Про.К — корпоративный университет на аутсорсе, 20 человек, 300+ проектов. Когда Excel перестал справляться, команда перешла на Аспро.Cloud и настроила нестандартную систему: CRM — для договоров и актов с внешними экспертами, проекты — по шаблонам.

Про.К создает системы корпоративного обучения под стратегические задачи бизнеса. Три направления: групповые тренинги, индивидуальное обучение на аутсорсе и авторские программы — те случаи, когда готовых решений на рынке нет. До Аспро.Cloud работали в Excel. С ростом количества проектов и экспертов данные начали путаться даже с продвинутыми формулами. Команда искала систему с контролем статусов задач, учетом трудозатрат и быстрыми отчетами.

Нестандартное применение CRM

Про.К использует CRM не для работы с клиентами, а для документооборота с внешними экспертами. Компания сотрудничает с десятками самозанятых и ИП — каждому нужен договор, задание и акт выполненных работ.

Схема документооборота:

  • Эксперт заносится в единую базу контрагентов — контакты, специализация, история в одном месте
  • Воронка «Договоры ИП/СЗ» — четыре этапа от подготовки до подписания; готовые шаблоны выбираются по статусу контрагента
  • Воронка «Задания ИП/СЗ» — пять этапов; задание конкретизирует предмет работы, сроки и условия оплаты
  • Акт формируется на основе задания автоматически — ручной ввод не нужен
Карточка в воронке «Договоры ИП/СЗ»

Воронки помогают видеть статус каждого документа: если договор долго на согласовании — сразу видно и можно вовремя напомнить контрагенту.

Шаблоны проектов для повторяемых обучений

80-90% этапов в групповых программах повторяются. Команда создала шаблоны проектов: специалист выбирает шаблон, указывает сроки и число участников — и идет по чек-листу задач. Запустить очередное обучение занимает минуты, а не часы на выстраивание структуры с нуля.

Шаблон проекта с порядком работ

В карточке каждого проекта вкладка «Финансы» показывает план и факт по расходам и поступлениям. Бюджет по договору с заказчиком фиксирован: финансовый контроль помогает понять заранее, кого из экспертов привлекать, чтобы не выйти за рамки.

Пример финансов в карточке проекта

Списки экспертов и слушателей

В системе ведутся два пользовательских списка. Список экспертов-спикеров содержит специализацию, стоимость и контакты: при новом запросе от заказчика сразу видно, кто подходит по задаче и бюджету. Не нужно искать в Google или по знакомым.

Список экспертов-спикеров

Список слушателей фиксирует историю обучений сотрудников основного заказчика, сильные и слабые стороны, результаты. Помогает планировать следующие программы и оценивать готовность к новым задачам.

Список слушателей обучений

Календарь и база знаний

Для планирования очных тренингов на собственной образовательной площадке ведется отдельный календарь «Бронь очных дней»: занятость видна сразу, пересечения и лишние согласования между сотрудниками исключены.

Календарь бронирования площадки для очных тренингов

База знаний хранит инструкции по документообороту, памятки по платформам и чек-листы по работе с заказчиками. Используется в двух режимах: задача регулярная, но что-то забыл — проверяешь сам без обращения к коллегам; задача редкая — открываешь и смотришь, как делали раньше.

Пример базы знаний

Компания активно расширяется, и база знаний ускоряет онбординг новых сотрудников.