Digital-агентства сталкиваются с уникальной проблемой — их проекты не имеют четкой точки завершения. В отличие от разработки сайта или мобильного приложения, продвижение в интернете требует постоянного внимания. Рынок меняется ежедневно, алгоритмы обновляются, конкуренция растет. В таких условиях особенно важно выстроить процессы, которые позволят команде работать эффективно и не терять контроль над проектами.

Как digital-агентство может организовать работу с долгосрочными клиентами? Какие инструменты помогают не потерять ни одну задачу и контролировать рентабельность каждого проекта? Разберем на практическом примере.

Специфика работы с бесконечными проектами

Представьте агентство, которое занимается комплексным продвижением: от контекстной рекламы до SEO, от работы с блогерами до CRM-маркетинга. За семь лет команда реализовала более 100 проектов для крупных клиентов — от благотворительных фондов до образовательных порталов.

Но в отличие от проектов с фиксированным результатом, здесь каждый клиент — это марафон длиной в месяцы или годы. Нет момента, когда можно сказать «готово» и переключиться на следующую задачу. Каждую неделю нужно анализировать показатели, корректировать стратегии, адаптироваться к изменениям.

"Это марафон без финишной черты. Расслабляться некогда — рынок меняется, алгоритмы обновляются, а конкурентов становится все больше", — рассказывает Александр Гаврилин, CEO digital-агентства Panda Ads.

Почему сложные системы мешают росту команды

Многие агентства начинают работу с простых инструментов — Excel, мессенджеры, базовые таск-трекеры. Но с ростом клиентской базы такой подход перестает работать. Нужна система, которая объединит все процессы — от первого контакта с клиентом до финансовой отчетности.

В Panda Ads изначально понимали важность автоматизации и внедрили профессиональную систему управления проектами. Но через шесть лет использования столкнулись с неожиданной проблемой.

"Многие задачи решались относительно сложно и долго. Плюс интерфейс системы был достаточно сложным для понимания некоторыми членами команды", — объясняет Александр.

Особенно остро проблема проявилась при найме новых сотрудников. В команду часто приходили люди без опыта работы в digital-сфере. Вместо того чтобы сосредоточиться на освоении профессиональных навыков, они тратили недели на изучение сложного интерфейса системы управления.

"Важно, что человек видит в системе: «Создать действия в хронике» или «Написать комментарий в задаче». Суть одна и та же, но для новичков это более понятный язык", — отмечает CEO агентства.

Критерии выбора новой системы управления

Когда ситуация достигла критической точки, команда начала поиск альтернативного решения. Основными критериями стали:

  • Интуитивно понятный интерфейс
  • Интегрированный финансовый учет

"Для нас было критически важно вести финансы в той же системе, в которой мы ставим и выполняем задачи. В противном случае можно было бы легко потерять где-то какую-то сумму зачисления, какую-то цифру", — подчеркивает Александр.

Быстрый переход без потери данных

Одна из главных проблем при смене системы управления — перенос накопленных данных. Годы работы, тысячи задач, история взаимодействия с клиентами — все это нужно сохранить.

Команда Panda Ads решила эту задачу с помощью импорта CSV-файлов. Всю информацию — лиды, задачи, финансовые данные — удалось перенести в новую систему за две недели работы в вечернее время.

"Мы перенесли всю информацию и перевели команду в Аспро.Cloud, наверное, за недели две. Но нужно понимать, что мы занимались внедрением неполный рабочий день", — рассказывает Александр.

Единственное, что потребовало дополнительной настройки — пользовательские поля в проектах под специфику агентских процессов.

Выстраивание воронки продаж с автоматизацией

Сбор лидов из всех каналов

Клиенты могут обратиться в агентство разными способами:

  • Через форму на сайте
  • По электронной почте
  • В Telegram-боте или WhatsApp
  • Звонком в офис

Чтобы не пропустить ни одного обращения, все основные каналы интегрированы с системой управления. Каждый лид автоматически попадает в воронку продаж, а менеджер получает уведомление.

Если клиент обращается через несколько каналов, система объединяет всю информацию в единой карточке. Менеджеру не нужно начинать диалог с нуля — вся история взаимодействия доступна в одном месте.

Автоматические задачи для менеджеров

Чтобы исключить человеческий фактор, команда настроила автодействия для каждого этапа воронки. При переходе сделки на новый этап система автоматически ставит ответственному менеджеру соответствующую задачу.

Например:

  • Новый лид → провести брифинг
  • Потребность выявлена → подготовить коммерческое предложение
  • Предложение отправлено → назначить встречу для обсуждения
  • Договор подписан → передать информацию в отдел производства

Такой подход гарантирует, что ни одна важная задача не будет забыта, а клиенты получат максимальный уровень сервиса.

Управление проектами без жестких рамок

Гибкое планирование под изменчивый рынок

После заключения договора команда создает отдельный проект под каждую услугу. Если клиент заказывает таргетированную рекламу и SEO-продвижение, появляется два независимых проекта.

Особенность работы агентства — отказ от жестких шаблонов и автоматической постановки задач. Еженедельно менеджер проекта вручную планирует работу команды на следующую неделю.

"У нас достаточно быстро меняющаяся сфера. То, что запланировано неделю назад, завтра может быть уже неактуально", — объясняет Александр Гаврилин.

Контроль времени и рентабельности

В каждой задаче специалисты фиксируют затраченное время. Это позволяет анализировать рентабельность проектов и корректировать ценообразование для будущих клиентов.

Система автоматически формирует отчеты с наглядными графиками, где можно сравнить плановые и фактические показатели по времени и бюджету.

Финансовый контроль на уровне проектов

Автоматическое выставление счетов

Все финансовые операции ведутся внутри проектов. Менеджер может выставить счет прямо из карточки проекта — система автоматически подставит данные клиента и рассчитает сумму.

После формирования счет автоматически отправляется клиенту по электронной почте. Менеджеру остается только отследить поступление оплаты.

Прозрачность финансов по каждому проекту

Когда деньги поступают на счет, руководитель фиксирует доход в карточке проекта. Туда же добавляются все расходы — на рекламные системы, подрядчиков, инструменты.

"Клиент оплатил счет, который включает в себя бюджет нашей услуги. Мы должны понимать, сколько мы можем еще потратить на рекламную систему, а сколько мы заработали с этого сами", — подчеркивает CEO агентства.

На основе этих данных система автоматически рассчитывает рентабельность каждого проекта и прогнозирует денежный поток.

Результаты внедрения

Переход на новую систему управления решил основные проблемы агентства:

Упростилось обучение новых сотрудниковИнтуитивно понятный интерфейс позволяет новичкам быстро включиться в работу без длительного изучения системы.

Повысилась наглядность процессов продажВоронка стала более понятной, менеджеры лучше отслеживают статус каждой сделки.

Улучшился финансовый контрольВозможность вести учет доходов и расходов на уровне проектов дает полную картину рентабельности бизнеса.

"В Аспро.Cloud стало удобнее работать с продажами, появилась более наглядная воронка. Мы решаем все свои задачи, функционала хватает", — резюмирует Александр Гаврилин.

Ключевые принципы для digital-агентств

Опыт Panda Ads показывает несколько важных принципов организации работы в digital-агентстве:

  1. Простота важнее функциональности — лучше иметь понятную систему с базовым набором функций, чем мощную, но сложную в освоении
  2. Финансы и проекты — в одном месте — разделение управления проектами и финансового учета увеличивает риск ошибок и снижает контроль
  3. Гибкость планирования — в быстро меняющейся digital-среде жесткие шаблоны могут ограничивать эффективность
  4. Автоматизация рутины — автодействия в воронке продаж освобождают время менеджеров для работы с клиентами
  5. Контроль времени — фиксация затрат времени по задачам — основа для анализа рентабельности и ценообразования

Если вы управляете digital-агентством или планируете его создание, обратите внимание на эти принципы. Правильно выстроенные процессы — залог масштабирования бизнеса без потери качества услуг.

Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.