Я обнаружила, что пять рабочих приложений хранят одну и ту же работу

В какой-то момент я поймала себя на странном ощущении: инструментов для порядка у меня стало больше, а порядка почему-то не прибавилось. Задача могла одновременно лежать в календаре, списке дел, заметках, переписке и отдельном документе. Причём в каждом месте она выглядела немного по-разному.

Я решила не устанавливать очередное приложение для продуктивности, а сначала разобраться с теми, которые уже использую.

В итоге обнаружилась довольно неприятная вещь: значительная часть моей рабочей системы состояла не из работы, а из перекладывания информации из одного места в другое.

Одна задача жила сразу в нескольких местах

Началось всё с обычной задачи, которую нужно было закончить к четвергу.

Сначала она появилась в переписке. Чтобы не забыть, я записала её в список задач. Потом поставила событие в календарь, потому что на выполнение требовалось около двух часов. Во время работы открыла отдельный документ и записала туда несколько деталей.

Получилось четыре точки, связанные с одной задачей.

На первый взгляд ничего страшного. Каждая из них вроде бы выполняла свою функцию.

Но потом срок изменился.

Вот тут система начала разваливаться.

В календаре стоял четверг. В списке задач я уже перенесла работу на пятницу. В переписке осталась старая договорённость. В документе даты вообще не было.

Чтобы понять актуальное состояние одной небольшой задачи, мне пришлось вспоминать, где находится последняя версия информации.

После этого я решила несколько дней просто наблюдать за собой.

Я не меняла привычки и не пыталась специально работать эффективнее. Только отмечала случаи, когда одна и та же рабочая информация появлялась больше чем в одном месте.

Результат оказался хуже, чем я ожидала.

За пять рабочих дней я насчитала 34 таких случая.

Не 34 задачи. Именно 34 ситуации, когда уже существующая информация зачем-то копировалась ещё куда-нибудь.

Например:

получила задачу в переписке и перенесла её в список дел;
из списка дел поставила блок в календарь;
ссылку из переписки сохранила ещё и в заметки;
статус задачи написала в чате, хотя он уже был указан в рабочем документе;
после созвона записала результат одновременно в заметки и карточку задачи;
отправленный файл сохранила себе отдельно, хотя он уже лежал в общей папке.

Каждое действие занимало совсем немного времени. Иногда секунд двадцать.

Именно поэтому я раньше вообще не воспринимала их как отдельную работу.

Проблемой оказалось не количество приложений

Сначала я решила, что нужно просто сократить количество сервисов.

Логика казалась очевидной: меньше приложений — меньше путаницы.

Но довольно быстро стало понятно, что количество само по себе ничего не решает.

Можно пользоваться десятью инструментами и прекрасно понимать назначение каждого. А можно иметь три и постоянно копировать между ними одну и ту же информацию.

У меня проблема была именно во втором.

У календаря не было чёткой роли.

Иногда я записывала туда встречи. Иногда задачи. Иногда напоминания. Иногда просто ставила себе блок на два часа с названием проекта.

То же самое происходило с заметками.

Там находились идеи, ссылки, черновики, задачи, списки покупок, результаты созвонов и куски информации, которые я боялась потерять.

Мессенджер тоже постепенно превратился в систему хранения. Я отправляла сообщения самой себе, оставляла непрочитанными важные диалоги и иногда искала документы по фразам, которые примерно помнила.

В итоге у меня было не пять инструментов.

У меня было пять частично пересекающихся способов хранить информацию.

И каждый требовал помнить собственную логику.

Я попробовала посчитать стоимость этой путаницы

Мне стало интересно, сколько времени на неё действительно уходит.

Я не стала ставить таймер на каждое открытие приложения. Это быстро превратило бы обычный рабочий день в лабораторный эксперимент.

Вместо этого в течение следующей недели отмечала только действия, связанные с поиском, переносом и повторной фиксацией уже существующей информации.

Получилось 47 эпизодов.

Самые короткие занимали меньше минуты. Например, скопировать дату из переписки в календарь.

Самые длинные случались, когда нужно было восстановить контекст.

Один раз я почти восемь минут искала финальную версию файла. У меня были три файла с почти одинаковыми названиями, один лежал на компьютере, второй в общей папке, а ссылка на третий была в переписке.

В другой раз я начала выполнять задачу по записи из своего списка дел, а через несколько минут обнаружила в сообщениях дополнительное условие, которое туда не перенесла.

Пришлось переделывать начало.

Если сложить только то время, которое я смогла более-менее точно определить, за неделю получилось около часа.

Не катастрофа.

Но меня заинтересовало другое.

Самым дорогим оказался не сам час.

Почти каждое такое действие прерывало текущую работу.

Когда я открывала мессенджер, чтобы найти одно сообщение, рядом находилось ещё пять новых. Когда заходила в почту за файлом, видела новые письма. Когда открывала список задач, вспоминала ещё о трёх незакрытых делах.

Получался небольшой побочный эффект: я заходила в приложение ради конкретной информации, а возвращалась уже с несколькими новыми мыслями в голове.

Это сложно измерить минутами, но именно это ощущалось сильнее всего.

Я ввела одно правило для каждого инструмента

Полностью менять рабочую систему мне не хотелось.

Поэтому вместо поиска идеального приложения я сделала гораздо более скучную вещь: определила, зачем вообще нужен каждый из уже существующих инструментов.

Календарь оставила только для того, что происходит в конкретное время.

Если мне нужно созвониться в 15:00 — это календарь.

Если до пятницы нужно подготовить документ — это не календарь.

Список задач оставила для действий, которые действительно нужно выполнить.

Не для идей, ссылок или информации на будущее.

Заметки — для информации, которую нужно сохранить, но которая сама по себе не требует действия.

Рабочие документы — для материалов проекта.

Переписка — для общения.

Последний пункт оказался самым сложным.

Раньше сообщение одновременно было для меня и разговором, и задачей, и хранилищем документов, и напоминанием.

Теперь, если из переписки появляется реальная задача, я переношу в список задач только само действие. Не копирую всю переписку и не пытаюсь сохранить там весь контекст.

Получилось очень простое различие.

Нужно сделать — задача.

Нужно быть где-то в определённое время — календарь.

Нужно сохранить информацию — заметки или документ.

Нужно обсудить — переписка.

Удивительно, но раньше я никогда не формулировала это настолько буквально.

Самым полезным оказалось правило одного источника

Через несколько дней появилось ещё одно правило.

У каждой рабочей сущности должно быть место, которое считается основным.

Например, если срок задачи хранится в списке задач, я стараюсь не создавать ещё два напоминания с той же датой.

Если документ лежит в общей папке, не сохраняю финальную копию себе на рабочий стол просто на всякий случай.

Если список правок ведётся внутри документа, не переношу его параллельно в заметки.

Это не означает, что информация никогда не повторяется.

Иногда дублирование действительно нужно.

Встреча может находиться в календаре и одновременно упоминаться в задаче. Ссылка на документ вполне может быть отправлена в переписке. Важный дедлайн иногда полезно дополнительно поставить себе напоминанием.

Разница в другом.

Теперь я знаю, где находится основная версия.

Если информация в двух местах отличается, мне не приходится решать, какой вариант правильный.

В процессе нашлась ещё одна проблема

Я думала, что навожу порядок в приложениях, но постепенно заметила другую привычку.

Я слишком часто сохраняла информацию на будущее.

Открывала полезную статью — сохраняла.

Получала документ — сохраняла копию.

На созвоне звучала интересная мысль — записывала.

Кто-то советовал инструмент — отправляла название в заметки.

Мне казалось, что сохранённая информация автоматически становится полезной.

Но через неделю я посмотрела на старые заметки и обнаружила огромное количество вещей, к которым не возвращалась месяцами.

Поэтому добавила ещё один вопрос:

Что я собираюсь с этим делать?

Если ответа нет, возможно, сохранять вообще ничего не нужно.

Это неожиданно хорошо работает с рабочими материалами.

Раньше после встречи у меня могла остаться страница заметок на полтора экрана. Сейчас чаще остаются три задачи и несколько строк действительно важной информации.

Всё остальное было не результатом встречи, а её стенограммой в моей голове.