Распространенное заблуждение предпринимателей — системы управления нужны только крупным компаниям с сотнями сотрудников. На практике оптимизировать процессы проще именно на раннем этапе развития бизнеса. Это позволяет избежать хаоса в дальнейшем и сразу выстроить правильную рабочую культуру.
Агентство интернет-маркетинга «Бамбл» — яркий пример такого подхода. Компания запустилась в 2018 году, а к внедрению CRM приступила в 2022-м при штате всего 6 человек. Руководитель Дарья поделилась опытом трансформации бизнес-процессов и рассказала о конкретных результатах.
Проблемы роста: почему небольшой команде понадобилась автоматизация
Четыре года компания работала без специализированного ПО. Казалось бы, зачем усложнять процессы в команде из 6 человек? Реальность оказалась жестче.
Когда мы запускали бизнес, то понимали, что выйти на рынок в условиях сильной конкуренции будет сложно. Просто посчитайте, сколько маркетинговых агентств в вашем городе.
Основные проблемы, с которыми столкнулось агентство:
- Потеря информации между сотрудниками
- Срыв сроков проектов
- Превышение бюджетов
- Низкое качество выполнения работ
- Отсутствие контроля над процессами
Было необходимо наладить рабочие процессы и, впоследствии цеплять не только опытом, но и качеством, и строгим соблюдением оговоренных сроков.
Решением стало внедрение комплексной системы Аспро.Cloud с акцентом на модули CRM, финансов и управления проектами.
Этапы внедрения: от демонстрации до полного освоения
Выбор решения
Процесс начался с демонстрации функционала. За 30 минут специалист показал возможности системы и ответил на вопросы по специфике маркетингового агентства.
Перед командой встал выбор: настраивать систему самостоятельно или заказать профессиональное внедрение.
Первый вариант все-таки более трудозатратный: если вырвать хоть одного человека из рабочего процесса, проекты встанут.
Преодоление сопротивления персонала
Самым сложным этапом стало принятие новых правил работы сотрудниками. Креативная команда отвергала ограничения и отказывалась использовать систему.
Проблему решило обучение от специалистов Аспро.Cloud. Они показали практическую пользу автоматизации для каждого сотрудника и объяснили преимущества новых процессов.
Конкретные решения бизнес-задач
Структурирование проектных работ
Проблема: Комплексные услуги SEO и продвижения на маркетплейсах включают 3-4 этапа и 30 шагов. Сотрудники теряли контроль над выполненными задачами и пропускали важные этапы.
Решение: В модуле «Проекты» создали шаблоны для каждой услуги с четким порядком работ. Теперь специалисты видят текущий статус проекта и все необходимые действия.
Анализ рентабельности услуг
Проблема: Компания вела только базовый бухучет без анализа прибыльности отдельных направлений. Ресурсы распылялись на все услуги без понимания их эффективности.
Решение: Перенесли данные о доходах и расходах в модуль «Финансы» и начали анализировать отчеты. Выяснилось, что таргетированная реклама убыточна уже два года. Отказались от этого направления в пользу видеопродакшена, который стал самым выгодным.
Автоматизация финансовых процессов
Проблема: При долгосрочном сотрудничестве нужно регулярно выставлять счета — ежемесячно или еженедельно. Сотрудники забывали отправлять документы, что приводило к потере доходов.
Решение: Настроили автоматические регулярные счета. Система сама генерирует документы по шаблонам и отправляет клиентам в установленные даты.
Централизация обработки лидов
Проблема: Заявки поступали из разных каналов — email, сайт, соцсети, телефон. Единственный менеджер не успевал обрабатывать растущий поток, многие лиды терялись.
Решение: CRM автоматически собирает заявки со всех источников и создает карточки контрагентов. Менеджеру остается только уточнить детали и связаться с клиентом.
Аспро.Cloud заменила нам еще одного менеджера только с наименьшими финансовыми затратами.
Налаживание командного взаимодействия
Проблема: При работе над сайтами задействованы специалисты разных профилей. Они забывали передавать проекты друг другу, что приводило к простоям на неделями.
Решение: Настроили автодействия — при завершении этапа система автоматически уведомляет следующего исполнителя.
Например, когда верстальщик Анна завершает работу, система автоматически передает проект Александру для наполнения контентом.
Стандартизация коммерческих предложений
Проблема: Создание КП отнимало много времени у менеджера. Клиенты жаловались на ошибки в реквизитах и описании услуг.
Решение: В конструкторе создали шаблоны предложений для всех направлений. Система автоматически подставляет данные компании и отправляет документы клиентам.
Измеримые результаты автоматизации
Внедрение системы управления дало агентству «Бамбл» конкретные преимущества:
- Возможность брать высокобюджетные проекты
- Гарантированное соблюдение сроков и качества
- Выход на международный рынок
- Успешное выполнение более 300 проектов
- Оптимизация всех бизнес-процессов
Выводы для малого бизнеса
Опыт агентства «Бамбл» показывает: автоматизация нужна не только крупным компаниям. Небольшим командам CRM-система помогает:
- Структурировать хаотичные процессы на раннем этапе развития
- Предотвратить потерю контроля при росте объемов работы
- Повысить качество услуг за счет системного подхода
- Масштабировать бизнес без пропорционального роста штата
- Подготовить базу для дальнейшего расширения команды
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
