Меня зовут Виктория, и довольно долго слово срочно действовало на меня почти безотказно. Если коллега писал, что что-то нужно срочно посмотреть, исправить или отправить, я автоматически перестраивала свой день. Откладывала задачу, которой занималась, открывала присланный файл и старалась помочь как можно быстрее.
Мне казалось, что именно так выглядит нормальная командная работа. Если у человека возникла проблема, а я могу помочь, странно заставлять его ждать.
Со временем я заметила неприятную вещь: большинство срочных задач почему-то переставали быть срочными сразу после того, как переходили ко мне.
Срочно оказалось очень растяжимым понятием
Однажды утром мне прислали документ и попросили срочно его проверить. У меня как раз был запланирован довольно большой кусок работы, на который я специально оставила первую половину дня.
Я его отложила.
Документ занял примерно час. Я проверила текст, оставила комментарии и написала, что закончила. Ответ пришел ближе к вечеру. Оказалось, что окончательно этот документ собирались отправлять только на следующий день.
Ничего страшного не произошло. Один час тоже не катастрофа. Проблема была в другом: после переключения мне потребовалось время, чтобы снова вспомнить, на чем я остановилась в своей основной задаче.
Подобные ситуации начали повторяться.
Нужно срочно посмотреть презентацию. Потом выясняется, что встреча через три дня.
Нужно срочно дать мнение по тексту. После моего ответа обсуждение продолжается на следующей неделе.
Нужно срочно прислать данные. Через несколько часов обнаруживается, что человек, которому они требовались, вообще сегодня их смотреть не будет.
Я поняла, что у нас с коллегами разные определения срочности. Для одного человека срочно означало мне желательно получить это сегодня. Для другого я только что вспомнил об этой задаче и теперь хочу закрыть ее из головы. И только иногда срочно действительно означало без этого через час остановится работа.
Но внешне все три ситуации выглядели одинаково.
Я начала задавать один вопрос
Теперь, когда мне пишут, что задача срочная, я не отвечаю сразу хорошо, сейчас сделаю.
Сначала я спрашиваю:
К какому моменту нужен готовый результат?
Этот вопрос неожиданно хорошо работает.
Вместо абстрактного срочно появляется конкретный срок.
Иногда человек отвечает до 16 часов. Тогда все понятно: я смотрю на собственные задачи и решаю, могу ли успеть.
Иногда ответ выглядит так: сегодня было бы хорошо, но завтра утром тоже нормально. И внезапно задача перестает требовать немедленного переключения.
Еще один распространенный вариант: до пятницы. При том что разговор происходит во вторник.
А иногда выясняется, что действительно есть проблема. Например, через сорок минут начинается встреча с клиентом и без моих данных коллега не сможет показать результат. Такую задачу я действительно могу поставить вперед остальных.
Мне стало значительно проще работать не потому, что срочных задач стало меньше. Я просто перестала считать одинаково срочными совершенно разные ситуации.
Почему само переключение оказалось дороже, чем я думала
Раньше я оценивала дополнительную задачу только по времени выполнения.
Если нужно десять минут, значит это маленькая задача. Если полчаса, тоже ничего серьезного.
Но рабочий день складывается немного иначе.
Допустим, я работаю над текстом или документом, где нужно держать в голове несколько частей одновременно. Приходит сообщение. Я открываю другой файл, читаю переписку, разбираюсь в контексте, что-то исправляю и отправляю.
Формально это заняло пятнадцать минут.
После этого я возвращаюсь к своему документу и несколько минут просто вспоминаю, что хотела сделать дальше. Иногда перечитываю предыдущие абзацы. Иногда замечаю, что уже отвлеклась еще на одно сообщение.
Пятнадцатиминутная просьба легко разбивает час нормальной работы на несколько маленьких кусочков.
Когда таких просьб две или три за день, вечером появляется странное ощущение. Вроде весь день была занята, на сообщения отвечала быстро, никого не подвела, а большая собственная задача почти не сдвинулась.
Раньше я в такие дни думала, что плохо распределяю время. Сейчас я чаще смотрю на количество переключений.
Настоящая срочность обычно имеет причину
Еще одно правило, которое мне помогает: у действительно срочной задачи почти всегда можно объяснить последствия задержки.
Клиент ждет ответ сегодня.
Без файла не может начать работу другой человек.
Через час начинается встреча.
До определенного времени нужно отправить документы.
Сломался процесс, которым сейчас пользуются сотрудники или пользователи.
Тут все понятно.
А вот фраза посмотри срочно сама по себе почти ничего не говорит.
Поэтому иногда после вопроса о сроке я уточняю еще один момент: что произойдет, если сделать это позже?
Я не задаю этот вопрос с раздражением или чтобы доказать человеку, что его задача неважная. Мне нужно понять ее место среди других задач.
Например, у меня уже есть работа, которую нужно закончить до трех часов. Если новая просьба действительно должна быть выполнена до двух, придется менять план. Если ее спокойно можно сделать к концу дня, нет смысла бросать начатое.
Мне кажется, самое полезное здесь именно это разделение. Важная задача не обязательно требует выполнения прямо сейчас. Срочная задача не обязательно является самой важной задачей дня.
Я перестала использовать чужую тревогу как систему приоритетов
Это было, наверное, самым сложным.
Когда человек пишет мне несколько сообщений подряд, ставит восклицательные знаки или напоминает через десять минут, очень легко почувствовать, что его задача важнее остальных.
Но эмоциональность сообщения и реальный приоритет задачи не всегда связаны.
У кого-то просто такой стиль общения. Кто-то переживает из-за любой задержки. Кто-то привык получать ответы моментально. А кто-то пишет спокойно даже тогда, когда проблема действительно серьезная.
Если строить рабочий день только по степени настойчивости коллег, получается странная система: первым получает помощь не тот, чья задача важнее, а тот, кто громче напоминает о себе.
Я стараюсь от этого уходить.
Теперь для меня есть три простых вопроса: когда нужен результат, что зависит от этой задачи и что у меня уже запланировано на это время.
Обычно этого достаточно, чтобы принять решение.
Это не значит, что я стала всем отказывать
Когда я впервые начала так делать, мне самой казалось, что со стороны это может выглядеть как нежелание помогать.
Оказалось наоборот.
Людям обычно намного удобнее получить понятный ответ. Если я могу сделать задачу к трем, я так и пишу. Если не могу, называю время, когда смогу.
Например:
Сейчас заканчиваю отчет, он нужен к 14 часам. После него посмотрю твой файл, примерно к 15:30 пришлю комментарии.
Такой ответ полезнее, чем сейчас посмотрю, после которого человек еще два часа не понимает, когда именно будет результат.
Если срок действительно критический, коллега скажет об этом. Тогда уже можно вместе решить, что передвинуть.
Мне также стало проще говорить о конфликте приоритетов. Раньше я пыталась каким-то образом вместить все сразу. Сейчас могу написать, что у меня одновременно есть две задачи с одинаковым сроком и нужно определить, какая из них важнее.
Это особенно хорошо работает, когда обе задачи приходят от одного руководителя. Вместо того чтобы самостоятельно угадывать его приоритеты, я просто прошу их обозначить.
Что я делаю сейчас
У меня нет сложной системы.
Если задача приходит без срока, я уточняю срок.
Если она называется срочной, выясняю, к какому конкретно времени нужен результат.
Если ради нее приходится откладывать уже начатую работу, проверяю, действительно ли последствия задержки новой задачи серьезнее.
Если две задачи конфликтуют, не пытаюсь молча сделать обе одновременно, а сообщаю об этом.
И еще я стараюсь сама не писать коллегам срочно, если могу назвать нормальный срок.
Вместо срочно посмотри пишу, например: сможешь посмотреть сегодня до пяти? Или: это понадобится завтра утром, если получится проверить сегодня, будет отлично.
Человеку на другой стороне сразу понятнее, насколько быстро ему действительно нужно переключаться.
Работать стало спокойнее
Самое неожиданное последствие этого правила в том, что я стала меньше злиться на внезапные просьбы.
Раньше очередное срочно воспринималось почти как вторжение в мой рабочий день. Я еще ничего не сделала, а уже раздражалась, потому что представляла, как придется менять планы.
Теперь сначала выясняю срок.
Очень часто оказывается, что менять ничего не нужно.
Наверное, поэтому вопрос к какому моменту нужен результат оказался для меня полезнее многих систем тайм-менеджмента. Он не делает рабочий день идеально предсказуемым и не отменяет настоящие авралы. Он просто отделяет реальные авралы от задач, которым кто-то случайно приклеил ярлык срочно.
А этого уже достаточно, чтобы рабочий день немного чаще принадлежал мне, а не последнему сообщению в мессенджере.
