Успешный видеоблог быстро превращается из хобби одного человека в полноценное производство. Когда над контентом работают десятки специалистов, привычные Excel-таблицы и мессенджеры перестают справляться с координацией процессов.
Команда популярного YouTube-канала столкнулась именно с такой ситуацией. Над созданием роликов трудилось больше 50 человек: сценаристы, режиссеры, монтажеры, продюсеры. Параллельно велась работа над несколькими проектами, и без системного подхода команда начала «тонуть» в хаосе задач и дедлайнов.
Вызов: когда креатив требует системности
Основные проблемы, с которыми столкнулась команда:
- Потеря идей — креативные задумки терялись в переписках и забывались
- Путаница с ТЗ — локации, реквизит и костюмы для разных проектов постоянно смешивались
- Отсутствие контроля — продюсер не мог отследить статус каждого ролика
- Неэффективные согласования — сценарии и другие материалы «зависали» на проверке
- Хаос в найме — процесс поиска новых сотрудников не был структурирован
Для решения этих задач команда обратилась к экспертам Аспро.Cloud. Внедрением занимался Максим Камышев, директор по SaaS и соучредитель компании.
Решение: от идеи до релиза в одной системе
Этап 1: Структурирование творческого процесса
Первым делом специалисты проанализировали весь жизненный цикл видеоролика — от зарождения идеи до финального монтажа. На основе этого анализа создали систему шаблонов проектов.
Теперь все идеи попадают в специальный шаблон, где команда может:
- Оценить перспективность задумки
- Принять решение о запуске в работу
- Автоматически создать проект по шаблону продакшена при одобрении
Автоматизация решила главную проблему: когда идею одобряют, система сама закрывает креативный проект и создает производственный с назначенным менеджером.
Этап 2: Контроль качества на каждой стадии
Для написания сценариев внедрили двухэтапную систему контроля:
- Написание — сценарист создает черновик
- Согласование — руководитель проверяет и принимает решение
Важная особенность: сценарист не может самостоятельно закрыть задачу. Готовая работа обязательно проходит контроль качества.
Руководители получили удобный инструмент — раздел «Ожидают контроля», где собраны все материалы, требующие проверки.
Этап 3: Препродакшн без путаницы
Видеоролики этого блогера отличаются разнообразием: меняются локации, костюмы, реквизит. Раньше подготовка к съемкам превращалась в кошмар — команда постоянно путала ТЗ для разных проектов.
Решение — пользовательские поля в карточке проекта. Теперь все технические задания хранятся в одном месте и доступны всей команде.
Результат: вероятность перепутать реквизит для разных съемок свелась к минимуму.
Этап 4: Мобильный доступ на съемочной площадке
Во время съемок никто не работает за компьютером, но доступ к ТЗ все равно нужен. Мобильное приложение Аспро.Cloud решило эту проблему — вся информация по проекту доступна с телефона.
Этап 5: Контроль постпродакшна
На этапе монтажа действует та же схема: руководитель отдела назначает исполнителя в зависимости от загрузки и контролирует процесс. Готовый ролик закрепляется в карточке проекта.
Дополнительное решение: HR через проекты
Команде не требовалась полноценная HR-система, поэтому процесс найма также реализовали через проекты:
- В работе — идет поиск кандидатов
- На обсуждении — кандидат проходит собеседование
- Завершено — сотрудник принят в команду
Результаты: производство под контролем
Внедрение Аспро.Cloud кардинально изменило работу команды:
Для продюсера:
- Полная видимость статуса всех проектов на канбан-доске
- Контроль дедлайнов в реальном времени
- Быстрая связь с менеджерами проектов
Для команды:
- Единая платформа для всех процессов
- Исключена потеря идей и документов
- Автоматизированы рутинные операции
- Упрощено взаимодействие между отделами
Планы развития
- Учет стоимости съемок и расчет рентабельности проектов
- Создание базы знаний для онбординга новых сотрудников
Выводы для IT-бизнеса
Кейс видеопродакшена показывает: даже творческие процессы можно и нужно структурировать. Ключевые принципы, которые применимы к любому IT-проекту:
- Анализируйте полный цикл — от идеи до результата
- Автоматизируйте переходы между этапами
- Внедряйте многоуровневый контроль качества
- Обеспечивайте мобильный доступ к информации
- Используйте единую платформу для всех процессов
Правильно настроенная система управления проектами превращает хаос в контролируемое производство, где каждый участник понимает свою роль и видит общую картину.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
