Смена места работы, сферы деятельности или даже ротация внутри существующей системы, как и любые изменения являются для человека не просто волнительными моментами, но и зачастую создают стрессовое восприятие окружающего.
Сегодня предлагаем поговорить о процессах и методах, которые помогают интегрироваться позитивно, с минимальной негативной отдачей и почему это эффективно, не только для сотрудника, но и для бизнеса в целом. Свою позицию по данному вопросу представит Титова Наталия, эксперт в области кадрового менеджмента, HR-менеджер компании Эквио.
Наталия, расскажите, что скрывается за понятиями Pre-boarding и on-boarding?
Pre-boarding — это процесс подготовки кандидата к приходу в новую компанию или погружению в сферу деятельности до начала его первого рабочего дня, т.е. Pre-boarding приходится на промежуток времени между моментом, когда кандидат принял предложение о трудоустройстве (сотрудничестве) и его первым официальным рабочим днем.
В то время, как On-boarding — это процесс адаптации сотрудника в бизнес-процессы компании, после подписания документов о трудоустройстве (сотрудничестве), начиная с первого рабочего дня и до момента успешного достижения поставленных адаптационной программой целей.
Из каких элементов состоят данные процессы?
На этапе Pre-boarding начинается плавное введение кандидата в информационную среду компании.
Оптимально предоставить кандидату информацию по следующим направлениям:
- о порядке оформления сотрудничества, подписании корпоративных документов, о рабочем месте, наличии корпоративной HR политики (дресс-код, наличие дополнительного медицинского страхования, оборудованных мест для приема пищи, компенсационных выплат и т.д.);
- о компании в целом (история создания, основные цели и задачи);
- общие сведения о направлении, по которому происходит трудоустройство кандидата (цели и задачи подразделения, структура, подчиненность) и четкие пояснения о первом рабочем дне.
В процессе On-boarding происходит погружение сотрудника непосредственно в бизнес-процесс компании. Это одна из важнейших ступеней, определяющая, как эмоциональную составляющую сотрудника, так и его качественное положение в рамках компании.
Наиболее эффективно выстроить процесс по следующим этапам:
- подготовить адаптационный план сотрудника, — это план погружения сотрудника в должность. Документ, в котором поэтапно от простого к сложному прописаны задачи, сроки выполнения и критерии оценки. Адаптационный план — ориентир как для работника, так и для руководителя, для оценки требований и ожиданий;
- закрепить за сотрудником наставника или куратора. Основной элемент адаптации — процесс получения знаний и навыков по замещаемой позиции. Не смотря на закрепленный нормативно факт трудоустройства, сотрудник еще не погружен в процессы настолько, чтобы в полном объеме самостоятельно выполнять весь объем поставленных задач. В данный период поддержка ментора крайне важна;
- сформировать понятную Базу знаний и процессов. База знаний — краеугольный камень внутренней информационной системы компании. Он актуален не только для новых сотрудников, но и для опытных коллег, как в моменты ротации, так и в период текущего рабочего процесса.
Сформулируйте пошаговые процедуры по процессам, пополняйте базу актуальной применимой информацией, нормативной базой и т.д., в зависимости от специфики деятельности.
А на что обратить внимание HR-менеджеру и команде при сопровождении Pre-boarding и on-boarding?
Здесь важно:
- не перегружать кандидата чрезмерным количеством данных. Информация должна быть лаконичной и дозированной. Не стоит знакомить его на этапе Pre-boarding с большим объемом документации, детальными процессами или контактами коллег. Процесс должен быть нацелен на формировании в сознании кандидата представления, что выбранная им компания доброжелательна и конкурентоспособна. Минимизация «черных дыр» снижает риски отказа кандидата до момента официального оформления;
- находиться в контакте в течение всего срока адаптации и погружения. Часто у кандидата уже после завершения собеседования и принятия оффера возникают вопросы, в большинстве своем организационного характера. Быстрое снятие этих вопросов снижает уровень тревожности у кандидата и позволяет формировать позитивную коммуникацию. Данная политика актуальна как для Pre-boarding, так и для on-boarding. Оперативная коммуникация (мессенджеры, чаты, эл. почта) помогает не только в быстром решении рабочих вопросов, но и снимает эмоциональную напряженность новичка;
- плавно погружать в процессы. На практике часто происходит ситуация, когда нового сотрудника с первых дней нагружают большим объемом разноплановых задач, предусмотренных нормативными условиями сотрудничества. Результат — это быстрое выгорание и утрата мотивации сотрудника. Следует принимать во внимание, что нет единого временного порога входа в рабочий процесс — это индивидуальный критерий для каждого человека. Постановка задач должна идти от легкого к сложного. Безусловно, этот подход требует ресурсов, в т.ч. со стороны руководителя или наставника, но принесет более эффективный результат, чем быстрое погружение во все задачи разом.
Наталия, данный подход определенно является клиентоцентричным, направлен на удовлетворение запросов кандидата и нового сотрудника, а в чем же выгода бизнеса?
Любой бизнес нацелен на получение прибыли, а это достижимо только при наличии крепкой профессиональной команды. Pre-boarding и on-boarding нацелены на достижение таких целей, как:
- Быстрая и результативная интеграция сотрудника (достижение целей получение прибыли);
- Снижение кадровой текучести (создание комфортного микроклимата на входе высокая мотивация с первых дней).
На практике, как правило, сотрудник принимает решение о дальнейшем сотрудничестве в течении первых трех-шести месяцев работы, поэтому крайне важно не отпускать его из вида в этот период.
Какие методы обучения, как части адаптации на Ваш взгляд наиболее эффективны?
Безусловно нет идеального варианта каким образом проводить обучение, но есть общие критерии, руководствуясь которыми нужно выстраивать сам процесс:
- доступность информации (сотрудник не должен быть привязан к временным или территориальным рамкам размещения информации);
- практичность информации (информация должна быть применима на практике);
- лаконичность и четкость информации (информация не должна быть перегружена незначительными или отвлекающими деталями (излишняя геймификация и/или чрезмерное акцентирование на мало практичной информации. Идеально, если в компании разработаны процедуры или пошаговые инструкции по бизнес-процессам, это в разы увеличивает продуктивность новичков).
Исходя из данных положений, наиболее оптимально сочетание внутреннего обучения на платформенной основе с практическим наставничеством/кураторством в формате онлайн/офлайн. Здесь очень актуально использование Learning Management System (LMS) или HR-платформ. Данные системы позволяют не только закрыть базовые потребности в создании обучающих программ для старта сотрудника, но и остаются информационным ядром для всей бизнес-команды.
Что Вы имеете ввиду под информационным ядром?
Быстрая скоростью изменений — современный тренд. Ежедневно происходят, как внешние трансформации (изменение нормативной базы, алгоритмов работы, внедрение новых технологий, как пример CRM-системы и т.д.), так и внутренние изменения в команде (кадровые и структурные реорганизации, перестройка процессов, изменение регламентов и номенклатуры и прочее). Уследить за всеми изменения и эффективно применять их для функционального результата рядовому сотруднику практически невозможно. Эффект «сарафанного радио» привносит разрозненность в процессы, одни участники идут по пути старых алгоритмов, другие по пути новых, в итоге происходит организационный дисбаланс. База знаний — как раз гибкий инструмент для организации информационного пространства, где будет аккумулирована информация по бизнес-процессам. В зависимости от запросов бизнеса, ее наполнение может меняться под ситуацию и потребности.
Чтобы создать работающую базу:
- сформулируйте цели и задачи (для каких целей Вашему бизнесу нужен этот продукт);
- продумайте структуру (из каких блоков будет состоять база (например, Организационные процедуры, Справочник сотрудника, Нормативная база, Архивные данные, Номенклатура и т.д.),
- определите сферы ответственности за наполнение разделов,
- наполните базу данными и поддерживайте ее актуальность.
Безусловно, для разработки Базы знаний потребуются ресурсы, как временные, так и интеллектуальные, но это продукт, структурирующий внутреннее наполнение бизнеса и снижающий и временные, и материальные издержки в будущем.
Резюмируя изложенное, хотелось бы отметить, что очень часто бизнес, особенно SMB сегмент, пренебрегает процессами адаптации и обучения кадров, либо формализует их, превращая из рабочего инструмента в элемент бюрократии. Причинами могут быть и высокая загрузка HR сектора, и отсутствие корпоративной культуры по данному направлению или в целом отсутствие клиенториентированного подхода в культуре компании. Однако, не стоит недооценивать значимость начального этапа.
Грамотно организованные Pre-boarding и on-boarding кандидата и нового сотрудника:
- ускоряют интеграцию в корпоративную культуру,
- снижают уровень стресса,
- способствуют более быстрому вхождению сотрудника в рабочий процесс.
Результат — бизнес получает эффективного специалиста.
