3 отчета, чтобы найти утечку денег в бизнесеУзнайте, куда утекают деньги. 3 главных финансовых отчета: ДДС, прибыли/убытки и баланс. Контролируйте денежный поток, находите прибыльные направления и принимайте верные решения.
Мы часто видим, как бизнесмены радуются деньгам на счету, но теряют уверенность в завтрашнем дне. Цифры разбросаны, команда видит только свой участок, а общая картина теряется. В статье мы показываем, какие отчеты собирают все финансовые потоки в единую картину и помогают управлять бизнесом спокойно.
Если смотреть на финансовые операции как на отдельные суммы, их сложно сложить в единую картину. Непонятно, куда уходят деньги и какие проекты приносят реальную прибыль. Когда все движения собираются в отчеты, их легче анализировать — находить доходные направления и оптимизировать расходы.
Зачем нужны финансовые отчеты
Любой бизнес — это постоянное движение денег. Часто владельцы теряют контроль над этим потоком. Становится непонятно, на что уходят средства и откуда приходят. Если трудно объяснить прошлые периоды, еще сложнее планировать будущее.
Каждый платеж оставляет след: зарплата сотрудников, закупка сырья, поступление оплаты от клиента. Собирая эти следы в отчеты, анализируя их и планируя новые шаги, мы ведем финансовый учет. Финансовая отчетность помогает контролировать денежные потоки, оценивать прибыльность, планировать действия и избегать ошибок, превращая разрозненные цифры в единую управленческую картину.
Сохранять эти финансовые следы, систематизировать их в отчеты, анализировать и строить дальнейшие планы — все это составляет суть финансового учета. Его фундаментом является финансовая отчетность. Она позволяет:
- контролировать денежные потоки — отслеживать, кому, когда и сколько мы платим, а также какие платежи поступают к нам;
- оценивать эффективность бизнеса — определять его прибыльность, рентабельность, платежеспособность и маржинальность;
- планировать и принимать обоснованные управленческие решения — касательно оптимизации процессов, расширения деятельности или новых партнерств;
- избегать ошибок — таких как невыгодные сделки, некорректное распределение бюджета или принятие непосильных кредитных обязательств;
- объединить все аспекты бизнеса — рассматривать сотрудников, клиентов, производство и продукт через призму финансовых показателей.
Существует три основных вида таких отчетов, о которых мы и поговорим.
Отчет о движении денежных средств (ОДДС)
Представьте выписку по расчетному счету бизнеса. В ней — полная история операций за период, например, месяц: 20 000 ₽ перечислено поставщику за материалы, 5 000 ₽ ушло на оплату коммуналки за офис, 30 000 ₽ получено авансом от клиента и т.д. Итог выписки — остаток на счете. По сути, эта история поступлений и списаний в упрощенном виде и есть движение денежных средств (ДДС), или cash flow.
В ОДДС фиксируются деньги, которые фактически поступили на счета компании или были с них списаны. Такой подход называется кассовым методом. Например, вы перечислили 20 000 ₽ поставщику за товар, который он еще не привез. Эти 20 000 ₽ уже отразятся в ДДС как расход. И наоборот, если клиент перевел 30 000 ₽ авансом за еще не выполненную работу, эта сумма сразу попадет в отчет как приход.
Зачем нужен ОДДС
Этот отчет дает контроль над денежным потоком: сколько, откуда пришло и куда ушло, что осталось. Это позволяет:
- Выявить самые доходные направления. Например, если на производство молока и масла тратится одинаково, но масло приносит втрое больше выручки, можно сфокусироваться на нем, свернув молочный цех.
- Найти крупные статьи расходов. Если платежи по кредитам становятся неподъемными, отчет покажет это, и можно будет договориться с кредиторами о реструктуризации.
- Принимать обоснованные финансовые решения. ОДДС поможет понять, хватит ли у бизнеса свободных средств в этом месяце на покупку, например, нового станка.
- Предотвратить кассовый разрыв — ситуацию, когда деньги на счетах кончились, а платить по обязательствам нужно. Например, зарплату надо выдать 8 числа, а оплата от клиента поступит только 10-го.
Из чего состоит ОДДС
Это таблица, где отражены списания и поступления.
- По горизонтали — вид деятельности и статья учета. Например, закупка сырья — операционная деятельность (производственный расход), а покупка оборудования — инвестиционная.
- По вертикали — период (неделя, месяц, квартал, год).
Статьи можно детализировать, добавлять пояснения. Это помогает увидеть, на что тратится больше всего, какая деятельность приносит основной доход и что можно оптимизировать.
Пример: компания «Цветовод»
Предположим, у компании «Цветовод» (продажа растений и озеленение) доходы за месяц таковы:
- Оплата товаров (растения) — 43 500 ₽.
- Оплата услуг (озеленение) — 120 000 ₽.
- Предоплата за товары — 5 000 ₽.
- Предоплата за услуги — 30 000 ₽.
Руководитель видит:
- 163 500 ₽ (120 000 + 43 500) — это «свободные» деньги, которыми можно распоряжаться.
- 35 000 ₽ (30 000 + 5 000) — это аванс, который еще нужно отработать, и эти средства не являются окончательным доходом.
- Услуги озеленения приносят больше выручки, чем продажа растений.
Анализ остатка
Ключевой итог ОДДС — остаток денег на счетах. Он показывает дефицит или профицит.
- Отрицательное сальдо (расходы > доходов) может сигнализировать о хроническом дефиците (требует пересмотра издержек) или быть разовым явлением (крупная покупка оборудования).
- Положительное сальдо (профицит) — это хорошо, но если деньги просто лежат на счете, бизнес теряет потенциальную прибыль. Их можно:
ОДДС и платежный календарь
ОДДС, как правило, строится с помесячной разбивкой и не всегда предупредит о завтрашнем кассовом разрыве. Для ежедневного контроля платежей и поступлений используется платежный календарь, который помогает планировать операции по дням.
Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)
ОДДС показывает наличие денег на счетах, но являются ли они прибылью? На этот вопрос отвечает отчет о прибылях и убытках. Если ОДДС отражает процесс, то ОПиУ — финансовый результат.
В ОПиУ суммы фиксируются методом начислений — только после подписания закрывающих документов (актов, накладных), когда деньги официально становятся выручкой. Например, аванс в 2 000 ₽, полученный 5 мая, попадет:
- В ОДДС — 5 мая.
- В ОПиУ — 10 мая (после подписания акта выполненных работ).
Зачем нужен ОПиУ
Отчет оценивает экономическую эффективность бизнеса и помогает:
- Определить прибыльность и размер возможных дивидендов.
- Оптимизировать расходы (например, выявить раздутые административные затраты).
- Найти самый рентабельный проект. Например, масло дает выручку 300 000 ₽ при затратах 250 000 ₽ (рентабельность 20%), а молоко — 100 000 ₽ при затратах 60 000 ₽ (рентабельность 67%). Выпускать молоко выгоднее.
Из чего состоит ОПиУ
Это таблица, где по горизонтали — периоды, по вертикали — финансовые показатели и статьи.
Основные разделы:
- Выручка — это доход от основной деятельности компании, который показывает общую сумму заработанных от продаж средств.
- Производственные расходы (или себестоимость) — средства, затраченные непосредственно на создание продукта или оказание услуги. Детализация этой статьи (например, выделение затрат на сырье, зарплату производственного персонала) помогает понять, какие факторы больше всего влияют на себестоимость. К примеру, в IT-разработке до 85% расходов часто составляют зарплаты программистов. Рост себестоимости — сигнал к анализу: какую именно статью можно оптимизировать?
- Валовая прибыль — разница между выручкой и себестоимостью. Этот показатель отражает, сколько средств остается после покрытия прямых затрат на производство и реализацию. Сравнивая валовую прибыль по разным товарам или направлениям, можно определить наиболее доходные из них.
- Внереализационные доходы — поступления, не связанные с основной деятельностью. Например, доход от сдачи в аренду свободного помещения. Если такие доходы становятся стабильными, есть смысл рассмотреть это направление как потенциально основное.
- Косвенные (управленческие) расходы — затраты на обеспечение работы бизнеса в целом: административный персонал, аренда офиса, маркетинг, налоги. Они показывают, сколько ресурсов уходит на поддержание операционной деятельности. Их анализ часто открывает возможности для экономии — например, за счет перехода на удаленный формат работы или оптимизации площадей.
- Рентабельность — показатель, демонстрирующий, сколько прибыли приносит каждый вложенный рубль. Направления с высокой рентабельностью целесообразно развивать, а с низкой — оптимизировать: сокращать издержки или корректировать цены.
Важно анализировать ОДДС и ОПиУ вместе. Например, по ДДС виден профицит от продажи имущества, и вы решаете вывести деньги как дивиденды. Но ОПиУ при этом может показывать убыток по основной деятельности, и эти средства были бы критически важны для покрытия будущих расходов.
Управленческий баланс
Баланс — сводка активов (чем владеет бизнес) и пассивов (за счет чего существует бизнес) на конкретную дату. Это общая финансовая «фотография» компании.Данные в баланс попадают из управленческого или бухгалтерского учета.
Зачем нужен баланс
Отчет помогает:
- Оценить платежеспособность бизнеса — понять, насколько быстро компания способна погасить все обязательства, конвертировав активы в денежные средства.
- Проанализировать структуру обязательств — увидеть соотношение дебиторской и кредиторской задолженности. Например, значительный объем дебиторки может сигнализировать о необходимости активнее работать с должниками по возврату средств.
- Классифицировать обязательства по срочности — отделить текущие долги, которые нужно погасить в ближайшее время, от долгосрочных.
- Оценить структуру капитала — понять, за счет каких источников (собственных или заемных) преимущественно финансируется деятельность. Это показывает, накапливает ли компания реальную стоимость или зависит от внешнего финансирования.
- Выявить неэффективно используемые активы — обнаружить «замороженные» ресурсы. Классическая ситуация: по отчету о прибылях есть прибыль, а денег на счетах нет. Баланс может показать, что прибыль «осела» в излишках товарных запасов или сырья. Мобилизация этих активов позволяет высвободить средства и повысить финансовый результат.
Из чего состоит баланс
Два равновесных раздела (Активы = Пассивы):
- Активы:
- Пассивы:
Сравнение отчетов
- ОДДС — о движении реальных денег (кассовый метод).
- ОПиУ — о финансовых результатах (метод начислений).
- Баланс — о финансовом положении на дату (активы и источники их формирования).
Для глубокого анализа и принятия верных решений все три отчета необходимо рассматривать в связке.
Пример комплексного анализа
Планирование роста и инвестиций
Задача: расширение бизнеса, открытие новых точек или запуск продукта.Анализ отчетов:
- ОДДС: наличие свободных средств и график крупных поступлений.
- ОПиУ: рентабельность рассматриваемого направления.
- Баланс: активы, которые можно использовать для масштабирования.
Пример: наличие 200 000 ₽ на счетах (ОДДС), высокая прибыльность текущей деятельности (ОПиУ) и достаточный объем собственных активов (Баланс) создают надежную основу для инвестиций.
Управление кассовыми разрывами при сезонности
Задача: преодоление дефицита денежных средств в межсезонье.Анализ отчетов:
- ОДДС: распределение денежных потоков по месяцам.
- ОПиУ: определение направлений или товаров, которые сохраняют прибыльность в низкий сезон.
- Баланс: поиск активов (например, резервов), способных поддержать бизнес в период спада.
Пример: в межсезонье на счетах 30 000 ₽ при обязательствах 50 000 ₽. При этом годовая прибыль высока (ОПиУ), а баланс показывает долгосрочную дебиторскую задолженность в 200 000 ₽. Возврат этих средств поможет пережить период низких поступлений.
Оценка эффективности новой стратегии
Задача: анализ влияния изменений (новая стратегия, смена поставщиков).Анализ отчетов:
- ОДДС: динамика денежного потока после изменений.
- ОПиУ: рост или падение прибыльности, появление убытков.
- Баланс: возникновение новых обязательств, повышающих риски.
Пример: после внедрения изменений наблюдается сокращение денежных средств на 100 000 ₽ (ОДДС), снижение прибыли на 20% (ОПиУ) и рост долгов (Баланс). Это указывает на необходимость корректировки стратегии, поиска ликвидности и оптимизации расходов.
Использование отчетов в комплексе позволяет решать разнообразные управленческие задачи: от расчета точки безубыточности и формирования ценовой политики до оценки маркетинговых активностей и антикризисного планирования.
Используйте бесплатные шаблоны в Excel и другие инструменты для финучета и повышения эффективность бизнеса. А если хотите автоматизировать финучет и забыть об ошибках и рутине, то регистрируйтесь в Аспро.Финансы.
Начать бесплатно
