Поиск идеальной системы управления для бизнеса часто превращается в настоящий квест. Особенно сложно найти решение, которое одновременно закроет потребности в управлении проектами и продажами. Маркетинговое агентство «Соломка» прошло этот путь и успешно объединило работу над 40+ клиентскими проектами с эффективным управлением сделками в единой платформе.
Вызов: когда рост требует системных решений
Агентство «Соломка» специализируется на комплексном продвижении среднего и крупного бизнеса. Разнообразие клиентов требует высокой организации внутренних процессов.
До внедрения комплексного решения команда использовала другой сервис для управления задачами. Система справлялась с проектной деятельностью, но не могла решить главную проблему растущего бизнеса — управление продажами.
«Рост компании потребовал удобного и функционального решения. До этого мы использовали другой сервис, в нем вполне комфортно работали с задачами. Но контролировать продажи в нем нельзя. Нужна была CRM, но хотелось, чтобы вся команда продолжала работать в одной системе», — рассказывает Дмитрий Захарьев, директор агентства.
Без CRM-системы команда сталкивалась с типичными проблемами:
- Потеря потенциальных клиентов
- Забытые звонки и встречи
- Отсутствие контроля над воронкой продаж
- Разрозненность информации о сделках
Поиск решения: единая система вместо множества инструментов
Ключевое требование агентства — найти платформу, которая объединит управление проектами и CRM-функционал. Такой подход позволяет избежать переключения между системами и обеспечивает целостность рабочих процессов.
Команда изучила множество решений, но большинство из них не устраивало по разным причинам: перегруженный интерфейс, избыточный функционал, сложность настройки.
«Изучили множество сервисов. Неудобно было очень многое: перегруженный интерфейс, который усложняет ежедневную работу, переизбыток функционала, сложность кастомизации. В итоге нашли Аспро.Cloud, система нам подходила больше других», — отмечает директор компании.
Критерии выбора системы:
- Интуитивно понятный интерфейс
- Возможность управления проектами и продажами в одной платформе
- Быстрое внедрение без длительного обучения
- Гибкость настройки под специфику бизнеса
Внедрение: от тестирования к полноценной работе
Процесс внедрения Аспро.Cloud прошел поэтапно и занял всего 5 дней базовой настройки. Руководитель агентства проводил внедрение самостоятельно, что позволило точно настроить систему под потребности команды.
Этапы внедрения:
- Тестирование управляющим составом — проверка ключевого функционала
- Перенос проектов — постепенная миграция всех активных задач из прежнего инструмента
- Подключение остальных сотрудников — обучение команды работе в новой системе
- Настройка CRM-процессов — создание воронки продаж с нуля
Использование готовых шаблонов рабочих процессов по методологии kanban существенно ускорило адаптацию. Команда смогла быстро перенести более 40 активных проектов без остановки работы с клиентами.
Настройка CRM-функционала
Параллельно с переносом проектов команда настроила полноценную систему управления продажами:
- Детализированная воронка продаж для отслеживания этапов каждой сделки
- Пользовательские поля для хранения важной информации о клиентах
- Система напоминаний для менеджеров по активным сделкам
- Учет источников сделок для анализа эффективности маркетинговых каналов
Особое внимание уделили настройке автоматизации. Например, при успешном закрытии сделки система автоматически создает проект для ее реализации. Такой подход исключает потерю информации при переходе от продаж к выполнению.
Результаты: порядок в процессах и соблюдение сроков
Внедрение единой системы управления принесло агентству измеримые результаты. Основные достижения:
- Централизация всех рабочих процессов в одной платформе
- Исключение потери задач благодаря прозрачности процессов
- Улучшение коммуникации через общий чат и комментарии к задачам
- Соблюдение сроков проектов за счет лучшего планирования
«Мы все еще дорабатываем систему под себя, осваиваем новые инструменты, настраиваем автодействия. В общем, ищем, как еще упростить внутренние процессы с помощью Аспро.Cloud. Но уже сейчас появился порядок в работе, мы перестали пропускать задачи, благодаря тому что теперь все сотрудники находятся в единой системе. Теперь мы практически всегда укладываемся в сроки», — подводит итог Дмитрий Захарьев.
Планы развития
Команда агентства продолжает изучать возможности платформы. В планах освоение дополнительных модулей:
- Автоматизация документооборота для выставления счетов и актов
- Внедрение финансового планирования для контроля бюджетов проектов
- Расширение аналитических возможностей для оценки эффективности
Выводы для других агентств
Опыт агентства «Соломка» демонстрирует важность комплексного подхода к выбору систем управления. Ключевые принципы успешного внедрения:
- Определите приоритеты — какие процессы критично объединить в одной системе
- Тестируйте перед внедрением — убедитесь, что решение подходит вашей команде
- Внедряйте поэтапно — не останавливайте текущие процессы резко
- Настраивайте автоматизацию — это экономит время на рутинных операциях
- Обучайте команду постепенно — давайте время на адаптацию к новым инструментам
Единая система управления проектами и продажами особенно важна для сервисных компаний, где каждая сделка превращается в проект с множеством задач и участников.
Если вы рассматриваете внедрение комплексного решения для своего агентства, начните с анализа текущих процессов и определения критических точек интеграции.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
