойСклад практически сразу после проведения банком, и заказ автоматически передается в работу через чат-бота.
Внутри команды заметно уменьшилось количество уточняющих сообщений, и все, наконец, смогли сконцентрироваться на своих задачах. Мне и офис-менеджеру практически перестали писать, потому что все оплаты можно увидеть как в МоемСкладе, так и в телеграме, куда приходят уведомления об оплате.
Снизилось и количество ошибок, точнее, теперь их нет вообще) Платежи больше не теряются, и все поля заполнены верно. Не приходится через неделю разбираться, почему заказ не отгружен, хотя клиент давно оплатил. Хотя это и происходило редко, такие ситуации все равно сказываются на отношениях с клиентами.
Изменилось ощущение управления всем процессом. Когда платежи автоматически попадают в МС, а после чат-бот присылает уведомление, исчезает постоянное внутреннее напряжение, что что-то не загрузили или пропустили. Директор или собственник видит актуальную картину по деньгам, менеджеры видят статус своих заказов, склад понимает, что можно отгружать. Процесс становится предсказуемым.
До автоматизации на импорт платежа уходило от одного до трех дней, в зависимости от загруженности офис-менеджера. Сейчас на это уходит от нескольких секунд до получаса, если банк не уведомляет о проведении платежа сам (в таком случае приложение раз в 15-20 минут спрашивает, нет ли новеньких выписок).
По итогу автоматизация сэкономила нам 480.000 в год без учёта налогов и начислений, заказы стали отгружаться быстрее, соответственно, вырос оборот и стало меньше внутренних вопросов. И снизилась моя тревожность))
Вывод
История с банковскими выписками отнимает кучу времени и тормозит рост бизнеса. Когда складываются зарплаты сотрудников, время руководителя, задержки в отгрузке и потерянные платежи, сумма, которую теряет бизнес, выглядит довольно значительной. Тысячи часов в год уходят на действия, которые замедляют оборот и плодят ошибки из-за человеческого фактора.
Если компания работает в МойСклад и ежедневно загружает банковские выписки вручную, имеет смысл хотя бы один раз посчитать, сколько это стоит для вашего бизнеса. Сколько времени уходит на импорт, сверку, уточнения. Сколько заказов задерживаются из-за того, что платеж еще не отражен в системе. Сколько стоит месяц работы сотрудника, который этим занимается. И сколько можно сэкономить, если автоматизировать процесс.
Решение, о котором я рассказал, появилось просто из-за того, что мне надоела рутина, которая занимала практически весь день офис-менеджера и отвлекала меня от задач. Сейчас этим решением пользуется более 200 предпринимателей, и я, честно говоря, хочу, чтобы о нем узнало как можно больше людей.
БанкСклад можно бесплатно протестировать с полным функционалом, мы даем 14 дней, чтобы вы могли изучить и опробовать интеграцию в деле. Установка занимает 1 минуту, а если что-то непонятно, вы всегда можете написать в чат, и мы поможем вам разобраться.
