Рост проектной компании — это не только увеличение прибыли, но и серьезное испытание для управленческих процессов. Когда количество одновременных заказов переваливает за несколько десятков, привычные методы координации дают сбой. Нарушаются сроки, теряется качество, клиенты остаются недовольными.
Именно с такой ситуацией столкнулась компания «ГеоКорп», специализирующаяся на проектировании и инженерных изысканиях. История их трансформации показывает, как правильно выбранная система управления проектами превращает хаос в четко отлаженный механизм.
О компании «ГеоКорп»
«ГеоКорп» работает на рынке уже 12 лет, выполняя комплексные инженерные изыскания и проектирование. Компания изучает природные условия территорий, оценивает техногенное воздействие и создает экологически безопасные проекты в строительстве, энергетике и транспорте.
Основные направления:
- Проектирование линий электропередач и связи
- Газоснабжение территорий
- Подрядные и проектные работы
Среди клиентов — крупнейшие игроки отрасли: «Газпром», «Газпром межрегионгаз», «Газпром газораспределение».
Команда из 70 специалистов структурирована по функциональным отделам:
- Сбор исходных данных — обработка запросов и кадастровые работы
- Проектирование — разработка технических проектов и документации
- Изыскания — геодезисты, экологи, геологи
- Главные инженеры — клиентское сопровождение проектов
Критическая точка роста
Проблемы начались, когда объем заказов резко вырос, а все проекты шли параллельно. Отсутствие системного подхода к управлению превратило рост в препятствие для развития.
«У нас был полный хаос. Некоторые главные инженеры хранили всю информацию по проектам и финансам в блокнотах. Даже до Excel не доходили», — рассказывает Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп».
Дополнительным вызовом стал активный набор персонала. Новым сотрудникам требовалась единая система для быстрой адаптации и понимания рабочих процессов.
Первая попытка решения
Команда попробовала один из популярных сервисов для управления проектами, но через четыре месяца отказалась от него.
«Нас не устраивал интерфейс. Он был неудобным, даже, можно сказать, недружелюбным. А это, между прочим, очень важно: когда открываешь программу, и она тебе визуально нравится. Также мы не могли посмотреть, что происходит по всем проектам», — объясняет Ксения Голубева.
Решение: выбор и внедрение Аспро.Cloud
Критерии поиска системы
«ГеоКорп» сформулировала четкие требования к новому решению:
- Интуитивно понятный интерфейс
- Возможности планирования и контроля проектов
- Интеграция проектного и финансового учета
- Эффективная коммуникация между отделами
Процесс внедрения
Миграция на Аспро.Cloud стартовала в июле 2023 года. Главный инженер проекта самостоятельно изучала функционал и адаптировала инструменты под специфику бизнеса.
«Впервые о системе Аспро.Cloud рассказал наш заместитель генерального директора. Затем в сервисе начал работать весь руководящий состав. Уже после этого мы добавили в систему исполнителей и провели для них обучение», — описывает процесс выбора Ксения Голубева.
Для ускорения процесса команда воспользовалась экспертной поддержкой — прошла ознакомительный урок и обучение по финансовому учету. Полное внедрение заняло месяц.
«Спустя полгода работы в системе могу сказать, что мы стали уверенными пользователями. Все доступно и понятно. Особенно мне нравится документация по работе в Аспро.Cloud. Не нужно знать каких-то специальных терминов, чтобы разобраться в системе. Если придет новый сотрудник, мне достаточно отправить ему ссылку на руководство по сервису», — отмечает Ксения Голубева.
Инструменты, которые изменили работу
Шаблоны проектов — основа стандартизации
Ключевым инструментом для «ГеоКорп» стали шаблоны проектов. Поскольку все заказы проходят схожие этапы, команда создала универсальную структуру для быстрого запуска новых проектов.
«Сначала мы зацепились за линейный принцип закрытия вех и задач в системе. Но потом поняли, что это неважно, и отказались от последовательного выполнения. Все-таки проекты — это про творчество. Рабочий процесс может быть цикличным и даже хаотичным. Поэтому родился новый шаблон. Благодаря тому, что мы визуализировали проект в Аспро.Cloud, мы смогли улучшить процесс его выполнения», — объясняет Ксения Голубева.
Обновленный шаблон включает:
- Этап «Приостановка» для случаев прерывания договора
- Этап «Выпуск» с ограниченным доступом только для архивариуса
- Гибкие промежуточные задачи между «Инициацией» и «Завершением»
Распределение ответственности через менеджеров проектов
В компании работают три главных инженера, каждый из которых ведет до 30 проектов одновременно. Для предотвращения путаницы при создании проекта главный инженер назначает себя менеджером проекта.
Это решение позволяет:
- Специалисту видеть изменения только по своим объектам
- Руководителю контролировать распределение нагрузки между инженерами
- При необходимости быстро погружаться в детали любого проекта
Модуль «Списки» для документооборота
Команда активно использует модуль для работы с документацией и контроля договоров с подрядчиками и клиентами.
«Нам очень удобно работать с этим модулем. Еще мы создали список по всем нашим проектам. Не всем сотрудникам интересна финансовая часть, поэтому мы сделали статистику по направлениям и этапам работы, например, инженерному изысканию», — рассказывает Ксения Голубева.
База знаний как инструмент адаптации
Руководители создали «курс молодого бойца» с полной информацией для новых сотрудников: история компании, распорядок дня, процедуры оформления больничных и отпусков.
«Также, если мы сейчас утвердим новый шаблон проекта, то мы сможем добавить его в базу знаний. Это поможет отразить шаблон для всех и показать, как устроен процесс работы», — добавляет Ксения Голубева.
Мобильное приложение для работы в поездках
Специфика работы «ГеоКорп» предполагает частые командировки и выездные совещания. Мобильное приложение Аспро.Cloud обеспечивает непрерывность рабочих процессов вне офиса.
«Иногда так бывает, что в процессе работы совсем забываешь заходить в систему и следить за выполнением проекта. Мобильное приложение в этом плане спасает. На телефон приходит уведомление, и ты сразу понимаешь, что нужно зайти в Аспро.Cloud», — отмечает Ксения Голубева.
Централизованная база контактов
«Мы очень активно пользуемся списком контактов. В нем у нас уже много контрагентов: и клиенты, и подрядчики. Удобно, что любой контакт можно привязать, например, к проекту», — говорит Ксения Голубева.
Результаты: от хаоса к контролю
Главные достижения
Внедрение Аспро.Cloud кардинально изменило работу «ГеоКорп». Компания получила возможность эффективно вести более 100 параллельных проектов без потери качества и соблюдения сроков.
«С помощью Аспро.Cloud мы избавились от хаоса в рабочих процессах. Теперь мы не боимся вести параллельно больше 100 проектов. Это позволяет компании расти», — резюмирует Ксения Голубева.
Устойчивость бизнес-процессов
Важным достижением стала независимость проектов от конкретных исполнителей:
«Если человек уходит в отпуск или увольняется, вся информация по его проектам остается в системе. Тот, кто выходит на замену, не испытывает вообще никаких проблем. Это очень удобно», — подчеркивает главный инженер проектов.
Планы развития
Команда продолжает оптимизировать процессы:
«Конечно, сейчас все настроено неидеально. Например, раньше мы сильно конкретизировали задачи, расписывали каждую мелочь. Проект превратился в мусор. Сейчас от этого отходим. Также вначале мы воспринимали систему как нечто официозное, но сейчас я понимаю, что для удобства нужно использовать тот же язык, что и в жизни. Думаю, что через полгода мы придем к идеальному для нас принципу работы», — делится планами Ксения Голубева.
Выводы для проектных компаний
Опыт «ГеоКорп» демонстрирует, что правильно выбранная система управления проектами становится катализатором роста. Ключевые принципы успешного внедрения:
- Четкие критерии выбора — понимание специфических потребностей бизнеса
- Поэтапное внедрение — от руководителей к исполнителям
- Адаптация под процессы — гибкость в настройке инструментов
- Непрерывная оптимизация — готовность пересматривать подходы
Для проектных компаний, сталкивающихся с ростом объемов и сложности управления, важно не откладывать внедрение системных решений. Чем раньше будет создана структурированная основа, тем проще масштабировать бизнес без потери эффективности.
Наведите порядок в проектах с системой Аспро.Cloud
Создавайте проекты, распределяйте задачи, контролируйте исполнение и формируйте отчеты. Работайте в едином пространстве вместо десятков файлов и чатов.
