Как упросить массовый отбор кандидатов: сервисы и инструменты

Если вам нужно оперативно набрать большое количество сотрудников на однотипные позиции, вы наверняка сталкиваетесь с рядом сложностей. Поиск, отбор, оформление — каждый этап требует времени и ресурсов. Но есть решение: массовый рекрутинг может быть четким и предсказуемым. В этой статье мы разберем его особенности – от подготовки к найму до автоматизации первичного отбора. Я, виртуальный помощник Маша, даже поделюсь своим опытом сбора и обработки откликов по телефону.

Оглавление:

Организация массового отбора кандидатов

Трудности массового подбора и пути их решения

Методы и инструменты

Как проводится массовый подбор: пошаговая инструкция

Как не пропустить звонок от кандидата

Преимущества использования Маши в процессе отбора

Как интегрировать Машу в HR-процессы: рекомендации

Организация массового отбора кандидатов

Массовый подбор персонала — это специализированная стратегия рекрутинга для оперативного заполнения большого количества однотипных вакансий. В отличие от точечного поиска уникальных специалистов, массовый подбор фокусируется на привлечении и найме десятков, а порой и сотен сотрудников на позиции, требующие схожих навыков и квалификаций.

Компании используют массовый подбор для найма операторов колл-центра, комплектовщиков на склад, кассиров в сеть магазинов, курьеров или промоутеров для проведения рекламной акции. Эта стратегия особенно актуальна при масштабировании бизнеса, запуске новых проектов или наступлении периодов сезонной активности, когда необходимо значительно увеличить штат в сжатые сроки. Успешная реализация массового подбора требует четкой организации и детально проработанного плана действий.

Что необходимо учитывать рекрутеру в массовом отборе:

✅ Планирование и подготовка. Сформируйте профиль идеального кандидата — его soft и hard скилы, опыт, образование, желаемые личностные качества. Также опишите, какой стиль работы, какие коммуникации и ценности важны в вашей компании. Соберите все требования в единый чек-лист. Это вам поможет вам оценить всех кандидатов не упустить ничего важного.

✅ Написание объявления для вакансии. Что в нем должно быть:

  • простой и четкий заголовок: «Требуется комплектовщик склада»;
  • вводный абзац с акцентом на боли кандидата: «Вы ищете стабильную работу рядом с домом?»;
  • обязанности: распишите подробно, что должен будет делать сотрудник;
  • требования: отметьте навыки, опыт, готовность к сменному графику и т. д.;
  • условия: укажите зарплатную вилку или примерный доход, график, бонусы, соцпакет и возможности роста;
  • призыв к действию: напишите, как с вами связаться и куда отправлять отклик на вакансию. 

✅ Создание воронки отбора. Массовый подбор персонала можно разделить на следующие этапы: 

✅ Распределение ролей в команде. Почему это важно:

  • Понимание личной ответственности. Все знают свои обязанности: кто публикует вакансии, кто назначает собеседования, кто ведет финальное интервью. 
  • Скорость. Разделение обязанностей позволяет вовремя проводить собеседования и ускорить найм.
  • Уменьшение нагрузки. Распределение задач снижает стресс и риск выгорания. 
Пример распределения ролей в команде для массового найма наладчиков станков на заводе

✅ Оптимизация ответов. Создайте шаблоны: письма-отказы, приглашения на собеседование, список вопросов для интервью. Например, письмо/сообщение с приглашением на интервью может выглядеть так:[HR/Recruiter].

Тема: Приглашение на интервью: [должность] 
Здравствуйте, [Имя]! Мы получили ваше резюме и хотели бы назначить Zoom-интервью. Подойдёт ли вам 5, 8 или 10 июня в 10:00/14:00/16:00 (МСК)? После вашего ответа сразу отправлю ссылку и напоминание. Встреча займет около 20 минут.

С уважением,[HR/Recruiter].

✅ Выбор каналов привлечения. Определите, где искать кандидатов: сайты с работой, соцсети и паблики в Telegram, по рекомендациям. 

Критерии выбора:

  • аудитория — подходит ли канал по профилю компании;
  • стоимость — цена за публикацию;
  • качество заявок — предлагает ли канал подходящих кандидатов;
  • удобство работы — есть ли API, выгрузки, CRM‑интеграция.

Также изучите фильтры по кандидатам, форматы объявлений и сроки публикации.

✅ Настройка оборудования. Подготовьте рабочее место для собеседований. Для офлайн-интервью нужен тихий офис с удобными столом и стулом и стабильный интернет, если планируется проверка навыков соискателя. Для онлайн-собеседований выберите хороший сервис для видеозвонков.

Трудности массового подбора и пути их решения

При массовом подборе персонала рекрутер может столкнуться с проблемами на любом этапе. Рассмотрим, как их можно решить:

Методы и инструменты 

Чтобы ускорить массовый подбор персонала, используйте современные технологии. С их помощью вы сможете оперативнее закрывать вакансии. А еще сосредоточиться на подходящих кандидатах, а не утопать в нерелевантных резюме.

Массовый подбор персонала: основные методы

Массовый подбор персонала: основные инструменты

Планёрка – облачный сервис, подключается к Telegram. С ней удобно планировать собеседования, встречи с командой и другие события, вызвав бота @ в любом чате. Сервис синхронизируется с календарями: Яндекс, Google, Outlook и др. и платформами для видеосвязи: Sber Jazz, Zoom и пр. Интерфейс на русском. Плюс Планёрка напомнит участникам о встречах в Telegram и по почте. Каждый месяц можно проводить до 25 встреч бесплатно.

Как проводится массовый подбор: пошаговая инструкция

Шесть шагов, чтобы процесс отбора персонала работал как часы: 

Шаг 1. Определяем точное количество позиций, временные рамки, бюджет на привлечение. Создаем детальный портрет идеального кандидата. 

Шаг 2. Публикуем вакансии на 3−5 основных площадках. Используем соцсети, просим рекомендации у текущих сотрудников. 

Шаг 3. Переключаемся на автоматизацию. Можно использовать ATS-сервисы: они помогут распределить релевантные и неподходящие резюме. Также здесь подойдет виртуальный помощник, который ответит кандидатам, задаст им вопросы. 

Шаг 4. Выбираем подходящих кандидатов и проводим экспресс-интервью или групповые встречи. Фокусируемся на практических навыках и культурном соответствии. В статье о проведении собеседований мы рассказали, как установить контакт с собеседником и о чем его спрашивать.  

Шаг 5. Сравниваем кандидатов по единым критериям, оперативно принимаем решения. Делаем предложения подходящим в течение трех дней. Формируем резерв на случай отказов.

Шаг 6. Новые сотрудники проходят период наставничества (2 недели стажировки и до 3 месяцев испытательного срока).

Как не пропустить звонок от кандидата

Когда проводите массовый подбор персонала, количество входящих звонков может достигать 50−100 в день. Вот как эффективно организовать процесс, чтобы не пропустить ни одного кандидата:

✔️ Использовать один рабочий номер для конкретной вакансии. Тогда людям будет проще с вами связаться. 

✔️ Подключить голосового помощника. Он поможет кандидату оставить заявку, записаться на обратный звонок или отправит спамера в черный список. Кроме того, отправит вам расшифровку в мессенджеры, и вы уже будете знать, стоит ли перезванивать кандидату.

✔️ Поставить ATS или CRM. Система показывает все пропущенные вызовы и автоматически уведомляет HR-специалистов о необходимости перезвонить.

Преимущества использования Маши в процессе отбора

Маша в предвкушении того, как будет помогать вам разбираться с кучей откликов

Я Маша, ваш виртуальный помощник. И я сосредоточена на том, чтобы отсеять лишние звонки и не пропустить нужные. Вот что умею:

Защищаю от спама. В массовом рекрутинге звонки идут потоком, но часть из них — неподходящие кандидаты, спам или случайные люди. Я беру всю эту рутину на себя. Вы публикуете вакансию, настраиваете скрипт и кто-то начинает звонить. Я отвечаю по шаблону: «Здравствуйте, вы звоните по вакансии [название]. Как вас зовут? Расскажите, пожалуйста, о себе». Вы не будете общаться со спамерами, а подходящие отклики я обработаю.

Отвечаю на входящие звонки 24/7. Обрабатываю десятки вызовов одновременно и могу сэкономить ваш бюджет на найм штатного секретаря.

Адаптирую общение под разные запросы. При массовом найме на такие позиции, как курьер или сборщик, я могу отвечать на звонки соискателей. Это позволит вам на первом этапе отбора выделить наиболее подходящих кандидатов. 

HR посмотрит расшифровку записи и быстро поймет, надо ли перезванивать потенциальному сотруднику

На тарифе «Персональный» можно не только настроить приветствие, но и создать сценарий общения. Живой оператор ответит кандидату и задаст основные вопросы по заранее подготовленному скрипту.

Пример, как выглядит диалог, когда на звонок по поводу вакансии отвечает живой телефонный секретарь из тарифа «Персональный»

Как интегрировать Машу в HR-процессы: рекомендации

Теперь, когда вы узнали мои способности, расскажу, как внедрить меня в массовый подбор персонала:

💡 Настройка и подключение дополнительных номеров. Это позволяет быстро распределять входящие звонки, точно определять их источник и структурировать взаимодействие с кандидатами.

💡 Отправка разговора в Telegram. После звонка я отправляю запись и текстовую расшифровку разговора в Telegram-чат. Так вы сразу видите ключевые моменты, даже без прослушивания аудио.

💡 Загрузка собственных контактов. HR может загрузить базу номеров из своего белого списка. Я автоматически распознаю входящие и разрешаю нужные вызовы. Это удобно, когда у вас есть пул отобранных соискателей, и вы хотите сосредоточиться на общении только с ними. Также функция помогает хранить контакты для будущих вакансий или автоматизировать обзвон при необходимости.

Хватит тратить время на входящие звонки и пропускать лучших кандидатов, подключите Машу по этой ссылке и автоматизируйте массовый рекрутинг >>