Представьте: вы 20 лет развиваете производственную компанию, вкладываете ресурсы, строите процессы. И вдруг рынок меняется настолько, что приходится полностью переориентироваться — от производства торгового оборудования к дизайну рекламы. Звучит как бизнес-фантастика? Для компании «Амкелин» это стало реальностью.
Этот кейс показывает, как грамотная организация процессов и правильный выбор инструментов помогли команде не просто выжить при смене ниши, но и быстро наладить эффективную работу в совершенно новой сфере.
История трансформации: от металла к пикселям
С 2001 года «Амкелин» производила сетчатое торговое оборудование — стойки, стеллажи, промостолы. За два десятилетия компания заработала репутацию надежного поставщика среди десятков клиентов.
«Можно смело заявить, что за 20 лет работы на рынке торгового оборудования мы завоевали доверие нескольких десятков компаний. Мы постоянно развивались и совершенствовали технологию производства. Но экономические условия вносят свои коррективы в работу бизнеса», — рассказывает руководитель компании.
Переломный момент наступил в конце 2021 года:
- Спрос на торговое оборудование резко упал
- Выручка начала стремительно снижаться
- К сентябрю 2022 года ситуация стала критической
«Такое решение далось нам непросто. Все-таки посвятить столько лет этому направлению, вложить в него огромное количество ресурсов и вот так в моменте все взять и бросить. Но мы знали, что наше стремление к эффективному бизнесу и полученные знания за все время работы помогут нам найти верное решение этой проблемы», — делится опытом руководитель.
Новым направлением стал дизайн рекламной продукции — сфера, кардинально отличающаяся от производства. Это означало не только смену коллектива, но и полную перестройку всех бизнес-процессов.
Фундамент нового бизнеса: с чего начать перестройку
«Начали мы с организации бизнес-процессов. Мы хотели, чтобы новые сотрудники работали сразу эффективно. При этом действовать нужно было быстро и четко: времени на раскачку и ошибки не было», — объясняет руководитель компании.
Опыт использования специализированных систем в производстве подсказал команде правильное решение. После анализа рынка CRM-систем выбор пал на Аспро.Cloud — платформу, которая могла быстро адаптироваться под специфику нового направления.
Ключевым преимуществом стал 14-дневный пробный период с полным доступом к функционалу. Это позволило команде детально изучить возможности системы и понять, как она решит их задачи.
«Несмотря на то что мы заранее убедились в том, что система закрывает потребности, нам предоставили бесплатный пробный период на 14 дней. В течение этого времени у нас был доступ к полному функционалу», — отмечает руководитель.
Детальная настройка под уникальные процессы
После пробного периода команда обратилась за консультациями к специалистам для глубокой настройки системы. Основные вопросы касались модулей «Проекты» и «Задачи»:
- Контроль времени сотрудников и фиксация почасовых ставок
- Выставление счетов по затраченному времени
- Использование шаблонов проектов
- Добавление инициаторов в проекты
- Настройка виджетов рабочего стола
«Мы хотели использовать систему на все 100%. Но с некоторыми модулями возникли проблемы: было непонятно, как их настроить под наши задачи. Еще нам были необходимы доработки. Чтобы нам ответили на вопросы, мы договорились на 2 часовые консультации», — рассказывает руководитель «Амкелин».
Специфические доработки для дизайн-агентства
Бизнес-модель «Амкелин» имела важную особенность — клиенты платили не за готовый продукт по фиксированной цене, а за плановое время согласно прайс-листу. Переработки покрывала сама компания.
«У нас заказчики платят не за готовый продукт по фиксированной цене, а за затраченное время. При этом у нас есть прайс-лист с временным регламентом и ставкой для дизайнера. То есть, клиент оплачивает плановое время, а не фактическое. Переработки сотрудников покрывает компания», — объясняет руководитель.
Для решения этой задачи разработчики добавили несколько ключевых доработок:
Поле «Сумма» в списке задач — позволяет видеть стоимость каждой задачи и проекта в целом, анализировать расхождения между планом и фактом.
Фильтр оплачиваемых задач — разделяет оплачиваемые и неоплачиваемые задачи. Например, проверка работы новичка наставником — внутренняя задача, за которую клиент не платит.
«Заказчики платят только за время, которое нужно потратить для создания продукта. Но есть еще и наши внутренние задачи. Например, над проектом работает новый сотрудник. Перед тем как отправить результат клиенту, его работу должен проверить наставник», — поясняет специфику руководитель.
Контроль выставления счетов — решает проблему отслеживания оплат по многочисленным задачам.
«Задач в проекте может быть очень много. И вручную сложно отследить, выставлен по ним счет или нет. Но надо понимать, что делать это очень важно. Иначе дизайнеры могут остаться без зарплаты», — подчеркивает важность руководитель.
Ключевые инструменты ежедневной работы
Автоматизация счетов по времени
Менеджер создает проект и настраивает оплачиваемое время так, чтобы система считала сумму исходя из плана, а не факта. При выставлении счета система автоматически рассчитывает стоимость выполненных работ за период.
Управление инициаторами через пользовательские поля
В компаниях-клиентах есть «инициаторы» — сотрудники, которые ставят задачи дизайнерам. Для отчетности нужно выгружать сводки по задачам и инициаторам.
Решение нашлось в пользовательских полях — создали отдельную группу инициаторов. Теперь в каждой задаче можно выбрать инициатора, посмотреть его карточку и связаться при необходимости.
Фильтр по инициаторам позволяет быстро формировать сводные таблицы для клиентов.
Контроль эффективности сотрудников
Поскольку переработки оплачивает компания, критически важно анализировать работу дизайнеров. Отчеты показывают:
- Количество завершенных задач
- Задачи в работе
- Соотношение план/факт по времени
Руководитель может обнаружить проблемы еще на стадии выполнения задач и оперативно их устранить.
Интеграция с электронной почтой
Все заявки поступают по email. При большом потоке писем легко пропустить важную заявку или потерять детали сделки.
Каждый менеджер подключил почтовый ящик к системе. Теперь все заявки автоматически попадают в CRM, создаются карточки клиентов с историей взаимодействия. Отвечать можно прямо из системы.
Результаты трансформации
«Аспро.Cloud мы используем больше как систему для планирования, нежели как CRM. Мне, как руководителю, очень удобно следить за работой сотрудников: что делали вчера, что будут делать сегодня. Это помогает быть уверенным в том, что наш клиент получит качественный результат вовремя», — подводит итоги руководитель компании.
«Нам понравилось, что с помощью Аспро.Сloud мы не только перестроили рабочий процесс, но и сделали это максимально быстро. Нам не пришлось искать систему, которая бы была разработана для сферы дизайна. Ведь все, в чем мы нуждались, специалисты доработали или подсказали, как это получить», — заключает он.
Выводы для других компаний
Кейс «Амкелин» демонстрирует несколько важных принципов успешной трансформации бизнеса:
- Быстрота решений — в кризисной ситуации время критически важно
- Опора на процессы — даже при смене ниши нужно сразу выстраивать эффективные бизнес-процессы
- Гибкость инструментов — универсальная система с доработками быстро адаптируется под специфику бизнеса
- Поддержка экспертов — консультации специалистов помогают избежать ошибок
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Провеедем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
