BIM-проектирование требует координации множества специалистов и точного управления процессами. Когда проектировочная компания FORMA BIM решила выйти на новый уровень организации работы, она выбрала путь профессионального внедрения через интегратора. Рассказываем, как этот подход помог достичь результатов за 2 месяца вместо долгих месяцев самостоятельных экспериментов.
Специфика BIM-проектирования и вызовы бизнеса
FORMA BIM специализируется на:
- Переводе традиционной 2D-документации в современное BIM-проектирование
- Создании цифровых библиотек для строительства
Представьте разницу между разрозненными чертежами дома и единой 3D-моделью со всеми инженерными системами — именно такой переход обеспечивает команда для своих клиентов.
Компания впечатляет масштабами деятельности:
- 200+ BIM-специалистов по всей России
- Более 100 завершенных проектов
- Свыше 1000 созданных моделей объектов
- География работы: Россия, СНГ, зарубежные рынки
Но рост бизнеса выявил потребность в системном подходе к управлению процессами.
Почему выбрали работу с интегратором
Руководство FORMA BIM понимало ценность времени в IT-бизнесе. Вместо самостоятельного изучения множества систем управления, компания приняла стратегическое решение.
«Мы заходим в систему и не совсем понимаем, как она работает. Поэтому хотелось, чтобы нам сразу сказали, что можно настроить под наши задачи, а что — нет», — объясняет Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM.
Поиск привел к интегратору X NET и генеральному директору Вадиму Большакову, который сразу предложил четкий план действий.
«Я просто искала в поисковике интеграторов Аспро.Cloud и нашла компанию X NET. Вадим сразу назначил демонстрацию системы и быстро понял, что нам нужно. Он сказал: "Все сделаем, все настроим, составим план, и все будет хорошо". С этого момента мы решили ему довериться», — рассказывает Александра.
Задачи для цифровой трансформации
Руководство определило четкие цели для внедрения системы управления:
«Переход на систему управления стал логичным шагом в развитии нашей компании. Мы хотели сделать рабочий процесс более прозрачным и четким», — комментирует Александра.
Ключевые потребности включали:
- Организацию проектного управления
- Контроль загрузки сотрудников
- Ведение финансового учета по проектам
- Планирование событий и управление расписанием
- Оптимизацию маркетинговых процессов
- Объединение всех процессов на единой платформе
Этапы внедрения: от аудита до автоматизации
Процесс стартовал с детального анализа существующих процессов.
«Работа началась с нескольких встреч, в рамках которых я провел экспресс-аудит. Нужно было понять, что команда хочет получить от внедрения, какие процессы есть в работе сотрудников. После этого мы составили техническое задание, и с этого момента стартовал проект», — описывает Вадим Большаков.
Настройка CRM и автоматизации продаж
Интегратор создал две отдельные воронки продаж: для холодных контактов и постоянных клиентов, учитывая разную специфику работы с ними.
Ключевое достижение — полная автоматизация процесса от получения заявки до постановки задач:
Автоматический алгоритм работает следующим образом:
- Письмо на корпоративную почту автоматически становится сделкой в системе
- Система назначает ответственного менеджера
- Автоматически создается задача на анализ исходных данных
- После выполнения задачи сделка переходит на следующий этап
«По такому алгоритму мы доводим каждую сделку до конца. Еще удобно, что в системе можно составлять отчеты по продажам. Легко увидеть, успешно ли завершена сделка, а если нет, то по какой причине», — отмечает Александра.
Проектное управление
Для упрощения запуска типовых работ создали универсальный шаблон проекта с возможностью адаптации под конкретные задачи.
«У нас один общий шаблон, очень общий. Если делать шаблоны под все наши проекты, их получится огромное количество, и работать с ними будет тяжело. При необходимости мы просто меняем этапы и задачи под нужный проект», — объясняет Александра.
Организация документооборота
До внедрения документы хранились в разных местах: на диске, в Контур.Диадок, в печатном виде. Это создавало путаницу и потери важных материалов.
«Вадим нам предложил удобное решение такой проблемы. Внутри системы мы сделали списки с документами по каждому заказчику. Теперь я загружаю туда подписанный PDF-файл и наглядно вижу: все в порядке, на это обращать внимание не нужно», — рассказывает Александра.
Корпоративная база знаний
Для адаптации новых сотрудников и систематизации информации создали две базы знаний: организационную и профессиональную.
«Я создала отдельную базу знаний по организационным моментам. Например, мы описали порядок работ по отпускам, отгулам и больничным: когда и кто может взять, к кому необходимо обращаться по этим вопросам», — поясняет Александра.
Сопротивление изменениям и пути решения
Как и в большинстве внедрений, команда столкнулась с сопротивлением сотрудников.
«Когда мы провели ребятам базовый урок, я столкнулась с первой для себя проблемой — нежеланием специалистов работать в системе. Было какое-то отторжение: "это что-то новое, непонятное", "зачем мне это, я и так все помню"», — вспоминает Александра.
Интегратор организовал обучающие сессии, но полное внедрение планируется поэтапно. Сейчас активно работают 11 человек из топ-менеджмента и маркетинга.
Планы развития и расширения функционала
Команда планирует поэтапное расширение использования системы:
Автоматизация бизнес-процессов
«Сначала мы хотим начать с организационных процессов. Например, получения отпуска или отгула. Далее начнем автоматизировать процессы по основной деятельности и регулярным задачам. Таким, как проверки документации или ее согласование», — планирует Вадим Большаков.
Финансовое управление
В процессе настройки находится модуль финансов с интеграцией банка и автоматизацией документооборота.
«Сейчас в процессе настройки также находится модуль "Финансы". Мы планируем интегрировать в систему банк "Точка". Еще нам интересно создавать и выставлять коммерческие предложения, счета и акты», — рассказывает Александра.
Результаты и впечатления
Внедрение заняло всего 2 месяца благодаря профессиональному подходу интегратора и активному участию команды заказчика.
«Мы настроили систему примерно за 2 месяца. Заказчик сам ответственно подошел к внедрению, начал создавать базы знаний, автоматизировать процессы. Поэтому команда достаточно быстро адаптировалась к работе в системе», — отмечает Вадим Большаков.
Александра делится впечатлениями от результатов:
«Я люблю все организованное, поэтому в восторге от системы. Появилась огромная прозрачность того, что происходит. Ничего не теряется, все на месте. При этом я знаю, кто и в какой момент чем занимается. Меня радует, что ребята отмечают задачи выполненными и получают положительную оценку, а мне приходит об этом уведомление».
Выводы для IT-компаний
Опыт FORMA BIM демонстрирует несколько важных принципов успешного внедрения:
Ценность профессионального подхода — работа с интегратором позволила сэкономить месяцы самостоятельного изучения и получить готовое решение под конкретные бизнес-процессы.
Поэтапное внедрение — вместо попытки изменить все сразу, команда начала с ключевых процессов и постепенно расширяет использование системы.
Важность обучения — даже молодой и технически подкованной команде требуется время на адаптацию к новым инструментам.
Фокус на автоматизации — настройка автоматических процессов с самого начала дает быстрый эффект от внедрения.
Если Вашей компании требуется быстрое и эффективное внедрение системы управления, рассмотрите возможность работы с профессиональными интеграторами. Опыт FORMA BIM показывает, что правильный подход позволяет получить результаты уже через два месяца вместо долгих экспериментов.
Для компаний, планирующих цифровую трансформацию, рекомендуем узнать больше о возможностях Аспро.Cloud и оценить потенциал для автоматизации Ваших бизнес-процессов.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
