Выбор системы управления бизнесом — головная боль многих руководителей IT-компаний. Сложный интерфейс, избыточные функции, отсутствие нужных интеграций — каждый из этих факторов может свести на нет все усилия по оптимизации процессов. Руководитель интернет-агентства ARTGK прошел через все эти трудности, прежде чем нашел решение, которое помогло компании утроить выручку.
Компания: от собственных разработок к готовым решениям
ООО «Системные Бизнес Решения», работающее под брендом ARTGK., специализируется на создании сайтов и интернет-магазинов на базе 1С-Битрикс и Аспро. За 18 лет на рынке компания получила государственную аккредитацию и завоевала доверие владельцев малого и среднего бизнеса по всей России.
Агентство помогает клиентам быстро запускать готовые к продажам интернет-магазины, повышающие прибыль компаний.
Вызов: когда собственные системы тормозят рост
Изначально ARTGK развивала собственную экосистему — разрабатывала сайты на ARTGK.CMS и управляла проектами через ARTGK.CRM. Однако такой подход привел к серьезным проблемам:
- Длительное согласование индивидуального дизайна с заказчиками
- Постоянные сдвиги сроков проектов
- Задержки выплат от клиентов
- Высокие затраты на поддержку и развитие собственных систем
Руководство решило перейти на готовые решения. Первая попытка с популярной российской платформой не увенчалась успехом — система требовала серьезной кастомизации и не позволяла комплексно управлять продажами и проектами.
Критерии для новой системы были четко определены:
- Простота использования без лишнего функционала
- Единая платформа для КП, счетов и актов
- Объединение продаж и проектного управления
- Гибкие возможности настройки
- Надежная техподдержка
Решение: комплексная автоматизация на базе Аспро.Cloud
Выбор пал на Аспро.Cloud — систему, изначально созданную для внутренних процессов IT-компании. Это обстоятельство стало решающим фактором, поскольку разработчики понимали специфику отрасли изнутри.
«Выбор партнера по бизнесу — это серьезное решение, который определяет дальнейший успех. Оглядываясь назад, я рад, что мы выбрали именно компанию Аспро», — отмечает Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Внедрение прошло без привлечения внешних специалистов. Простой интерфейс позволил команде быстро освоить новую систему. За весь период эксплуатации серьезных сбоев зафиксировано не было.
«Техническая поддержка всегда отвечает моментально на все вопросы по системе и новому функционалу, прислушивается к пожеланиям, оперативно исправляют ошибки, если они имеются», — подчеркивает Геннадий Быков.
Ключевые решения по модулям
Финансы: автоматизация документооборота
Модуль позволил настроить формирование коммерческих предложений по принципу счетов с использованием корпоративного прайса. Система отправляет КП напрямую клиентам и отслеживает факт открытия документа.
В ARTGK установили KPI для менеджеров по ежедневному формированию коммерческих предложений, что повысило дисциплину продаж.
Проекты: структурированное управление
«Функционал продаж и проектов на момент покупки у команды Аспро.Cloud был один из лучших. Считаю, что так остается и по сей день», — говорит Геннадий Быков.
Благодаря тайм-трекеру и автоматизации команда смогла брать в работу в 3 раза больше проектов без потери качества. Шаблоны проектов позволили заранее планировать структуру работ для типовых задач — запуска сайтов или SEO-оптимизации.
Автодействия: умная автоматизация процессов
Система автоматически реагирует на изменения в воронках продаж, задачах, счетах и проектах. Это исключило человеческий фактор из рутинных операций.
Счета и акты
Ежедневно ARTGK выставляет 20-30 счетов. Настроенные шаблоны с электронной печатью и подписью позволяют менеджерам быстро формировать документы. Если сотрудник забыл отправить счет, автодействие сделает это автоматически через час.
Система отправляет напоминания об оплате через 3, 6 и 20 дней после выставления счета.
Автоматическая отправка лицензионных ключей
Компания торгует лицензиями 1С-Битрикс и Аспро. Модуль «Списки» превратили в реестр доступных ключей. После оплаты клиент автоматически получает купон активации с подробной инструкцией.
«Все еще бывают случаи, когда клиенты просят помощи с активацией. Само собой, мы идем навстречу, но в планах автоматизировать и этот процесс. Чтобы клиент лучше понимал, как активировать ключ, мы планируем записать видеоинструкцию и прикреплять ее к письму», — делится планами Геннадий Быков.
Работа с "холодными" сделками
Проигранные сделки не остаются без внимания. Автодействие отправляет таким клиентам email-визитку с предложением сотрудничества в будущем.
Нестандартное применение: корпоративное обучение
Библиотека успеха
«Рынок IT динамично развивается, и мы делаем все, чтобы наша команда обучалась и развивалась. В офисе мы создали "Библиотеку успеха", в нее я закупил лучшие книги, которые сам регулярно читаю», — рассказывает Геннадий Быков.
Модуль «Списки» используется для учета книг. Сотрудники видят наличие литературы и планируемую дату возврата, что упрощает передачу учебных материалов.
KPI по развитию сотрудников
В компании действует обязательное изучение английского языка. Система отслеживает прогресс через регулярные экзамены и учет прочитанной литературы.
«KPI нужны для того, чтобы понимать, как развивается сотрудник. Также эти показатели учитываются при повышении сотрудника в должности, на которую он претендует», — объясняет подход Геннадий Быков.
Результаты: рост в 3 раза
Оцифровка бизнес-процессов дала руководителю полный контроль над компанией. Теперь легко отслеживать денежные потоки, выставленные счета, время выполнения задач и эффективность сотрудников.
«Теперь я могу одновременно отслеживать эффективность работы сотрудников через приложение и гулять по прекрасному городу Сочи со своей семьей», — отмечает Геннадий Быков.
Ключевые достижения:
- Рост выручки в 3 раза после внедрения системы
- Увеличение нагрузки в 3 раза без потери качества
- Повышение конверсии продаж благодаря контролю действий сотрудников
- Сокращение времени на формирование документов и отчетность
«С выбором Аспро.Cloud мы не ошиблись, команда всегда разрабатывает актуальные инструменты для работы digital-агентств. Я считаю, что сейчас на рынке это лучшая CRM для веб-студии», — резюмирует Геннадий Быков.
Выводы для других компаний
Опыт ARTGK показывает важность комплексного подхода к автоматизации. Успех достигается не только за счет технических возможностей системы, но и благодаря:
- Глубокому пониманию разработчиками специфики IT-бизнеса
- Простоте внедрения и использования
- Гибким возможностям настройки под конкретные задачи
- Качественной технической поддержке
Система позволила не просто автоматизировать процессы, но и создать культуру непрерывного развития сотрудников, что стало дополнительным конкурентным преимуществом.
Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.
