В архитектурном бизнесе каждый проект уникален, требует тщательного планирования и точного расчета рентабельности. При этом многие архитектурные бюро сталкиваются с проблемой разрозненных систем управления — CRM для клиентов, отдельная программа для финансов, третья для проектов. Такой подход создает хаос и приводит к потере данных.
Сергей Капустин, руководитель архитектурного бюро XXIIIVEK, которое специализируется на разработке систем архитектурного освещения и работает преимущественно в B2B-сегменте, поделился опытом выстраивания единого процесса работы с клиентами. Среди проектов компании — такие масштабные объекты, как Смоленский метромост в Москве.
Типичные проблемы управления в архитектурных бюро
Разрозненность систем
Большинство архитектурных компаний используют несколько независимых программ одновременно. Стандартная схема выглядит так: CRM для клиентской базы, система для финансового учета, Trello или аналоги для управления задачами проектных команд.
«У нас не было единой системы, в которой ведутся сразу все процессы — была куча маленьких разных систем», — объясняет Сергей Капустин.
Отсутствие контроля рентабельности
В архитектурном бизнесе расчет рентабельности критически важен. От этого зависит участие в тендерах и ценообразование на переговорах. Однако стандартные CRM-системы не предоставляют инструментов финансового планирования проектов.
Расчеты в Excel создают дополнительные риски — формулы могут не применяться к ячейкам, возможны математические ошибки. Результат — неверные решения о участии в тендерах и финансовые потери.
Проблемы координации команды
Когда менеджеры работают в одной системе, архитекторы — в другой, а финансисты — в третьей, неизбежно возникают пробелы в коммуникации. Задачи теряются, информация дублируется, сроки срываются.
Решение через единую экосистему
Настройка комплексного процесса продаж
Архитектурное бюро XXIIIVEK выстроило полный цикл работы с клиентами в рамках единой платформы. Каждая входящая заявка автоматически создает детализированную карточку сделки.
В карточке фиксируются:
- Источник обращения
- Ссылки на проектную документацию
- Специализированные теги по типу услуг
- История всех переговоров и встреч
- Визуализация будущего проекта
«К каждой сделке прикрепляем иллюстрацию будущего проекта для наглядности. Архитекторы это особенно оценили, так как это в основном творческие личности», — отмечает руководитель бюро.
Сегментация воронок по специализации
Компания создала отдельные воронки продаж для разных направлений:
- Работа с дизайнерами
- Проекты для девелоперов
- Участие в тендерах
- Прямые заказы
Каждая воронка имеет специфичные этапы, но общая логика сохраняется:
- Сбор информации — анализ всех лиц, принимающих решения в компании-заказчике
- Установление контакта — отправка презентации, планирование звонков и встреч
- Переговоры — презентация визуализации проекта, сбор обратной связи
- Согласование КП — финальная проработка коммерческих условий
- Подписание договора — юридическое оформление сотрудничества
Интеграция коммуникационных каналов
Встроенная телефония позволяет совершать звонки прямо из карточек контактов. Это исключает необходимость переключения между программами и автоматически фиксирует историе общения.
Управление финансами проектов
Отдельный модуль финансов объединяет всю экономическую деятельность: счета, акты, коммерческие предложения. Руководитель может в режиме реального времени отслеживать денежные потоки и рентабельность каждого проекта.
Систематизация корпоративных знаний
База знаний для обучения персонала
Компания создала внутреннюю базу знаний с детальным описанием всех процессов. Это особенно важно при найме новых сотрудников или переходе на удаленную работу.
В базе систематизированы:
- Алгоритмы работы со сделками на каждом этапе
- Инструкции по ведению проектов
- Тренинговые материалы для менеджеров
- Шаблоны документов и презентаций
Адаптация к удаленному формату
Пандемия заставила многие компании пересмотреть подходы к организации работы. Архитектурное бюро успешно перевело часть позиций на удаленный формат — менеджеров по продажам и специалистов отдела реализации.
«Нам больше не хочется держать офисные пространства и оплачивать бесполезные квадратные метры. А в такой системе как Аспро.Cloud нам очень удобно, что можно вести все дела в едином интерфейсе», — объясняет Сергей Капустин.
Результаты внедрения единой системы
Прозрачность для руководителя
Собственник бизнеса получил полную картину происходящего без необходимости постоянного присутствия в офисе. Одна панель показывает активные проекты, их финансовую отдачу и состояние денежного потока компании.
«Мне как собственнику нужно постоянно контролировать все процессы. Я захожу во Аспро.Cloud и сразу понимаю, какие сейчас проекты в работе, сколько каждый из них принесет», — подводит итоги руководитель.
Устранение операционного хаоса
Переход к единой системе полностью решил проблему разрозненных данных и дублирования информации. Команда перестала тратить время на синхронизацию между разными программами.
Точность финансового планирования
Встроенные инструменты расчета рентабельности исключили ошибки Excel-планирования. Теперь решения о участии в тендерах принимаются на основе точных данных.
Практические рекомендации для архитектурных бюро
Оцените текущую ситуацию
Проанализируйте, сколько различных систем использует Ваша команда. Подсчитайте время, которое тратится на синхронизацию данных между программами.
Определите ключевые процессы
Выделите критические бизнес-процессы, которые должна поддерживать система:
- Ведение переговоров с клиентами
- Управление проектными командами
- Финансовое планирование
- Документооборот
Планируйте внедрение поэтапно
Не пытайтесь перевести все процессы одновременно. Начните с наиболее критичного направления — например, с управления продажами.
Инвестируйте в обучение команды
Создание базы знаний и систематическое обучение сотрудников — обязательное условие успешного внедрения любой системы.
Единая платформа управления позволяет архитектурным бюро сосредоточиться на главном — создании выдающихся проектов, а не на административной рутине.
Ответим на любые вопросы по Аспро.Cloud
Запишитесь на онлай-консультацию по системе. Эксперты помогут разобраться со сложными кейсами, настроят систему под ваши задачи и покажут, как автоматизировать рутину.
