Современный рынок заставляет компании постоянно совершенствовать процессы — иначе клиенты уходят к конкурентам. Многие руководители сталкиваются с ситуацией, когда разрозненные системы управления начинают тормозить развитие вместо того, чтобы его ускорять.
Производитель светопрозрачных конструкций «Хартек» столкнулся именно с такой проблемой: команда работала в CRM-системе для проектов и отдельной платформе для финансов. Постоянные переходы между сервисами съедали время, а увидеть целостную картину бизнеса становилось все сложнее.
Вызов: когда две системы мешают работать
ООО «Хартек» специализируется на сложных архитектурных решениях — от автоматических дверей до высокотехнологичных металлоконструкций. За 15 лет работы компания выросла от простых стеклянных перегородок до проектирования уникальных узлов с расчетом нагрузок и испытаниями на прочность.
«Наша организация начала работу 15 лет назад и производила исключительно автоматические двери и стеклянные перегородки с немецкой фурнитурой. По мере развития бизнеса мы научились проектировать металлоконструкции и реализовывать высокотехнологичные архитектурные проекты. Сейчас изготавливаем сложные конструкции. Разрабатываем сложные узлы и крепления, просчитываем и проводим испытания на их слом и вырыв», — рассказывает руководитель компании «Хартек».
Специфика деятельности требует контроля многоступенчатых процессов:
- Проектирование
- Изготовление
- Доставка
- Монтаж
- Обслуживание
При этом сотрудники обычно ведут несколько сложных проектов параллельно.
Изначально компания решала задачи управления двумя системами:
- Популярная CRM для ведения проектов и клиентов
- Отдельная платформа для финансового и управленческого учета
Казалось бы, логичное разделение. Но практика показала серьезные недостатки:
Проблема №1: Отсутствие структурированности
Задачи по бухгалтерии, проектам и обслуживанию техники сваливались в единый список. Найти нужную информацию и проконтролировать конкретные процессы становилось все сложнее.
Проблема №2: Разрыв между системами
Постоянные переходы из одного сервиса в другой отнимали время у сотрудников. Руководитель не мог оперативно оценить общее состояние компании — данные были разбросаны по разным платформам.
Поначалу это воспринималось как незначительные неудобства. Но со временем стало очевидно: системы, призванные упростить работу, только усложняли ведение бизнеса.
Решение: переход на единую экосистему
Руководитель принял решение объединить все процессы в одной комплексной системе. После тестирования различных решений выбор пал на Аспро.Cloud.
«Я протестировал бесплатный пробный период Аспро.Cloud и остановился на этой системе. Проще, когда все в одном месте: и проекты, и финансы», — объясняет руководитель компании «Хартек».
Этапы миграции
Переход прошел поэтапно без остановки рабочих процессов:
- Подготовка данныхВыгрузка информации из финансовой системы в формат CSVКорректировка и очистка данных
- Синхронизация проектовСверка существующих проектов между системамиИсключение дублирования информации
- Настройка базовых параметровВнесение реквизитов организацииУстановка начальных остатков по счетам
- Финальная настройкаЗагрузка подготовленных данныхПодключение банковских интеграций для автоматического получения выписок
Параллельно руководитель самостоятельно настроил CRM-модуль: перенес клиентскую базу и подключил IP-телефонию.
«Перейти с предыдущей системы оказалось легко благодаря удобному и понятному интерфейсу. Все освоили довольно быстро», — отмечает он.
Как работает новая система
Управление проектами
Первым делом настроили отдельные рабочие процессы для каждого отдела:
- Бухгалтерии
- Производства
- Проектировщиков
- Маркетинга
В каждом процессе выделили понятные этапы: «Сделать» → «В работе» → «Сделано».
Канбан-доска с фильтрами позволяет руководителю видеть:
- Прогресс по каждому проекту
- Общую нагрузку сотрудников
- Узкие места в процессах
Для типовых проектов создали готовые шаблоны с заданными этапами, вехами и стандартными задачами. Это значительно ускорило запуск новых проектов.
«С помощью Аспро.Cloud мы начали реализовывать проекты с минимальным количеством ошибок и четко в сроки», — подчеркивает руководитель.
Важная возможность — анализ рентабельности. В карточке каждого проекта видны плановые и фактические доходы, что помогает выявлять наиболее прибыльные направления.
Финансовый контроль
Система предоставляет полную картину финансового состояния компании. В «Хартек» активно используют отчеты ДДС и ОПиУ для анализа выручки и расходов по направлениям деятельности.
«Удобно контролировать движение денежных средств, не входя в онлайн-банк. Все остатки по счетам видны на одной странице», — отмечает руководитель.
Для оперативного контроля настроены динамические виджеты с ключевыми финансовыми показателями. Их можно просматривать с любого устройства в режиме реального времени.
CRM и автоматизация
Один из практических инструментов — автоматическая привязка электронных писем к соответствующим задачам и проектам.
«Электронное письмо, например, со счетом от поставщика автоматически привязывается непосредственно к задаче по закупке, проекту и задаче по бухгалтерии на оплату. Так счет не потеряется, и все ответственные будут иметь к нему доступ», — рассказывает руководитель.
Результаты объединения
Миграция заняла минимальное время, а результаты превзошли ожидания:
- Единое информационное пространство: вся команда работает в одной системе
- Прозрачность процессов: руководитель видит полную картину бизнеса
- Повышение качества: проекты выполняются с минимальными ошибками и точно в срок
- Экономия времени: сотрудники больше не переключаются между разными платформами
«Аспро.Cloud продумана очень хорошо. Мы не столкнулись с теми ошибками и недочетами, которые были в предыдущих системах. Перейти на новую платформу оказалось легко, внедрение оправдало себя на 100%. Теперь мы работаем в одной системе всей командой и видим общую картину бизнеса», — резюмирует руководитель компании «Хартек».
Выводы для других компаний
Опыт «Хартек» показывает: переход с разрозненных систем на единую платформу не только возможен, но и необходим для роста бизнеса. Ключевые факторы успеха:
- Тщательная подготовка данных — качественная миграция требует предварительной очистки информации
- Поэтапный подход — постепенное внедрение снижает риски и позволяет команде адаптироваться
- Вовлечение руководителя — личное участие в настройке помогает быстрее освоить возможности системы
Скачайте полезные материалы для эффективного управления финансами
Получите готовые инструкции, шаблоны и чеклисты для управления финансами компании. Берите проверенные инструменты и внедряйте без сложностей.
