В юридической практике цена ошибки особенно высока. Пропущенное судебное заседание, неподготовленные документы или потерянные сроки могут стоить клиенту миллионы рублей и репутацию. При этом современные юридические фирмы ведут десятки параллельных дел, каждое из которых требует пристального внимания и четкого процессуального контроля.
Рассмотрим опыт компании Win&Joy, которая за десять лет деятельности выработала эффективную систему координации более 30 одновременных проектов.
Масштаб задач современной юридической практики
Компания Win&Joy специализируется на защите бизнес-интересов с 2015 года. За время работы команда реализовала свыше 100 проектов, представляя в судах интересы крупных игроков рынка:
- Агрохолдинг «Московский» — ведущий производитель сельхозпродукции
- Сеть аптек «Мелодия здоровья»
- АО «Энергокомплекс» — поставщик электрооборудования федерального масштаба
- Сервис «Бери заряд!» — инновационная площадка аренды пауэрбанков
Команда насчитывает пять специалистов: руководитель, ассистент, три юриста плюс внештатные помощники. При этом в работе одновременно находится до 30 проектов различной сложности.
Такой объем порождает колоссальную операционную нагрузку: координация временных рамок, мониторинг исполнения поручений, клиентская коммуникация, распределение ресурсов между сотрудниками. Эта административная составляющая отнимает критически важное время от основной деятельности и создает риски для качества юридических услуг.
Поиск оптимального инструмента управления
Удаленный и гибридный формат работы команды требовал системы с надежным дистанционным доступом. Изначально руководитель использовала Trello для отслеживания задач, но расширение бизнеса выявило ограниченность этого решения.
«В ProjectMate нас не устроил интерфейс: очень скучненький, серенький, было тяжело работать. У меня этот сервис ассоциировался с операционной системой MS-DOS, которая была на старых компьютерах до появления Windows», — рассказывает Ольга Яшукова, основатель юридической компании Win&Joy.
Следующим этапом стало тестирование специализированной CRM для юристов ProjectMate. Два года использования показали функциональную пригодность системы, но тяжелый интерфейс создавал психологический барьер для ежедневной работы.
Критерии выбора новой системы включали:
- Интуитивно понятный интерфейс
- Полноценные проектные инструменты
- Встроенный учет рабочего времени
Финальный выбор пал на Аспро.Cloud благодаря не только функциональности, но и гибкой ценовой политике.
«Мне это показалось очень удобным, потому что если нужно взять стажера или аутсорсера, то я просто включаю его в систему. Мне не нужно думать, стоит ли заказывать для него отдельный платный доступ, сколько он будет пользоваться системой», — отмечает Ольга Яшукова.
Преодоление сопротивления внедрению
Миграция на новую платформу прошла относительно гладко благодаря продуманному интерфейсу. Руководитель самостоятельно настроила систему под специфику юридических процессов, используя бесплатную консультацию специалистов.
Однако культурные барьеры оказались серьезнее технических:
«У нас консервативная отрасль, и всеми новыми технологиями юристы пользуются неохотно. Но причина не в CRM, а в самих сотрудниках, их самоорганизации», — констатирует основатель компании.
Основные сложности касались дисциплины ведения системы: сотрудники забывали закрывать задачи, фиксировать затраченное время, пополнять базу знаний. Решение требовало не столько технических доработок, сколько изменения рабочих привычек команды.
Архитектура управления юридическими процессами в Аспро.Cloud
Воронка продаж с учетом отраслевых особенностейh
Команда адаптировала стандартную воронку под специфику юридического бизнеса:
- Новая заявка
- Юридическая консультация
- Согласование условий сделки
- Заключение договора
- Исполнение
- Документы
- Оплата
Особенность этой схемы — циклическое движение между этапами «Исполнение» и «Документы». Одна сделка может включать несколько юридических услуг: консультацию, досудебную претензию, подачу иска, судебное сопровождение. Каждая услуга проходит полный цикл от исполнения до оплаты в рамках единой сделки.
Такая организация позволяет руководителю:
- Визуально отслеживать статус каждого дела
- Контролировать прогресс выполнения
- Поддерживать непрерывную связь с клиентом
Проектное управление через шаблонизацию
Для типовых задач команда использует предварительно настроенные шаблоны. Например, процедура банкротства физических лиц структурирована следующим образом:
- Оценка финансового состояния клиента
- Подготовка документов
- Подача заявления о банкротстве
- Участие в арбитражном суде
Шаблонизация экономит время планирования и обеспечивает единообразие выполнения стандартных процедур. Для нестандартных дел команда работает в свободном формате без жестких этапов.
Контроль временных затрат
Фиксация времени на каждую задачу позволяет автоматически формировать детализированную отчетность. Руководитель получает полную картину: какой юрист, сколько времени, когда именно потратил на конкретную задачу.
Эти данные критически важны для:
- Оценки рентабельности проектов
- Корректировки процессов
- Объективного ценообразования
Финансовое планирование и отчетность
Автоматизация финансовых процессов включает:
- Выставление счетов по завершенным этапам
- Автоматическое подтягивание данных контрагентов
- Формирование актов выполненных работ
- Интеграцию с банковскими системами для отслеживания платежей
Координация через общий календарь
Синхронизация задач и событий команды через единый календарь решает несколько задач:
- Отслеживание занятости коллег
- Предотвращение конфликтов расписания
- Контроль судебных заседаний и клиентских встреч
Централизованная база знаний
Систематизация профессиональной информации включает:
- Данные о завершенных делах
- Анализ успешных и провальных кейсов
- Шаблоны договоров
- Актуальную законодательную базу
База знаний ускоряет адаптацию новых сотрудников и снижает нагрузку на опытных специалистов за счет самостоятельного поиска информации junior-сотрудниками.
Измеримые результаты цифровой трансформации
Внедрение комплексной системы управления принесло конкретные улучшения:
- Упрощение контроля проектов, загруженности персонала, качества работы
- Повышение удобства и эффективности продаж
- Снижение административной нагрузки на руководителя
- Оптимизация финансового учета через банковские интеграции
«Мне в целом нравится система. У неё приятный, дружелюбный интерфейс, в ней просто приятно работать. Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud мне стало значительно проще контролировать процессы. Раньше я тоже следила за качеством работы и старалась не допустить потери информации, но это отнимало гораздо больше времени и сил», — резюмирует Ольга Яшукова.
Планы масштабирования
Ожидаемый рост объемов привел к планам подключения интеграций с телефонией и мессенджерами. Автоматический сбор лидов из всех каналов связи снизит ручную работу и позволит больше времени уделять клиентскому сервису.
Опыт Win&Joy демонстрирует, что даже в консервативной юридической сфере правильно выбранные технологические решения способны кардинально улучшить операционную эффективность. Ключевые факторы успеха: интуитивный интерфейс, гибкость настроек под отраслевую специфику и постепенное преодоление культурного сопротивления изменениям.
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
