CRM для digital-агентства

О ситуации на старте проекта:

Digital-агентство Mates China (20 человек, рынки Китая и ЮВА) столкнулось с последствиями роста: ручное управление процессами перестало работать. Информация о клиентах терялась в переписке, а на отслеживание каждого этапа воронки уходило слишком много ресурсов. Особенно критичной была проблема отложенных проектов — их регулярно забывали.

Задача 

Внедрить понятную и эффективную CRM-систему для централизованного контроля заявок, сделок и проектов, исключив потери данных и человеческий фактор.

Реализация

За 1 месяц мы внедрили и настроили Битрикс24, создав комплексную систему:

Три ключевые воронки:

  • Воронка лидов: автоматизированный сбор и распределение заявок.
  • Воронка продаж (Пресейл): контроль этапов от первого контакта до подписания договора.
  • Воронка проектов: управление задачами после заключения сделки.

Автоматизация «Умная пауза» — ключевое нововведение.

Статус «Пауза» в сделке теперь запускает автоматизированный сценарий:

  • Система самостоятельно создает задачу с дедлайном для возврата к клиенту.
  • В установленную дату CRM автоматически переводит сделку обратно в активную работу и напоминает менеджеру.

Полное исключение человеческого фактора. Отложенные проекты больше не теряются.

Система анкетирования для брифингов.

Настроены смарт-процессы для сбора структурированной информации о проектах внутри CRM. Все данные по клиенту сохраняются в его карточке, что исключает потерю информации в переписке и упрощает работу с повторными обращениями.

Результаты внедрения CRM

  • Достигнута полная прозрачность процессов для руководства.
  • Информация о клиентах и статусах систематизирована и более не теряется.
  • Автоматический контроль исключил риск забыть о «спящих» проектах.
  • Создан масштабируемый фундамент для роста команды.

Отзыв представителя заказчика:

«Мне не нужно было говорить «как сделать», мне нужно было описать наши процессы. Команда упаковала это в рабочие инструменты в Битрикс. Мы довольны очень!» 

Ольга Кузьмина, менеджер отдела продаж Mates China

Наш проект демонстрирует, что грамотная автоматизация на базе CRM решает операционные проблемы роста. Система берет на себя рутинный контроль, что позволяет команде сосредоточиться на качестве работы с клиентами и развитии бизнеса.