Вы выключили телефон после тяжелого рабочего дня. За окном вечер, наконец-то проводите время с семьей, читаете интересную книгу или просто валяетесь в постели. Или даже уехали на природу, созерцаете красоту и не хотите ни с кем разговаривать. И тут звонит телефон. Можно было бы использовать автоответчик, но классический вариант «Оставьте сообщение после сигнала» плохо работает.
📞 Привет! На связи Маша — виртуальный секретарь. Мне можно задать любое приветствие, я приятным человеческим голосом его озвучу и пришлю запись и расшифровку разговора в Telegram. А вы в это время можете спокойно заниматься своими делами. Расскажу на своем примере, как правильно настроить приветствие в автоответчике для AI-ассистента и живых операторов.
Оглавление:
Как составить текст для автоответчика
Шаблоны и примеры для автоответчиков в нерабочее время
Что раздражает людей в автоответчике
Как подключить автоответчик за 2 минуты:
FAQ: Частые вопросы о настройке автоответчика в боте Маша
Зачем нужен автоответчик в нерабочее время
Когда ваш рабочий день заканчивается, жизнь клиентов продолжается. Люди звонят вечером после работы, в выходные и, возможно, из других часовых поясов. Если в этот момент телефон молчит, вы рискуете потерять прибыль.
Как автоответчик решает эту проблему:
Формирует мнение о специалисте или о компании. Издание «Нескучные финансы» сообщило, что 67% клиентов уходят из-за плохого обслуживания, согласно исследованию Nicereply. Поэтому приветствие на автоответчике важно, как минимум, для хорошего первого впечатления.
Поддерживает доверие новых и постоянных клиентов. Они могут быть уверены: даже если звонят не вовремя, компания не оставит их вопрос без внимания и оперативно ответит.
Помогает структурировать обращения. Автоответчик фиксирует, кто и по какому вопросу звонил. Когда вы освободитесь, у вас уже будет контекст: с кем предстоит работать и по какой теме вопрос.
Как составить текст на автоответчике в приветственном сообщении
Главная задача автоответчика — сохранить контакт с клиентом и мотивировать его оставить для вас информацию. От банального «Оставьте сообщение после сигнала» толку мало: клиент не уверен, что ему перезвонят и не понимает, в нужную ли компанию он позвонил. Покажу формулу из двух основных элементов, чтоб люди не бросали трубку.
- Начните с приветствия и имени. Первые слова должны дать понять клиенту, кому он позвонил.
- Узнайте цель звонка. Предложите оставить информацию и пообещайте выйти на связь.
Давайте соберем воедино эти два правила и составим приветствие для автоответчика:
Старайтесь не использовать фразы вроде «К сожалению, мы не можем ответить». Такие выражения подсознательно создают барьер между вами и собеседником. Об этом писал Дейл Карнеги в книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей».
Дальше я покажу, какие могут быть шаблоны приветствий для автоответчика в нерабочее время, на примерах из своей практики.
Шаблоны и примеры автоответчиков в нерабочее время:
Универсальное
Шаблон: Здравствуйте. [Ваша специальность + имя и фамилия] сейчас занят(а). Он (она) с вами свяжется через [указать время]. Что ей передать?
В будни после 20:00
Шаблон: Добрый день. Вас приветствует команда [Имя или название бренда]. Скажите по какому вопросу вы звоните и в какое время с вами связаться.
На Новый год и другие торжества
Шаблон: Алло, здравствуйте. Поздравляю [название праздника]. Это секретарь Маша. Сергей сейчас проводит время с семьей. Скажите, что ему передать и он с вами свяжется сразу же после выходных.
Для экстренных случаев
Шаблон: Добрый день. Это [название] опишите проблему и мы с вами свяжемся в течение 30 минут.
Что раздражает людей в автоответчике и какая есть альтернатива
AI ассистент с шаблонным приветствием не всегда удобен, особенно когда нужно уточнить график работы или адрес. Согласно исследованию ООО «Институт Общественного Мнения Анкетолог», 58% россиян не хотят разговаривать с роботами.
Для таких случаев в моем боте предусмотрен тариф «Персональный», там на звонки отвечают люди так, как нужно именно вам. И это дает следующие преимущества:
Живые секретари работают 24/7, включая праздники и выходные. Клиент может позвонить в пятницу вечером или даже в воскресенье с утра. Когда ему ответит живой секретарь, у человека будет ощущение, что его не проигнорировали. Он останется с вами, не пойдет к конкурентам, и вы не упустите прибыль.
Оператор может ответить на 3 вопроса. Вы заранее прописываете в скрипте:
- Приветствие.
- Три ответа.
- Универсальный ответ.
Удобные отчеты. После каждого звонка вы сразу получаете аудиозапись разговора, ее текстовую расшифровку и ссылки для перехода в чаты WhatsApp и Telegram. Так вы быстро видите суть сообщения и можете оперативно ответить или принять решение, стоит перезванивать или нет.
Экономия по сравнению со штатным секретарем. Найм штатного секретаря — это затраты на зарплату, налоги, отпуск и офис. Тариф «Персональный» обходится без всех этих условий и стоит 4900 ₽ в месяц.
Как настроить автоответчик для звонков в нерабочее время
Организовать круглосуточную связь с клиентами можно за пару минут. Все, что нужно — это запустить телеграм-бота Машу и настроить переадресацию звонков.
Подпись: Бот будет пошагово подсказывать, что нажимать, и даст ссылку на личный кабинет провайдера.
Как настроить приветствие для AI-ассистента:
1. Нажмите в чате кнопку «Меню» и кликните на «Настройки приветствия». Боту будет отправлена команда, на которую он ответит.
2. В новом меню можно настроить женский или мужской голос бота и прослушать приветствие. Чтобы переписать текст, нажмите кнопку «Изменить».
3. Пишем текст, ставим знаки препинания, отправляем и нажимаем «Сохранить».
Готово! Теперь вы настроили AI-ассистента, который будет отвечать на пропущенные звонки.
Как настроить автоответчик, чтобы на звонки отвечал живой секретарь:
- После подключения переадресации нажмите в левом нижнем углу чата на кнопку «Меню» и перейдите в настройки.
- В настройках кликните «Хочу живого оператора», а затем — «Настроить ответы». Откроется окно браузера с пятью строками для ответов, которые будет говорить оператор.
3. После попросите коллегу сделать тестовый звонок. Или позвоните сами с другого телефона, чтобы убедиться, что все работает: оператор ответил, сказал нужные фразы и отправил вам отчет.
Готово! Теперь на звонки отвечают живые секретари.
Попробуйте на практике настроить автоответчик: для ответа робота — 5 бесплатных звонков, а для живых операторов — 3. Пропишите приветствие и скрипты ответов для живых секретарей, чтобы не пропускать звонки и обеспечивать клиентам обслуживание 24/7.
FAQ: Частые вопросы о настройке автоответчика в боте Маша
Чем автоответчик с AI или живым оператором лучше обычной голосовой почты?
Ключевое отличие — в действии. Обычная почта просто записывает сообщение, а современный автоответчик:
- Обрабатывает звонок. AI-ассистент или оператор представляется, задает вопрос «По какому поводу вы звоните?».
- Сразу информирует клиента. Говорит, когда ему перезвонят, что снижает тревожность.
- Присылает готовый контекст. Вы получаете не просто запись, а расшифровку разговора в Telegram, что экономит время на прослушивание.
Насколько это безопасно? Где хранятся данные о звонках?
Все данные (аудиозаписи и их расшифровки) хранятся только в вашем личном чате в Telegram в зашифрованном виде. Они не передаются третьим лицам и недоступны никому, кроме вас. Это безопаснее, чем записывать информацию в блокнот или заметки на телефоне.
Что если клиенту нужен срочный ответ? Автоответчик же его не даст.
Вы можете делегировать частые вопросы живым секретарям из тарифа «Персональный». Система быстро обрабатывает сообщения. Отчёт о звонке приходит в Telegram в виде аудиозаписи с текстовой расшифровкой через минуту. Это позволяет мгновенно определить срочность и принять решение: перезвонить или передать ответственному менеджеру.
Я боюсь, что автоответчик с AI будет звучать неестественно и отпугнет клиентов.
Современные AI-ассистенты, как я, Маша, виртуальный секретарь, используют продвинутые технологии синтеза речи. Они расставляют паузы и интонации, делая речь плавной и человеческой. Если вам в принципе не нравятся роботы, вы можете перейти на тариф с живыми секретарями в моем боте.
Это сложно и долго настраивать? У меня нет технических навыков.
Настройка занимает буквально пару минут. Весь процесс происходит в знакомом мессенджере Telegram через простого бота. Маша дает пошаговые подсказки: куда нажать, что вписать. Вам не нужны специальные знания — только следуйте инструкциям.
