Руководители IT-компаний часто застревают в операционных задачах, теряя стратегический фокус. Особенно остро эта проблема стоит в небольших агентствах, где CEO приходится совмещать управленческие функции с контролем текущих процессов. Решение есть — автоматизация ключевых бизнес-процессов.
Вызов: когда Excel мешает росту бизнеса
IT-агентство terexov специализируется на создании сложных цифровых продуктов. За плечами команды — более 50 реализованных проектов в мобильной и веб-разработке, UX/UI и графическом дизайне. Среди клиентов — крупные курьерские и телекоммуникационные компании.
Основатель Кирилл Терехов столкнулся с типичной проблемой растущего IT-бизнеса. Компания использовала популярную систему управления проектами, но финансовый учет велся в разрозненных Excel-таблицах.
«Мы делаем акцент на качестве. Иногда даже приходится дискутировать с клиентами, чтобы в результате получился классный продукт», — рассказывает Кирилл Терехов.
Ручное ведение финансовой отчетности создавало серьезные препятствия:
- Руководитель тратил часы на обновление таблиц
- Отсутствовала оперативная картина состояния бизнеса
- Сложно было принимать обоснованные управленческие решения
- Контроль задолженностей требовал постоянного внимания
Решение: переход на комплексную автоматизацию
Команда terexov выбрала платформу Аспро.Cloud для решения задач финансового учета и управления продажами. Ключевыми факторами стали возможности интеграции финансовых инструментов с CRM-функциональностью.
Процесс внедрения прошел без привлечения внешних консультантов. Руководитель самостоятельно настроил систему и перенес данные.
«Перенести данные было несложно. Сохранили таблицы в формате CSV и быстро импортировали их в систему. Не нужно было вручную добавлять каждую операцию и тратить на это все свободное время», — объясняет Кирилл Терехов.
Параллельно отдел продаж освоил CRM-модуль: настроили воронку продаж, определили этапы сделок и причины отказов, структурировали базу клиентов.
Результаты: от операционки к стратегии
Автоматизация кардинально изменила рабочий процесс руководителя. Теперь он получает полную картину бизнеса через интерактивные дашборды, не погружаясь в детали операционной деятельности.
«Теперь, чтобы узнать о делах компании, мне достаточно утром зайти в систему и проанализировать виджеты с финансовыми показателями. Если деньги на счетах есть — отлично. Если нет — ищу причину», — делится опытом Кирилл Терехов.
Контроль дебиторской задолженности
Система автоматизировала процесс отслеживания платежей. Руководитель видит статус каждого выставленного счета и может оперативно реагировать на просрочки.
«Бывает так, что заказчики забывают оплатить счет по разным причинам. Раньше было трудно контролировать задолженность. Сейчас же достаточно открыть список со счетами, увидеть статус каждого документа и при необходимости напомнить об оплате», — отмечает руководитель.
Финансовое планирование и контроль
Топ-менеджмент получил инструменты для глубокого анализа финансовых показателей:
- Сравнение плановых и фактических поступлений
- Контроль бюджетов проектов по категориям
- Анализ рентабельности направлений
- Прогнозирование денежных потоков
Выводы для IT-бизнеса
Опыт terexov показывает важность своевременного перехода от ручных процессов к автоматизации. Ключевые уроки для владельцев IT-агентств:
- Время — главный ресурс руководителя. Часы, потраченные на операционные задачи, стоят компании упущенных стратегических возможностей.
- Данные должны быть доступны мгновенно. Современные системы управления дают возможность принимать решения на основе актуальной информации, а не вчерашних отчетов.
- Масштабируемость закладывается на старте. Инструменты, которые работают для команды из 5 человек, должны выдерживать рост до 50 сотрудников.
- Интеграция экономит ресурсы. Единая платформа для разных бизнес-процессов эффективнее множества разрозненных инструментов.
Ответим на любые вопросы по Аспро.Cloud
Запишитесь на онлай-консультацию по системе. Эксперты помогут разобраться со сложными кейсами, настроят систему под ваши задачи и покажут, как автоматизировать рутину.
