Работа с множественными платформами — распространенная проблема растущих IT-компаний. Когда бизнес развивается, накапливается «зоопарк» из разных сервисов: одна система для задач, другая для клиентов, третья для финансов. Результат предсказуем — хаос в процессах и потеря контроля над проектами.
Агентство интернет-маркетинга Directline с 15-летним опытом столкнулось именно с такой ситуацией. Команда из 40+ специалистов работала с крупными клиентами вроде 2GIS и Borjomi, но эффективность страдала из-за распыленности инструментов. Рассмотрим, как техническому директору Наталье Штанюк удалось решить эту проблему за 3 месяца.
Проблема: когда систем слишком много
В Directline одновременно использовали несколько различных платформ:
- Redmine для работы с постановкой и отслеживанием задач;
- популярную CRM-систему для сбора и контроля заявок клиентов;
- бухгалтерскую программу для учета финансов;
- Slack в качестве корпоративного мессенджера;
- Google Таблицы для фиксирования информации.
Специфика агентства усложняла ситуацию. Для одного заказчика могли параллельно выполняться несколько услуг — SEO-продвижение, контекстная реклама, SMM. При этом большинство услуг носило абонентский характер без четких дедлайнов.
Мы можем оказывать одному заказчику параллельно несколько услуг, то есть одновременно у нас идет несколько процессов. Поэтому требовалось контролировать работу не только в разрезе предоставляемых возможностей, но и цельно по проекту. При этом большая часть услуг абонентская из-за неточной даты завершения работы, поэтому важно было организовывать работу спринтами по одному месяцу, — объясняет Наталья Штанюк.
Ключевые проблемы множественных систем:
- Информация о клиенте разбросана по разным платформам
- Невозможность видеть полную картину проекта
- Сложности с отслеживанием рентабельности
- Путаница в задачах и их статусах
- Неэффективный онбординг новых сотрудников
Поиск решения: что действительно нужно бизнесу
Перед выбором новой системы команда провела внутренний опрос сотрудников. Определили критически важные требования:
Управление проектами:
- Единое хранилище информации о клиенте и всех связанных проектах
- Возможность работать с комплексными проектами, состоящими из нескольких направлений
- Гибкие инструменты планирования — личного и проектного
Финансовый контроль:
- Расчет рентабельности каждого проекта
- Разделение оплачиваемых и неоплачиваемых часов
- Контроль бюджета в режиме реального времени
Клиентский сервис:
- Предоставление заказчикам доступа к информации по их проектам
- Прозрачность выполняемых работ
Техническая гибкость:
- API для интеграций с внешними сервисами
- Возможность автоматизации рутинных процессов
- Удобный интерфейс для быстрого освоения
Благодаря такому функционалу, мы также хотели облегчить жизнь новым специалистам, чтобы им было проще включаться в работу. В перспективе это позволит нам масштабироваться и не потерять в качестве работы, — добавляет технический директор.
Анализ вариантов: почему выбрали Аспро.Cloud
Когда мы обратились к Аспро.Cloud, то обратили внимание на интуитивно понятный интерфейс. После оценки инструментов и функционала мы поняли, что CRM-система на 90% соответствует нашим ожиданиям, и в ней можно организовать работу сразу после внедрения, — рассказывает Наталья Штанюк.
Решающие факторы выбора:
- Готовые интеграции с почтой и телефонией
- Подключение к банкам и 1С для автоматизации документооборота
- Встроенный учет времени с разделением на оплачиваемые/неоплачиваемые часы
- API для подключения внешних сервисов
- Качественная техподдержка
Процесс внедрения: поэтапный переход
Миграция заняла 3 месяца и проходила в два основных этапа.
Первый этап: базовая настройка
Настройка CRM-модуля
Перенесли все сделки из предыдущей CRM, настроили интеграции с телефонией, почтой и веб-формами сайта. Менеджеры по продажам первыми начали работать в новой системе.
Организация проектов и задач
Объединили все задачи на общей канбан-доске. Использовали теги для группировки по направлениям работы. Создали шаблоны типовых проектов и добавили пользовательские поля для детализации.
Интеграция с 1С:Бухгалтерия
Настроили автоматическую выгрузку счетов и актов для бухгалтерии. Скорректировали внутренние процессы обработки документов.
Планирование и календарь
Перенесли в систему бронирование переговорных, планирование отпусков и личные мероприятия сотрудников.
Второй этап: продвинутая автоматизация
Аналитика через API
Настроили выгрузку данных по проектам, задачам и отчетам. На базе этих данных построили дашборды в внешней дата-студии для углубленной аналитики.
Система планирования загрузки
Создали инструменты для контроля загрузки технического отдела и мониторинга выполнения отчетов.
Клиентские кабинеты
Через API организовали доступ заказчиков к информации о ходе выполнения их задач в рамках личных кабинетов.
Результаты: что получила компания
Через год работы с системой результаты впечатляют:
Операционная эффективность:
- Вся информация о клиентах и проектах хранится в одном месте
- Упрощен онбординг новых сотрудников
- Стандартизированы процессы работы с проектами
Финансовый контроль:
- Прозрачность рентабельности каждого проекта
- Четкое разделение оплачиваемого и неоплачиваемого времени
- Автоматизация документооборота с бухгалтерией
Клиентский сервис:
- Заказчики получили доступ к информации о своих проектах
- Повысилась прозрачность выполняемых работ
Система Аспро.Cloud удовлетворила большинство наших запросов, которые были необходимы в нашей работе. Функционал системы позволил быстро закрыть ключевые задачи с помощью настройки модулей, которая не составила большого труда. Отдельно хочу отметить важный плюс — это техническая поддержка, где можно задавать уточняющие вопросы для исправления ошибок в системе. В дальнейшем планируем более глубокое использование платформы для автоматизации процессов, — подводит итоги Наталья Штанюк.
Выводы для других компаний
Опыт Directline показывает: переход от множественных систем к единой платформе — это не просто техническое решение, а стратегическое преобразование бизнеса.
Ключевые принципы успешного внедрения:
- Проведите аудит текущих процессов — опросите команду о реальных потребностях, а не только руководство.
- Выбирайте систему с готовым функционалом — доработки должны быть минимальными.
- Планируйте поэтапное внедрение — не пытайтесь перенести все сразу.
- Учитывайте специфику бизнеса — особенно важно для сервисных компаний с абонентской моделью.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
