Значительные изменения на рынке требуют быстрой адаптации бизнес-процессов. Особенно это касается индустрии услуг, где эффективность и контроль напрямую влияют на результат. Рассказываем историю компании DEEPSOUND, которая не только перестроила свою работу в новых условиях, но и оптимизировала её с помощью грамотной автоматизации.
Вызов: перестройка бизнес-процессов в изменившихся условиях
Компания DEEPSOUND много лет работает на рынке технического обеспечения мероприятий. За время работы команда реализовала тысячи проектов разного масштаба.
Изменения на рынке потребовали кардинального пересмотра подходов к работе. Компании пришлось оптимизировать структуру и сосредоточиться на максимальной эффективности каждого проекта. Новые реалии потребовали автоматизации всех ключевых процессов и усиления контроля.
Решение: переход к комплексному проектному управлению
Аудит бизнес-процессов выявил основную проблему — дублирование работы в разных системах. Сотрудники были вынуждены создавать сделки в одной системе для формирования документов, а затем переносить всю информацию в проекты для управления.
Оптимизация работы с заказами
Команда Аспро.Cloud предложила новый подход — перенос всего цикла работы с клиентом в модуль проектного управления. Была реализована возможность привязки коммерческих предложений и счетов напрямую к проектам.
Теперь весь цикл — от первого контакта с клиентом до завершения работ — ведется в рамках одного проекта, что устранило дублирование и потерю данных.
Универсальный шаблон проекта
Был создан единый шаблон проекта, подходящий для основных типов услуг компании:
- Мероприятие «под ключ» с полным комплексом работ.
- Простая аренда оборудования.
Вместо множества разрозненных задач внедрили укрупненные этапы с подробными чек-листами. Это упростило планирование и снизило административную нагрузку на руководителей.
Процесс работы с новой заявкой стал занимать несколько кликов:
- Создание проекта по готовому шаблону.
- Формирование и отправка коммерческого предложения.
- Выставление счета клиенту.
- Назначение ответственных за каждый этап.
Вся история взаимодействия с клиентом — звонки, письма, встречи — теперь автоматически фиксируется в карточке проекта.
Контроль финансов по каждому проекту
Бизнес в сфере услуг требует строгого контроля рентабельности каждого проекта. Любая ошибка в планировании может повлиять на финансовый результат.
В DEEPSOUND настроили детальное бюджетирование на уровне отдельных проектов:
- Планирование доходов и расходов на этапе подготовки.
- Автоматическое отслеживание фактических поступлений.
- Контроль отклонений от запланированных сроков платежей.
Бухгалтер вносит все финансовые операции и сразу распределяет их по соответствующим проектам и статьям расходов. Это позволяет руководству в режиме реального времени видеть финансовое состояние каждого мероприятия.
Учет договоров через пользовательские списки
Специфика работы компании требовала гибкого решения для учета договоров. С одним клиентом может заключаться несколько соглашений, каждое из которых связано с конкретным проектом.
Настроенный пользовательский список позволил:
- Привязать договор одновременно к клиенту и проекту.
- Видеть все действующие соглашения в карточке контрагента.
- Быстро находить нужный договор через карточку проекта.
Удаленный контроль и координация
Территориальная разобщенность сотрудников потребовала особых решений для контроля и координации работы команды.
Интеграция с системой телефонии решила эту задачу:
- Все звонки автоматически записываются и сохраняются.
- Руководство может контролировать качество переговоров сотрудников.
- Полная история коммуникаций привязывается к проектам и клиентам.
Планирование ресурсов через календарь
Календарь стал центральным инструментом планирования использования оборудования. Менеджеры отмечают даты мероприятий, что позволяет избежать накладок и гарантированно обеспечить клиентов необходимой техникой.
Результаты: прозрачность и стандартизация
Внедрение комплексной системы управления позволило DEEPSOUND достичь следующих результатов:
Стандартизация процессов: Все руководители проектов работают по единым алгоритмам, что исключает ошибки и повышает качество обслуживания клиентов.
Повышение прозрачности: Руководство в любой момент может оценить загрузку команды, финансовое состояние проектов и эффективность работы.
Сокращение административной нагрузки: Автоматизация рутинных операций позволила сотрудникам сосредоточиться на основных бизнес-задачах.
Улучшение финансового контроля: Детальная аналитика по каждому проекту помогает принимать взвешенные решения и оптимизировать рентабельность.
Опыт DEEPSOUND показывает — правильная автоматизация и стандартизация процессов помогают бизнесу не только адаптироваться к изменениям, но и создать прочную основу для дальнейшего роста.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
