Привет! На связи Маша, умный автоответчик. Если вы думаете, кому доверить входящие звонки — роботу или человеку — я помогу разобраться в этом вопросе. Расскажу, что такое виртуальный помощник, чем он полезен, и в каких случаях не обойтись без живого секретаря.
Что может виртуальный помощник
Я, Маша — виртуальный ассистент. Когда пользователь занят или не может ответить, я беру все общение на себя. Меня можно подключить и настроить через чат-бот в Телеграме. Мои функции:
Два варианта голоса:
Маша — теплый женский голос с мягкими интонациями, располагающий к общению. Приятный тембр средней высоты, четкая дикция и естественная манера речи.
Миша — спокойный мужской голос с бархатистым оттенком, без механических пауз. Говорит уверенно, но не строго, не вызывая напряжения у собеседника.
Универсальные скрипты. Первая стандартная фраза звучит так: «Здравствуйте. [Имя пользователя] сейчас занят, что ему передать?»
А еще можно самостоятельно придумать приветствие. Например, сообщить дату возвращения из отпуска или, если звонит эйчар из крутой компании, пообещать выйти на связь в ближайшее время.
Кроме того, в ответ на вопрос «Кто это?» виртуальный ассистент скажет, что он телефонный секретарь. Это создает солидное впечатление и помогает поддерживать профессиональный имидж.
Опция «Вторая сим-карта»: позволяет добавить второй, третий или даже пятый номер телефона — секретарь будет принимать звонки на все сим-карты. Так можно контролировать входящие вызовы с нескольких номеров в одном месте.
Отчетность после каждого принятого звонка:
аудиозапись и текстовая расшифровка разговора;
кнопка, чтобы внести номер в черный список.
Все данные автоматически поступают в телеграм-чат аккаунта, к которому подключен виртуальный ассистент.
В следующем разделе я расскажу, в каких ситуациях чат-боты и виртуальные помощники незаменимы, на примере своих функций.
Для чего нужен виртуальный помощник
Фильтрация спама. Когда на экране телефона появляется входящий вызов с неизвестного номера, возникает ощущение неопределенности: это реклама или действительно важный звонок.
❌ Без виртуального помощника. Кажется, что потратить минуту на спам не критично, хоть и неприятно. А теперь представьте: вы отдыхаете после ночной смены — и тут в 9 утра звонок. Наверное, что-то важное, думаете вы и свайпаете трубку влево. Слышите: «Доброе утро! Вам звонит клиника “Сияние”, не хотите записаться на бесплатную консультацию?» — лучше бы не отвечали.
✅ С виртуальным помощником. Он ответит на звонок за вас, а после разговора пришлет аудиозапись и текстовую расшифровку в Телеграм. Вы сразу увидите, что вам звонит рекламная компания, и не будете перезванивать.
Блокировка номеров. Иногда хочется не просто отсеивать спам, а навсегда избавляться от назойливых звонков. Один раз занести в черный список — и забыть.
❌ Без виртуального помощника. Кажется, что распознать мошенника очень легко, но только до тех пор, пока сами с этим не сталкиваетесь. Представьте: вы заняты, в спешке берете трубку и слышите: «Здравствуйте, это служба безопасности банка. Срочно подтвердите перевод, ваши деньги под угрозой». Человек говорит спокойно, по делу и даже знает ваше имя. А потом резко добавляет: «Если вы не подтвердите операцию прямо сейчас, деньги уйдут». Вы еще не поняли, что происходит, а он уже торопит, давит, запугивает. В таких ситуациях сложно сохранить холодную голову.
✅ С виртуальным помощником. Он ответит мошеннику, а потом пришлет в Телеграм аудиозапись и текстовую расшифровку разговора. Вы спокойно, без давления прочитаете и легко поймете, что вас пытаются обмануть.
Звонки в роуминге. Когда вы за границей, каждый звонок — это лишние траты. При том не только денежные: в отпуске хочется расслабиться, а не нервничать из-за ненужных спам-звонков.
❌ Без виртуального помощника. Вы уехали в путешествие, наслаждаетесь вечером в ресторане, и тут — звонок. Может, это что-то срочное? Отвечаете и слышите: «Здравствуйте! Вас беспокоит стоматология “Улыбка”. Мы дарим скидку 15% на профессиональную чистку зубов. Удобно поговорить?» Вы потратили дорогие минуты в роуминге, отвлеклись от ужина — и все из-за какой-то рекламы.
✅ С виртуальным помощником. Он ответит на звонок вместо вас и отправит вам аудиозапись и текстовую расшифровку. Вы прочтете сообщение и, если это важный контакт, свяжетесь с человеком через мессенджер, а не будете общаться в режиме роуминга.
Контроль звонков детей и пенсионеров. Дети и пожилые люди — самые доверчивые собеседники. Ребенок легко поверит, что мама выиграла в конкурсе, а бабушка — в то, что ее пенсию заблокируют. Этим могут воспользоваться мошенники.
❌ Без виртуального помощника. Ребенку звонят с неизвестного номера. Голос в трубке — радостный, восторженный. «Твоя мама выиграла 100 тысяч рублей, представляешь? Поздравляю! Надо только назвать код из СМС, и деньги придут ей на счет». Ребенок верит доброму дяде, называет код — и деньги моментально уходят мошенникам.
✅ С виртуальным помощником. Маша отвечает на звонок с неизвестного номера и отправляет расшифровку разговора не ребенку или бабушке, а его маме или папе.
Прием звонков в любое время. Люди часто звонят в самый неподходящий момент: поздно вечером, в выходной или когда вы забыли телефон дома. Но что делать, если это важный звонок и его никак нельзя пропустить?
❌ Без виртуального помощника. Вы пошли в кино и поставили телефон на беззвучный. Когда вышли, оказалось, что во время фильма позвонили с неизвестного номера. Сразу же перезваниваете — оказалось, это был клиент, хотел уточнить детали завтрашней встречи. Вы не ответили, он занервничал, начал писать в мессенджеры, дергать коллег. В итоге — лишние волнения и суета.
✅ С виртуальным помощником. Маша отвечает вместо вас, здоровается, и говорит, что передаст сообщение. Человек знает, что она передаст все, что он сказал, и ему перезвонят в ближайшее время.
Преимущества и недостатки виртуального ассистента:
✅ Круглосуточный прием звонков: виртуальный ассистент работает 24/7.
✅ Защита от спама: не тратите время на пустые разговоры.
✅ Контроль звонков детей и пенсионеров: мошенники не смогут обмануть ваших близких людей.
❌ Шаблонность: не выходит за рамки прописанного скрипта.
Как работает телефонный секретарь
Умный автоответчик работает по сценарию и не сможет задать уточняющий вопрос, если звонок выходит за рамки скрипта. А значит, надо нанимать отдельного человека, платить ему минимум 25 000 ₽ в месяц + искать замену на время отпуска.
Но есть вариант проще. Тариф «Персональный» с живыми секретарями, которые круглосуточно отвечают на звонки и предоставляют в отчетности запись разговора и его расшифровку. Без больничных и отпусков, да еще работают за 5000 ₽ в месяц. Сказка? Нет. Преимущества таких живых секретарей:
Приятный голос. В основном звонки принимают женщины. Они вежливо здороваются и спокойно разговаривают даже с самыми нервными абонентами. У них четкая дикция, поэтому вы можете не переживать, что человек что-то не расслышит или не поймет. Звонящий не чувствует, что его «скинули на автоответчик», и понимает, что о нем заботятся.
Удобная панель управления. В браузере в специальном окне вы задаете скрипты: шпаргалку для секретаря, по которой он будет общаться с людьми. Секретарь ориентируется на сценарии, которые вы пропишете.
Гибкость в диалоге. Если понадобится, секретарь может выйти за рамки сценария скриптов. Он откажет спамерам или объяснит бабушке, что она ошиблась номером. Так вы получаете не просто автоответчик, а человека, который может подстроиться под разговор.
Можно подключить несколько номеров. Секретарь может принимать звонки сразу с нескольких сим-карт. Например, с вашего личного и рабочего номеров. Так у вас под контролем будут и запись на прием к врачу, и звонок от репетитора ребенка, и обращения, связанные с работой. Или можно подключить контакты коллег.
Запись разговоров и их расшифровка. После завершения звонка меньше чем через минуту приходит отчет в Телеграм. Никаких ручных записей или пересказов, все общение фиксируется.
Для каких целей подходит телефонный секретарь
Телефонный секретарь — это не бездушный автоответчик, а живой человек, который говорит с клиентами от вашего имени, отвечает на личные звонки и экономит ваше время. Ниже я расскажу, в каких ситуациях телефонный секретарь незаменим и как понять, подойдет ли он именно вам.
Уточняет важные моменты. Иногда звонок выходит за рамки скрипта. В таких случаях нужно, чтобы секретарь дал гибкий ответ. Например, уточнил детали или задал какой-то вопрос. Представьте: звонит человек и говорит: «Я оставил заявку на сайте». Никаких деталей, никакой информации. Секретарь не растеряется и спросит: «Подскажите, пожалуйста, на какую услугу вы оставляли заявку? И удобно ли, если вам перезвонят сегодня?».
Не раздражает звонящего «роботизированностью». Многие игнорируют роботов, а когда отвечает человек, меньше вероятность, что бросят трубку. Особенно это касается пожилых людей. Например, бабушка звонит внуку, на звонок ответит живой человек, который скажет: «Не волнуйтесь, Иван сейчас не может говорить, но я передам, что вы звонили».
Берет на себя рутину. Во многих бизнесах до 90% звонков — повторяющиеся. Люди спрашивают одно и то же: сколько стоит консультация, какой режим работы.
Представьте: вы сосредоточены, составляете сложный отчет — и вдруг звонок. «Добрый день, подскажите, а вы в субботу работаете?» Вы отвлекаетесь, отвечаете, возвращаетесь к задаче. Через десять минут — новый звонок. И снова: «А можно записаться на среду в 8 вечера?». Да что же это такое!?
Сглаживает конфликты. Телефонный секретарь стрессоустойчив, он слышит интонацию, улавливает настроение и всегда спокойно реагирует.
Представьте: звонит недовольный клиент. У него что-то пошло не так: заказ задержали, товар поломали, может, просто ожидания не совпали с реальностью. В таких ситуациях важно, чтобы с клиентом поговорили по-человечески. Нужно, чтобы перед ним извинились, успокоили и попытались решить его проблему.
Преимущества и недостатки телефонного секретаря:
✅ Экономия: вы не платите за полный рабочий день, как офисному сотруднику.
✅ Адаптивность: сообщит о срочном заказе или о дополнительной просьбе.
✅ Качественный сервис: клиенты всегда получают живой, человеческий ответ.
✅ Скорость: мгновенно отвечает на все звонки.
✅ Гибкость: работает 24/7. Что идеально для номера 8-800.
❌ Не заменит менеджера: только примет звонок и передаст информацию.
Что лучше выбрать: виртуальный помощник или телефонный секретарь — чек-лист
Я составила простой чек-лист, который поможет быстро разобраться, кого лучше подключить: виртуального ассистента или телефонного секретаря.
✅ Ваш выбор — виртуальный секретарь, если:
Нужна простая автоматизация пропущенных звонков.
Часто звонят спамеры.
Нужно контролировать звонки ребенка или пожилого родственника
✅ Ваш выбор — живой телефонный секретарь, если:
У вас звонки от кандидатов на вакансию, клиентов или покупателей.
90% разговоров — повторяющиеся: запись на прием, режим работы и другие частые вопросы.
Звонки уже мешают работать, но нанимать секретаря пока дорого.
Бывают несрочные звонки ночью или вне графика.
Не хотите, чтобы родным и друзьям отвечал робот.
Если нужно избавиться от спама, не теряя важных звонков, подключите виртуального секретаря Машу. А если вы хотите, чтобы на звонки отвечал живой человек, который внимательно выслушает и ответит на вопросы, выбирайте тариф «Персональный» в телеграм-боте Маша.
Чтобы подключить виртуального или живого секретаря, переходите по ссылке >>
