Вы только устроились на диване, открыли YouTube или взяли книгу — и тут сообщение в WhatsApp: клиент хочет записаться. Откладываете всё, пишете ему, договариваетесь на среду в 10:00. Открываете календарь, чтобы внести встречу… и тут пишет другой клиент. Чтобы не заставлять ждать, переключаетесь на него. Обещаете себе, что потом внесете первую встречу в календарь… и, конечно же, забываете об этом. 

В итоге приемы наложились друг на друга. Один из клиентов приходит, когда вы уже заняты. Он уходит — и больше не возвращается. Минус запись, минус репутация, минус деньги. Знакомая ситуация?

Справиться с этой проблемой помогают сервисы онлайн-записи клиентов. Расскажу, как перестать жонглировать переписками, почему записывать клиентов вручную — это плохая идея. А также как выбирать сервис онлайн-записи, который подойдет именно вам.

Оглавление: 

Кому нужен сервис онлайн-записи

Как сервисы помогают автоматизировать онлайн-запись

Какой сервис онлайн записи лучше выбрать: 4 критерия

Какие функции есть у сервисов

Почему Планёрка — оптимальный выбор

Кому нужен сервис онлайн-записи

Сервис онлайн-записи позволяет оптимизировать расписание, снизить административную нагрузку и, как следствие, повысить прибыль всем специалистам, которые работают в сфере услуг. Кому же он будет особенно полезен?

Фрилансерам: психологи, репетиторы, фотографы и другие специалисты. Кажется, что переписка с клиентом — это пара сообщений. Но на самом деле, чтобы просто договориться о времени, может уйти 10−15 минут. Не на обсуждение запроса или каких-то деталей, а просто чтобы выбрать удобное время.

Владельцам бизнеса: салоны красоты, фитнес-клубы, студии йоги и прочие услуги. Когда много клиентов и вручную приходится проверять свободные окна. Один клиент может попросить перенести время, другой спрашивает, какие слоты свободны. Из-за этого клиенты долго ждут ответа. В результате они могут уйти к конкурентам, а бизнес — потерять деньги.

Администраторам. Даже самый опытный администратор не может быть везде одновременно. Звонки, сообщения, посетители — ему приходится разрываться между несколькими задачами, неизбежно замедляя процесс и создавая очереди. 

Сервисы онлайн-записи помогают не забывать о клиентах, не терять встречи

вернуться в оглавление ↩

Как сервисы помогают автоматизировать онлайн-запись 

На первый взгляд, договориться о встрече просто — пара быстрых сообщений, и готово. Мы привыкли тратить на это время, не задумываясь, а ведь его можно потратить на привлечение новых клиентов, повышение квалификации или отдых. Давайте сравним, сколько времени отнимает ручная запись клиентов — и сколько времени можно сэкономить с помощью онлайн-сервисов. Разберем три шага, чтобы наглядно увидеть разницу:

Шаг 1 — договориться о времени.

❌ Ручная запись. Нужно заглянуть в календарь, выбрать дату и передать клиенту. Но это может превратиться в игру в пинг-понг: «А можно на час позже?», «А в воскресенье?», «Нет, на следующей неделе не могу, мне надо срочно». Вместо 2 сообщений — 20, а вместо 30 секунд — 10-15 минут согласовываете время.

✅ Сервис онлайн-записи. Вместо того, чтобы спрашивать клиента: «В какое время вам удобно?», отправляете ему ссылку на ваше расписание. Он сам выбирает день и время и бронирует, никаких долгих переписок. Настройка расписания заняла всего 5 минут.

Шаг 2 — внести встречу в календарь. 

❌ Ручная запись. Встречу нужно внести в календарь или записать в ежедневник. Тут и начинаются проблемы. Вы можете отвлечься или не записать кого-то сразу — и встреча просто вылетит из головы и не состоится. Клиентам неприятно: вы договорились, а в итоге — тишина.

✅ Сервис онлайн-записи. После выбора слота встреча автоматически появляется у вас в календаре. Вы видите дату, время, кто записался и ссылку на звонок. Ничего не надо дублировать и вспоминать: каждый день у вас перед глазами подробное расписание. Сколько времени на это потратили: -.

Шаг 3 — напомнить клиенту о встрече.

❌ Ручная запись. Просто запланировать консультацию недостаточно, о ней нужно еще и напомнить. У клиентов есть и другие дела: работа, учеба, дети и т. д. Если вы не напомните, велик риск, что о встрече просто забудут. Приходится ставить будильники и напоминания, самому писать за день, а потом и за час до консультации. А если встреч несколько? Сколько времени на это потратили: от 2 минут.

✅ Сервис онлайн-записи. Клиенту автоматически приходит напоминание за день или за час — как вы настроите. Вам не нужно ничего отслеживать: система сама подскажет, что встреча скоро начнется. Вы спокойно занимаетесь своими делами и не тратите время на напоминания. Сколько времени на это потратили: -.

Итог: сколько времени уходит на ручную и на автоматическую запись.

❌ Ручная запись: 17 минут × 3 встречи в неделю = 3 часа в месяц.

✅ Автоматическая запись — 10 минут в месяц, только настройка расписания.  

Больше о полезных инструментах для планирования и интересных фишках рассказали в этой статье

вернуться в оглавление ↩

Какой сервис онлайн записи лучше выбрать: 4 критерия

Онлайн-запись клиентов — это не просто «табличка со временем». У хорошего сервиса есть много других полезных фич: встроенная оплата, напоминания в мессенджере и по электронной почте, повторная запись на прием и ряд других опций, которые для вас могут оказаться лишними. Поэтому к выбору приложения для онлайн-записи стоит отнестись внимательно. Чтобы не ошибиться, учитывайте четыре ключевых критерия: удобство, функциональность, интеграции и стоимость. Разберем каждый из них отдельно.

Удобство 

Сервис должен быть понятен и вам, и клиенту. Если человеку нужно долго разбираться, как записаться на консультацию, то он, скорее всего, просто закроет приложение. 

На что нужно обратить внимание: 

  • Русскоязычный интерфейс: особенно если ваша ЦА на «вы» с английским.
  • Простая навигация: интуитивно понятный интерфейс, минимум кнопок и никаких лишних настроек.
  • Мобильная версия: важно, чтобы клиент мог записаться с телефона за пару кликов. 
Чем проще клиенту запланировать встречу, тем выше его лояльность

Функциональность 

Сервис онлайн-записи должен иметь все опции, которые помогут упростить организацию встречи: 

  • Напоминания. Вам не нужно каждый раз писать: «Вы точно придете?». Система все сделает за вас. А самое главное — люди опаздывают и забывают о встречах гораздо реже.
  • Гибкий график. В хорошем сервисе можно в любой момент изменить расписание: добавить выходной, сократить день или открыть дополнительные окна. Если у вас появился свободный вечер, не нужно обзванивать клиентов или писать: «У меня тут окошко появилось». Или захотели взять выходной — закрыли запись, и никто не сможет занять это время. 
В сервисах онлайн-записи можно в любой момент открыть свободные окна или забронировать выходной
  • Информация о клиентах. В некоторых сервисах онлайн-записи клиентов вы можете оставлять вопросы, на которые гости должны ответить. Так сразу понимаете: кто к вам придет, с каким запросом, что вы будете обсуждать. А еще это полезно для собеседований: вы сразу видите, какой кандидат пришел, можете оставить заметки о своем первом впечатлении и не держать все встречи в голове. Подробнее о том, как провести собеседование, читайте здесь
  • Аналитика. Чтобы посмотреть, с каких каналов приходят клиенты, и совершенствовать стратегию продвижения. А еще проверить, какое время бронируют чаще, а какое — реже. Например, если у вас много клиентов по субботам, а в четверг — почти никого, вы можете сделать четверг выходным. Это сложно понять, если записываете клиентов вручную: кажется, что каждый день много работы, и она никогда не кончается. 

Интеграции 

Удобно, когда сервис совместим с вашими рабочими инструментами. Тогда не придется переключаться между приложениями. Это могут быть: 

  • Онлайн-календари (Google, Яндекс, Apple и другие). Все встречи хранятся в одном месте, а перед вами — готовое почасовое расписание. Не нужно самим заносить встречи в блокнот или ежедневник.
  • Платформы для видеоконференций. Если вы работаете онлайн, сервис сам создаст ссылку на Zoom или Google Meet. Она автоматически появится в карточке записи. Клиенту больше ничего не нужно искать, а вам отправлять. Вы просто переходите по ссылке — и встреча начинается.   
  • Мессенджеры. Благодаря им сервис может напоминать клиентам о встрече. Электронную почту проверяют редко, письма легко теряются или попадают в «Спам», а вот мессенджеры всегда под рукой. В Телеграм, например, уведомление точно дойдет до клиента. 
  • Платежные системы. Тогда клиент сможет сам оплатить вашу услугу: без лишних вопросов и напоминаний, в том же самом приложении. 
Чем больше интеграций, тем проще клиенту работать с приложением

Стоимость 

При выборе сервиса онлайн-записи важно понимать, за что вы платите, чтобы избежать ненужных трат и выбрать оптимальное решение для своего бизнеса. Ориентируйтесь не только на цену, но и на функциональность, чтобы убедиться, что сервис действительно соответствует вашим потребностям. На что стоит обратить внимание при оценке стоимости?

  • Наличие бесплатного тарифа. Многие сервисы предлагают бесплатный тариф с ограниченным набором функций. Это отличный способ протестировать сервис, оценить его удобство и понять, подходит ли он вам. Даже если вам в итоге потребуется платный тариф, бесплатный поможет вам принять более обоснованное решение.
  • Разделение базовых и платных функций. Важно понимать, какие функции включены в базовый тариф, а за какие придется доплачивать. Убедитесь, что в базовом тарифе есть все необходимые вам функции, или оцените стоимость расширенной версии, если вам нужны дополнительные возможности.
  • Избегайте навязанных модулей. Некоторые сервисы предлагают платные модули, которые могут быть вам не нужны (CRM, бухгалтерия, чат-боты, склад и т. д.). Убедитесь, что вы платите только за те функции, которыми будете реально пользоваться. Если вам нужны только онлайн-запись и напоминания, нет смысла переплачивать за модули, которые не пригодятся. Выбирайте сервис с гибкой системой тарифов, позволяющей настроить функциональность под ваши потребности.

 вернуться в оглавление ↩

Какие функции есть у сервисов

На рынке представлено множество сервисов онлайн-записи, каждый из которых имеет свои особенности, преимущества и недостатки. Чтобы помочь вам сориентироваться, я нашел несколько популярных вариантов на разные потребности и бюджеты. Выбирал эти сервисы, исходя из следующих критериев: популярность среди пользователей, разнообразие функций, наличие как комплексных, так и простых решений, а также доступность для российского рынка. Давайте подробнее рассмотрим возможности каждого из них.

YCLIENTS — не просто электронный календарь, а целая экосистема для бизнеса. 

✅ Плюсы. В сервисе очень много функций: своя CRM-система, чтобы не терять клиентов, СМС-напоминания, а также финансовый и складской учет. В YCLIENTS сотрудники сразу видят свое расписание и продажи. Клиенты же могут записаться за пару кликов и сразу же оплатить услугу банковской картой. 

❌ Минусы. Для малого бизнеса и фрилансеров этих функций слишком много. В результате — изучение десятков лишних модулей и долгая настройка сервиса под себя. Чтобы зарегистрироваться, недостаточно указать почту или номер телефона: нужно ответить на вопросы. 

💰 Цена. От 754 ₽ до 1485 ₽: цена зависит только от срока подписки. Чем дольше срок, тем дешевле подписка. Функции во всех тарифах одинаковые.

Картинка 6. Подпись: YCLIENTS предлагает множество полезных функций, однако интерфейс может показаться сложным для освоения из-за большого количества элементов 

Calendly — это зарубежный сервис онлайн-записи, который широко используется в сфере образования и IT.  

✅ Плюсы. Главное преимущество — простой и интуитивно понятный интерфейс. Также есть интеграции с Google Meet и Zoom, поэтому вам не придется каждый раз создавать ссылку на встречу. Кроме того, в приложение встроена система напоминаний. Клиенту заранее придет сообщение о встрече, и шансов, что он забудет или опоздает, становится гораздо меньше.

❌ Минусы. Интерфейс только на английском. Российские платежные системы не поддерживаются, оплата — в долларах. Из-за этого сервисом будет некомфортно пользоваться. 

💰 Цена. От 10 $ в месяц (~900 ₽). 

Картинка 7. Подпись. В Calendly простой и интуитивно понятный интерфейс, но нет перевода на русский язык

Bumpix — отечественный сервис для онлайн-записи для мастеров, фрилансеров и небольших студий. 

✅ Плюсы. Сразу понятно, как назначить встречу, как составить расписание и где его посмотреть. В приложении легко разобраться даже тем, кто раньше не пользовался подобными сервисами. Кроме того, оно полностью на русском. 

❌ Минусы. Мало дополнительных инструментов: нет аналитики, интеграций с мессенджерами и платежными системами. Если нужен более гибкий и масштабируемый инструмент, возможностей этого сервиса не хватит. 

💰 Цена. От 3,49 € (~350 ₽) в месяц.

У Bumpix простой и интуитивно понятный интерфейс, но нет дополнительных функций — ни аналитики, ни интеграций

вернуться в оглавление ↩

Почему Планёрка — оптимальный выбор

Планёрка — российский сервис онлайн-записи, разработанный специально для фрилансеров, малого и среднего бизнеса. Здесь нет перегруженных CRM и лишних модулей: только нужные инструменты, чтобы назначать встречи и не терять бронирования.

Интерфейс полностью на русском. Есть интеграции с Яндекс Телемост, Zoom, Sber Jazz и другими известными платформами — не придется каждый раз вручную создавать ссылки на встречи. 

Кроме того, через Планёрку вы можете принять оплату за консультацию. Также приложение синхронизируется с популярными календарями: Яндекс, Google, Apple и другими, поэтому вы можете составлять расписание в любом удобном для вас приложении.

Вот как выглядят шаблоны встреч в Планёрке: вы можете назначить встречу в 2 клика

вернуться в оглавление ↩

Какие еще функции Планёрки помогают не потерять клиентов:

  • Быстрая запись и часовые пояса. Клиенты получают мгновенный доступ к вашему расписанию и могут самостоятельно выбрать удобный слот для записи, просто перейдя по ссылке. Планёрка подстраивается под часовой пояс организатора и гостей встречи. Больше не нужно вычислять вручную, сколько времени в Екатеринбурге или Берлине: сервис сам покажет человеку свободное время для записи по его локальной зоне.
Ваши клиенты и вы можете находиться в разных часовых поясах. Планёрка автоматически учтет разницу во времени

Меньше пропусков и отмен. Сервис напоминает о встрече — по почте и в Телеграм. Например: «Сегодня в 18:00 у вас урок английского». Так ниже вероятность, что люди забудут, перепутают время или перенесут встречу в последний момент. Можно настроить напоминания: в диапазоне от 24 часов до 5 минут до встречи.

Презентация услуг. В Планёрке можно создать сайт-визитку, на которой будет сразу видно, чем вы занимаетесь, какие у вас кейсы, отзывы, и когда вы доступны для записи. Ссылку на эту визитку можно закрепить в шапке профиля в социальных сетях или разместить на других онлайн-ресурсах. Более того, в сервисе есть встроенная аналитика Google и Яндекс, чтобы отслеживать источники трафика и понимать, откуда именно к вам приходят клиенты. Это позволяет вам не только презентовать свои услуги, но и привлекать новых клиентов, отслеживая эффективность маркетинговых усилий и оптимизируя рекламные кампании для максимального результата.

Такую страницу можно создать за 5 минут в Планёрке — без сложных конструкторов и веб-дизайнеров

Вместо того, чтобы тратить вечер на переписки, вы можете провести еще одну консультацию или просто отдохнуть с семьей и друзьями. 

Попробуйте Планёрку, она бесплатна

вернуться в оглавление ↩