Когда вы только начинаете свою деятельность, пара писем и звонков для согласования встреч еще не пугает. Но вскоре, ежедневные «Во сколько вам удобно?»  могут превратиться в нескончаемую переписку, а риск забыть о важном созвоне — в головную боль. Потраченные на ручное согласование часы отнимают время от роста бизнеса и общения с клиентами. 

В этой статье поделимся приемами планирования, чтобы встречи назначались быстро, без лишних переписок, а вы могли сосредоточиться на главном — общении и результатах.

Принцип измеримости результата и еще 2 принципа планирования встречи

📝 Каждая встреча должна заканчиваться конкретным, проверяемым результатом. Не «обсудили вопрос», а «утвердили бюджет на 500 тысяч». Не «познакомились с проектом», а «назначили ответственного и установили дедлайн на 15 июля». Если сложно определить, что должно измениться после встречи, лучше ее отменить. Если же вы знаете, чего хотите достичь, то переходим следующим принципам:

Принцип подготовленности. Встреча начинается не тогда, когда все собрались. До встречи участники должны получить всю информацию, ознакомиться с материалами и подготовить вопросы. Время встречи — для решений, а не для изучения проблемы. Кто пришел неподготовленным — тратит время остальных. Исключение составляют консультации и коучинг-сессии. В таких случаях клиент приходит за вашей экспертизой, и заранее подготовиться должны только вы: собрать информацию о клиенте, узнать причину обращения и детали проекта. Клиент платит за то, чтобы вы были готовы к его проблеме лучше, чем он сам.

Принцип автоматизации рутины. Все, что можно передать системе — передавайте. Согласование времени, отправка напоминаний, сбор вопросов, фиксация результатов. Ваша задача — думать и принимать решения, а не заниматься организационной работой. Если вы до сих пор вручную согласовываете время встреч, вы застряли в прошлом веке. Ручное планирование — это не только трата времени на переписку и звонки, но и постоянный риск человеческой ошибки.

Распечатайте эти три принципа и разместите на видном месте

Инструкция по грамотному планированию встречи

Планирование встречи — будь то онлайн-консультация с клиентом, очное групповое совещание в офисе или важный тет-а-тет — требует системного подхода. У разных форматов свои особенности, например, для групповой встречи нужно определить свободное время всех участников, но базовые шаги остаются неизменными. 

Шаг 1. Определите цель и формат встречи

Конкретизируйте цель: не просто «обсудить проект», а «утвердить финальный макет лендинга» или «согласовать план запуска на следующую неделю». Перед планированием встречи задайте себе вопросы: «Какую проблему мы решаем? Какое решение нам нужно? Какой результат мы хотим получить?». Так вы поймете, в каком формате проводить встречу, а именно:

  • Кто нужен: только ответственные лица для принятия решения или вся команда для информирования.
  • Длительность: быстрый 15-минутный созвон для уточнения деталей или глубокий 60-минутный воркшоп с демонстрацией экрана. Возможно и очное совещание с презентацией на доске.
  • Запас времени: исходите из сложности цели. Запас в 5–10 минут к таймингу — круто, но время — деньги, поэтому не закладывайте много на «всякий случай».

Шаг 2. Выберите удобное время

Анализируйте, какие часы у вас в расписании свободны для встреч. Когда вы продуктивны в обсуждении сложных вопросов (утром или после обеда), а когда — в решении рутинных. 

После каждой встречи обязательно делайте паузу на 15–20 минут. Пообедайте, зафиксируйте результаты или подготовьтесь к следующему созвону. Этот небольшой перерыв поможет вам переключиться и снизит риск эмоционального выгорания. 

Если участники встречи живут в разных регионах, укажите в расписании встречи время по единому часовому поясу, например, по Москве. Не рассчитывайте, что люди сами правильно пересчитают время. 

При назначении группового митинга не спрашивайте «Когда всем удобно?», а предлагайте варианты времени. Например: «У меня есть окна: Вт 11:00–12:00 МСК или Ср 15:00–16:00 МСК. Какое подходит большинству?» Это сужает выбор и ускоряет ответ. Для частых совещаний (планерки) сразу договоритесь о фиксированном «окне» в расписании команды.

Также, чтобы встретиться с человеком тет-а-тет, предложите варианты из ваших доступных слотов. Например: «У меня есть время в понедельник с 14:00 до 15:00 МСК или в четверг с 10:00 до 11:00 МСК. Что вам подходит лучше?» Это эффективнее, чем «Напишите, когда вам удобно».

Шаг 3. Подготовьте материалы и вопросы к обсуждению

Подготовка ускоряет процесс и увеличивает шансы на успех. Без нее встреча рискует затянуться или перенестись. Что важно учесть:

  • Создайте обязательную повестку: краткий документ с четкой целью встречи, списком вопросов для обсуждения (в логическом порядке) и ожидаемым результатом по каждому вопросу.
  • Соберите все необходимые документы: отчеты, презентации, брифы, ссылки — всё, что нужно для обсуждения. Убедитесь в их актуальности и доступности (облачная папка, ссылка).
  • Сформулируйте ключевые вопросы и продумайте возможные возражения собеседников.
  • Соберите вопросы участников (если возможно). Это корректирует фокус и выявляет скрытые проблемы. Например: «Чтобы встреча была максимально полезной, пришлите ваши ключевые вопросы после ознакомления с материалами [ссылка]».
  • Отправьте пакет заранее (минимум за 24 часа): краткое письмо с повесткой, материалами и ссылкой для вопросов (если применимо). Дайте время на ознакомление.

Шаг 4. Используйте инструменты для автоматизации

Ручное управление организацией встреч съедает тонны времени. Переложите эти задачи на специализированные инструменты, чтобы сосредоточиться на сути общения. Используйте:

  • Сервисы онлайн-записи настраивают расписание встреч, чтобы избежать двойного бронирования, и отправляют напоминания. 
  • Инструменты для сбора вопросов позволяют заранее узнать, что интересует участников, и получить их комментарии, а также выяснить, какие темы стоит обсудить. 
  • Современные CRM-системы и инструменты для управления задачами помогают вести учет клиентов, сделок и проектов. 

Шаг 5. Проведите встречу и зафиксируйте результаты

В начале митинга кратко напомните, зачем вы собрались, и расскажите, как пройдет встреча, это займет 1–2 минуты. Следите за хронометражем по пунктам повестки. Заранее разбейте общее время на блоки. Например, 60-минутный митап: вступление (5 мин.) + обсуждение проблемы (20 мин.) + поиск решений (25 мин.) + решения и следующие шаги (10 мин.).

Используйте таймер на компьютере или телефоне и объявляйте переходы. «У нас осталось 5 минут на этот вопрос» или «Переходим к следующему пункту — 15 минут». 

Используйте хронометраж:

  • Для рабочих созвонов: обеспечивает равное внимание всем вопросам, не дает уйти в сторону от темы.
  • Для консультаций (особенно платных): гарантирует, что клиент получит полную ценность за оплаченное время, и не дает клиенту злоупотребить вашим рабочим временем. 

Зафиксируйте итог:

  • Для рабочих созвонов (группа/тет-а-тет). Фиксируйте решения, задачи и ответственных прямо во время встречи (на доске, в документе). Отправьте всем участникам краткий итог (email/чат): решения + задачи + ответственные + сроки + ссылки на итоговые файлы.
  • Для консультаций / коучинговых сессий. В течение дня после консультации отправьте клиенту резюме с выводами, рекомендациями и конкретными шагами. Прикрепите дополнительные ресурсы (статьи, чек-листы, ссылки, если уместно). Это закрепляет результат, повышает ценность услуги и дает клиенту четкий вектор действий.

Примеры сервисов для автоматизации встреч

Мы уже упомянули выше о роли и важности таких инструментов. Теперь покажем примеры сервисов для планирования встреч, расскажем, что они умеют и сколько стоят. Ниже — мини-обзор трех популярных сервисов для онлайн‑записи с ключевыми возможностями, плюсами и минусами.

YCLIENTS

 YCLIENTS

Если у вас салон красоты, автосервис, фитнес-центр или любой другой бизнес, где клиенты записываются на конкретное время, — YCLIENTS может стать вашим лучшим помощником. Это не просто планировщик встреч, а целая платформа для автоматизации бизнеса.

Опции сервиса:

  • Круглосуточная онлайн-запись с настройками под специфику бизнеса.
  • Электронный журнал записей, дополненный встроенным мессенджером для связи с посетителями.
  • Функционал для планирования рабочих смен, автоматического расчета заработной платы и комиссионных выплат сотрудникам.
  • Централизованное ведение клиентской базы и инструменты CRM-анализа для оценки эффективности.
  • Система автоматических оповещений для клиентов и персонала через СМС, электронную почту и push-уведомления в приложении.
  • Учет товарных остатков, формирование финансовой отчетности и интеграции с сервисами онлайн-касс.
  • Поддерживает подключение к более чем 100 популярным сторонним сервисам через API.
  • Есть мобильное приложение.

Интерфейс YCLIENTS на первый взгляд может показаться сложным и перегруженным. Потребуется время, чтобы разобраться в его опциях. Если у вас небольшой бизнес или вы работаете в одиночку, сервис может показаться слишком насыщенным функциями, которые вам не понадобятся.

💰 Доступен 7-дневный пробный период без необходимости привязывать банковскую карту для оплаты подписки. Но цена зависит от числа сотрудников и срока оплаты. Тарифы стартуют от 754 ₽/мес (при подключении на 2 года) до 1 485 ₽/мес (за 3 месяца). Для крупных сетей действуют специальные условия. 

Rubitime

 Rubitime

Этот планировщик встреч для тех, кто ищет баланс между функциональностью и простотой использования. Он объединяет CRM и модуль для записи клиентов, что позволяет управлять бизнесом любого масштаба.

Опции сервиса:

  • Организация приема онлайн-бронирований и ведение цифрового журнала записей.
  • Анализ статистики посещаемости и загруженности сотрудников.
  • Автоматическая отправка напоминаний о визитах по Email, СМС, а также в мессенджерах WhatsApp и Telegram.
  • Наличие мобильных приложений как для клиентов, так и для персонала компании.
  • Прием предварительной оплаты за услуги через интегрированные платежные сервисы.
  • Встроенный конструктор сайтов для компаний без собственной онлайн-площадки и API для подключения внешних программ.
  • Генерация и печать договоров, актов выполненных работ на основе данных системы.
  • Широкие возможности кастомизации виджета записи (цвета, логотип, настройка этапов).

💰 Цена: бесплатный тест-драйв сервиса в течение 7 дней. При оплате за 12 месяцев тарифы — от 490 ₽/мес (Start) до 4 760 ₽/мес (Pro).

ЗаписьОнлайн

ЗаписьОнлайн

Сервис помогает управлять расписанием, собирает данные о клиентах и автоматизирует расчеты зарплат. Он позволяет создавать индивидуальные решения и интеграции для бизнеса.

Опции сервиса:

  • Ведение электронного журнала и создание индивидуальных страниц для онлайн-бронирования.
  • Централизованная база клиентов с отслеживанием истории визитов и сбором статистики.
  • Управление сетью филиалов и автоматизация расчета зарплаты сотрудников.
  • Автоматическая рассылка напоминаний через СМС, Viber и Telegram.
  • Интеграция с онлайн-кассами для упрощения финансового учета.
  • Система складского учета материалов и расходников.
  • Возможность для клиентов вносить предоплату за выбранные услуги.
  • API для интеграций с CRM-системами, телефонией и другими бизнес-инструментами.
  • Разработка нестандартных решений и дополнительных функций по индивидуальному запросу.

💰 Цена: стандартный пакет — 3 500 ₽/мес.

💡 Совет: чтобы внедрение сервиса прошло без проблем, опубликуйте на сайте или в блоге короткую видео‑инструкцию по работе с ним, оповестите постоянных клиентов рассылкой и в социальных сетях, а после старта собирайте обратную связь и отзывы с помощью Google Forms или Яндекс Форм.

Планёрка

Планёрка

Планёрка может стать бесплатной альтернативой другим платформам для онлайн-записи. Система синхронизируется с календарями Google, Outlook, Яндекс и другими, учитывая часовой пояс всех участников. Есть телеграм-бот для записи и напоминаний. Сервис позволяет подключать оплату за консультации и собирать вопросы заранее. Также он генерирует ссылки для видеозвонков в Яндекс Телемост, Zoom, Google Meet и на других платформах.

💰 Все функции Планёрки бесплатны. Если вам нужна поддержка в Telegram, а не по электронной почте, если вы хотите убрать логотип бренда или проводите более 25 встреч в месяц, можно оформить платную подписку. Она стоит 900 ₽ в месяц или 24 000 ₽ за вечное пользование. 

Как начать использовать Планёрку для организации встреч

В отличие от описанных выше сервисов — комплексных CRM, которые охватывают учет, финансы и управление всем бизнесом, Планёрка заточена под одну задачу: сделать планирование встреч максимально простым и быстрым для всех участников. Если ваша главная боль — бесконечное согласование времени, переписка с напоминаниями и потерянные встречи, Планёрка — ваш инструмент. Использовать ее легко:

Регистрация — за минуту. Достаточно перейти на planerka.app, и зарегистрироваться через Email. Никаких сложных форм или верификаций.

Синхронизация календарей. Планёрка поддерживает все популярные календари: Google, Apple, Yandex Календарь и другие. Подключите нужный, а можете и сразу несколько. Ваше расписание автоматически обновится. Это предотвратит двойные бронирования на одну дату.

Типы встречи:

Так выглядит календарь бронирования в Планёрке. Чтобы назначить встречу, достаточно пары кликов

Опция «Вопросы к встрече». Она нужна, чтобы вы могли подготовиться к встрече: клиенты ответят на уточняющие вопросы или укажут ключевые темы еще при записи, так вы лучше поймете их потребности и цели. Это поможет сэкономить время на созвоне. 

Интерфейс настройки встречи в Планёрке прост и удобен. Каждую опцию можно включить в один клик

Личная страница для записи. В Планёрке можно настроить мультиссылку с вашими услугами, встречами и другими материалами. Ее вы можете разместить:

  • в подписи email;
  • на вашем сайте или в блоге;
  • в соцсетях;
  • в мессенджерах.

Эта мультиссылка заменяет все ручные согласования времени. Клиенты или коллеги проходят по ней и выбирают какую встречу забронировать, а вы автоматически получаете запись в своем календаре. 

В профиле можно настроить напоминания о встрече по почте и в Telegram

Бот Планёрки позволяет назначить встречу в любом чате Telegram за пару кликов. Достаточно нажать на @, выбрать бота, и появится список доступных встреч. Выберите подходящую, и бот сразу создаст и отправит сообщение со ссылкой на бронирование. 

После того, как человек выберет свободное время из ваших доступных окон, Планёрка мгновенно забронирует время в вашем календаре, отправит письмо вам и гостю о подтверждение записи. А в день встречи пришлет напоминания, например, за час и за 15 минут до начала. В них будет точное время с учетом часового пояса и ссылка для подключения.

Кому подойдет Планёрка:

  • Фрилансеры и коучи: для записи клиентов на консультации (в т. ч. платные), быстрой настройки без админов.
  • Менеджеры по продажам: для записи клиентов на демо-звонки и переговоры.
  • Руководители и команды: для согласования внутренних созвонов, интервью, тет-а-тет встреч.
  • HR-специалисты: для собеседований.

Готовы попробовать? После регистрации в личном профиле вы найдете подробные инструкции с видео по каждому шагу. 

Попробовать Планёрку бесплатно