Работа с несколькими IT-сервисами одновременно — головная боль многих растущих компаний. Финансы в одной системе, документооборот в другой, аналитика в третьей. Результат предсказуем: потерянное время, ошибки в данных и нервы сотрудников.
Веб-студия RANX прошла этот путь и нашла выход. Рассказываем, как компания упростила финансовые процессы и сократила время на выставление счетов в четыре раза.
Проблема: когда финансы разбросаны по системам
RANX специализируется на создании сайтов и автоматизации онлайн-бизнеса. Парадоксально, но собственные процессы компании были далеки от идеала.
Изначально команда использовала Аспро.Cloud для документооборота — выставляла счета и акты. Однако по мере роста бизнеса руководству потребовался детальный контроль финансов.
«Обычно мы отслеживаем рентабельность услуг раз в квартал в отчете по прибыли и убыткам, когда выплачиваем дивиденды учредителям. Проблема была в том, что эти показатели мог просматривать только бухгалтер. Поэтому оперативно контролировать финансы компании и влиять на них руководители не могли», — рассказывает Константин Султанов, руководитель RANX.
Компания решила подключить специализированный сервис финансового учета. Подошли к вопросу серьезно — заказали разработку финансовой модели.
Когда решение создает новые проблемы
Финансовый контроль наладили, но возникла другая сложность. Новый сервис не умел формировать счета и акты. Поэтому команда продолжала использовать Аспро.Cloud для документооборота.
Получилась классическая ситуация: данные разбросаны по разным системам, интеграции нет. Каждый входящий платеж превращался в детективное расследование.
«Я не мог отнести транзакцию к определенной статье доходов, потому что не мог отследить, за что мне заплатили. Мне приходилось заходить в Аспро.Cloud и находить источник платежей, потом возвращаться в сервис финучета и проставлять позиции вручную. А если это касается разработки сайтов или SEO-оптимизации, то эту транзакцию нужно было разделить на несколько статей», — объясняет Константин.
Ежедневная рутина выглядела так:
- Получили оплату от клиента.
- Открыли Аспро.Cloud, нашли соответствующий счет.
- Переключились в сервис финучета.
- Вручную распределили платеж по статьям.
- Повторили процедуру для каждой транзакции.
Возвращение к единой экосистеме Аспро.Cloud
Переломный момент настал, когда в Аспро.Cloud появились инструменты финансового учета. Команда RANX приняла решение консолидировать все процессы в одной системе.
«В Аспро.Cloud вернулись, когда появилась возможность работать с выручкой. Приятно, что платформа развивается и появляются новые, нужные возможности. Для нас важно вести финансовый учет и счета с актами правильно подгружать в систему», — отмечает руководитель компании.
Миграция прошла безболезненно — все шаблоны документов уже были настроены, требовалось только перенести финансовый учет.
Теперь процесс выглядит кардинально иначе:
- Менеджер выставляет счет в несколько кликов.
- Документ автоматически попадает в финансовый модуль.
- При поступлении оплаты система сама связывает платеж со счетом.
- Данные мгновенно отражаются в отчетах.
Практические результаты оптимизации
Консолидация финансовых процессов в Аспро.Cloud принесла измеримые результаты:
Скорость работы
Время на обработку одного платежа сократилось с 15-20 минут до 3-5 минут. При обработке 10-15 платежей в день экономия составляет 2-3 часа рабочего времени.
Точность данных
Исчезли ошибки, связанные с ручным переносом информации между системами. Автоматическая связка счетов и платежей гарантирует корректность финансовой отчетности.
Оперативность управления
Руководитель получил возможность контролировать финансовые показатели в реальном времени, не дожидаясь квартальных отчетов от бухгалтера.
Уроки для IT-бизнеса
Опыт RANX демонстрирует типичные вызовы растущих компаний и подходы к их решению.
Выбирайте масштабируемые решения
Экономия на старте может обернуться серьезными затратами на интеграцию в будущем. Лучше сразу выбрать платформу, которая покроет потребности растущего бизнеса.
Избегайте фрагментации данных
Каждая дополнительная система — это потенциальные проблемы с интеграцией, дублирование данных и дополнительные лицензии.
Инвестируйте в автоматизацию рутины
Ручная обработка финансовых операций отнимает время и создает риски ошибок. Автоматизация окупается уже через несколько месяцев.
«Могу дать совет: если вы только выбираете CRM-систему, позаботьтесь, чтобы она покрывала все потребности. Потому что переезжать в другую всегда очень сложно. Присмотритесь к Аспро.Cloud: в системе есть финансы, счета и акты, проекты можно вести, и, само собой, CRM», — резюмирует Константин Султанов.
Что это значит для вашего бизнеса
История RANX — это кейс о важности системного подхода к автоматизации. Попытка решить локальную задачу без учета общей архитектуры процессов часто создает больше проблем, чем решает.
Если ваша компания сталкивается с похожими вызовами — разрозненные системы, дублирование данных, потери времени на рутину — стоит пересмотреть текущий подход к автоматизации.
Современные платформы позволяют выстроить единую экосистему для управления всеми аспектами бизнеса: от CRM и проектного управления до финансового учета и аналитики.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
