Фулфилмент для Wildberries и Ozon в Москве и Московской области можно передать 3PL-оператору, специализированному фулфилмент-центру или преп-центру; такую услугу в регионе оказывает и LogLab.

При выборе подрядчика обычно сначала смотрят на цену за заказ, расположение склада и обещанную скорость сборки. Но большинство спорных ситуаций возникает не из-за этих параметров, а из-за деталей, которые стороны не зафиксировали до первой поставки: кто отвечает за корректность маркировки, что именно проверяется при приемке, до какого часа заказ еще уходит в текущую смену и с какого момента склад отвечает за товар.

До отправки первой машины необходимо согласовать не только тариф, но и полный регламент движения товара — от приемки поставки от поставщика до передачи собранных заказов перевозчику или на склад маркетплейса.

Что согласовать с фулфилмент-оператором

Эти условия нужно не только обсудить, но и зафиксировать в договоре, тарифном приложении или регламенте работы.

Коммерческое предложение показывает предварительную стоимость, но почти никогда не описывает пограничные ситуации: непринятую поставку, брак, обнаруженный после размещения, расхождение при приемке, ошибку в штрихкоде, возврат в непригодном для продажи виде или резкий рост заказов в период акции. Именно эти случаи нужно разобрать до запуска.

За какой объем и за какие операции начисляется плата

В фулфилменте под маркетплейсы применяются разные расчетные единицы, и они часто смешиваются в одном счете.

Плата за хранение может считаться за паллетоместо, за ячейку, за единицу товара в сутки или за занимаемый объем в литрах — последняя модель распространена у преп-центров, работающих со штучным товаром. Плата за обработку заказа обычно делится на сборку и упаковку, причем сборка нередко тарифицируется отдельно для первой и для каждой последующей единицы в заказе. Приемка считается за единицу, за короб или за грузоместо.

До подписания договора необходимо определить:

  • что является расчетной единицей хранения — паллетоместо, ячейка, единица товара или литр объема;
  • как тарифицируется заказ из нескольких позиций;
  • есть ли минимальный месячный платеж и минимальный объем партии;
  • как считается неполный месяц;
  • действуют ли повышенные ставки в высокий сезон и при срочной обработке;
  • за какой срок нужно предупредить об изменении планового объема.

Формулировка «от 15 рублей за единицу» недостаточна. В документах должно быть указано, какие именно операции входят в эту ставку, а какие тарифицируются отдельно.

Кто отвечает за маркировку и ее соответствие требованиям площадок

Это самый частый источник взаимных претензий, потому что требования Wildberries и Ozon различаются и по составу маркировки, и по ее носителям.

При поставке на склад Wildberries по модели FBO используется несколько уровней маркировки одновременно: баркод на каждой единице товара, штрихкод короба или паллеты и штрихкод самой поставки. При этом баркод должен совпадать на товаре, в карточке товара и в документах поставки, а на товаре должен быть виден только один баркод — если упаковка его закрывает, код дублируется на внешнем слое. У Ozon на FBO разделяются товарная этикетка, для которой установлен минимальный размер, и этикетка грузоместа, которая клеится на короб или паллету, но не на сам товар. На FBS у Ozon добавляется отгрузочная этикетка отправления в одном из допустимых форматов.

Отдельный слой — обязательная маркировка «Честный ЗНАК» для соответствующих категорий, включая одежду, обувь и парфюмерию. Здесь нужно согласовать не только нанесение кодов Data Matrix, но и порядок их учета и передачи, а также действия склада при поврежденном или нечитаемом коде.

В регламенте следует закрепить:

  • кто предоставляет и кто печатает этикетки;
  • кто проверяет соответствие штрихкода карточке товара;
  • кто отвечает за работу с кодами маркировки и их выбытие;
  • как оператор отслеживает изменения требований площадок;
  • кто несет расходы, если поставка не принята из-за маркировки.

Какой формат приемки нужен

Склад может принимать товар на разных уровнях детализации.

При приемке по грузоместам сотрудник проверяет количество коробов, целостность упаковки и соответствие маркировки документам, не пересчитывая вложения. Штучная приемка предполагает вскрытие транспортной упаковки и пересчет единиц. Приемка с проверкой на брак и комплектность — самый трудоемкий вариант: товар осматривают, сверяют комплектацию и отбраковывают дефектные единицы.

Чем глубже проверка, тем дороже и дольше операция, но тем ниже риск отправить брак покупателю и получить возврат вместе с падением рейтинга карточки.

Формат приемки напрямую связан с материальной ответственностью. Оператор не может подтвердить содержимое закрытых коробов, если по договору принимал только количество грузомест.

Поэтому в регламенте нужно указать:

  • На каком уровне пересчитывается товар.
  • Проверяется ли брак и комплектность, и по каким критериям.
  • Делается ли фотофиксация.
  • Как оформляется акт расхождений.
  • В какой срок продавец должен подтвердить дальнейшие действия с расхождением или браком.

Когда товар переходит под ответственность склада и когда заказ считается собранным вовремя

Разгрузка машины еще не означает завершения приемки. Товар может находиться в приемочной зоне несколько часов, пока идет пересчет, проверка маркировки и занесение данных в систему; до закрытия операции он недоступен для сборки заказов, а границы ответственности остаются неочевидными.

В договоре следует закрепить конкретное событие, после которого товар считается принятым: подписание приемочного акта, завершение операции в WMS, публикация отчета о приемке или подтверждение выявленных расхождений.

Для работы с маркетплейсами не менее важна вторая точка — момент, когда заказ считается обработанным в срок. Здесь нужно зафиксировать время отсечения, до которого заказ еще уходит в текущую смену, нормативное время сборки типового заказа, график выездов на пункты приема и сортировочные центры, а также порядок действий при опоздании транспорта. Отдельно оговаривается, кто несет ответственность, если срок нарушен по вине склада: сама площадка применяет санкции к продавцу, а не к его подрядчику, поэтому механизм компенсации должен быть описан в договоре.

Как организована работа с возвратами

Возвраты — недооцененная статья расходов, особенно в одежде, обуви и хрупких категориях, где доля возвратов измеряется десятками процентов.

Согласовать нужно, в каком виде возвраты поступают на склад и кто их забирает, какая проверка проводится при приемке, в какой срок возврат попадает обратно в доступный остаток и по каким правилам принимается решение о повторной продаже, восстановлении товарного вида, переупаковке или списании. Если возврат обрабатывается неделю, продавец теряет продажи по ходовой позиции, фактически имея товар на складе.

Какие сроки должны быть указаны точно

Фразы «быстрая обработка» и «оперативная отгрузка» не подходят для рабочего регламента. Измеримые сроки нужны для приемки поставки, постановки товара на учет, размещения, сборки заказа, подготовки партии на склад маркетплейса, обработки возврата и проведения инвентаризации.

Стоит также проверить, сохраняются ли нормативы в период распродаж. Заявленная площадь склада сама по себе не гарантирует скорость: пропускная способность зависит от числа рабочих мест на упаковке, количества смен, наличия автоматического упаковочного оборудования и уже принятых обязательств перед другими клиентами. Если ожидается резкий рост заказов, прогноз нужно передать заранее.

Какие данные должны быть доступны продавцу

Маркетплейсы работают в суточном и часовом масштабе, поэтому еженедельного отчета в Excel недостаточно.

В системе оператора желательно видеть остаток по каждому SKU с разделением на доступный и зарезервированный, статусы заказов по стадиям обработки, партии, подготовленные к отгрузке на склад площадки, историю движений, зафиксированные расхождения и брак, а также поток возвратов.

При интеграции с личным кабинетом маркетплейса, 1С или ERP заказы передаются на склад автоматически, а обратно возвращаются статусы и обновленные остатки. Это снижает объем ручных сверок, но требует предварительной настройки справочников, штрихкодов и единиц измерения — и тестового обмена до первой реальной отгрузки.

Какие расходы не входят в базовый тариф

Базовая ставка за заказ обычно покрывает сборку и стандартную упаковку. Дополнительно могут оплачиваться приемка и размещение, проверка на брак, нанесение этикеток и кодов маркировки, воздушно-пузырьковая пленка и термоусадка для хрупкого товара, формирование комплектов, брендированная упаковка, паллетирование партии, оформление документов, инвентаризация, обработка возвратов и срочная либо ночная обработка в период акций.

Заметной статьей становится подготовка комплектов и сложная упаковка: одна и та же единица товара может стоить в обработке и пятнадцать рублей, и несколько сотен, если из компонентов собирается набор в брендированной коробке. Поэтому расчет нужно строить на реальном сценарии, а не на среднем числе заказов.

Как склад взаимодействует с перевозчиком и площадкой

После подготовки партии ее нужно передать в транспорт, и в этот момент ответственность распределяется между продавцом, складом и перевозчиком.

Заранее следует определить, кто заказывает машину до склада маркетплейса, кто бронирует поставку и окно погрузки в личном кабинете площадки, когда склад подтверждает готовность партии, кто передает документы, как фиксируется фактическое количество мест и кто сообщает об опоздании транспорта. Без согласованной процедуры машина приезжает раньше готовности груза или не попадает в окно — итогом становятся простой, перенос поставки и сдвиг сроков продаж.

Как применить эти требования к конкретной площадке

При выборе оператора полезно не просто изучить его характеристики, а сопоставить их со своим регламентом.

Например, у ЛогЛаб для московского направления заявлена площадка класса А+ в Белом Расте, где доступны стеллажное, напольное, мезонинное и мелкоячеистое размещение, а операции учитываются в WMS. Отдельные складские блоки начинаются от 250 паллетомест, тогда как стандартный проект ответственного хранения в регионе предполагает резерв от 500 мест и срок от 30 дней. По фулфилменту заявлены работа по схемам FBO и FBS, доставка на склады и сортировочные центры маркетплейсов, сопровождение «Честного Знака», обработка возвратов и пересорта, а также интеграции с маркетплейсами и учетными системами.

Для продавца это означает, что еще до договора следует уточнить, какое из условий применяется к его товару: доступный блок площадки или стандартный коммерческий порог услуги, — и какие именно операции по маркировке и упаковке входят в расчет.

Такой подход позволяет оценивать оператора не по общему описанию склада, а по тому, насколько его условия совпадают с реальным процессом продавца.

Фулфилмент начинается не с прибытия первой машины. Он начинается с документов, в которых одинаково понятны расчетная единица, границы ответственности, время отсечения и правила работы с маркировкой и возвратами.