Управление производственными заказами через Excel — путь к хаосу, особенно когда речь идет о сложных изделиях с длинным циклом изготовления. Уральский бренд свадебных платьев «Она сказала Да» столкнулся с классической проблемой растущего бизнеса: заказы терялись, сроки срывались, а команда тонула в рутине.
История успешного внедрения CRM-системы показывает, как автоматизация помогла не только навести порядок в процессах, но и выйти на международный рынок в условиях пандемии.
Вызов: когда Excel больше не справляется
Компания «Она сказала Да» начинала как типичный производственный бизнес — с таблицами Excel для учета клиентов и заказов. Основатель бренда Андрей Павленко рассказывает о специфике их производства:
«У нас долгий цикл заказа: между тем, когда невеста совершила покупку и когда мы сшили платье, находится приблизительно восемь этапов. От момента покупки до непосредственно свадьбы проходит всегда как минимум 5-6 месяцев».
Структура бизнеса включает четыре ключевых подразделения:
- Экспериментальный цех с конструкторами и дизайнерами
- Две производственные мастерские
- Менеджерский отдел для дистанционных заказов
- Розничный салон
Пандемия 2020 года неожиданно ускорила развитие компании в сторону международного рынка. Планы по региональному расширению пришлось отложить, зато открылись возможности для дистанционного пошива за границу.
«За это время копится 500-700 невест, о которых нельзя забыть. На каждое из платьев невеста в течение 5 дней должна отправить мерки. Когда мы вели процессы в Excel, все эти этапы и сверки отнимали огромное количество времени у менеджеров», — объясняет Андрей Павленко.
Решение: комплексная автоматизация производственных процессов
Команда «Она сказала Да» выбрала Аспро.Cloud для автоматизации своих процессов. Ключевым решением стало разделение всей работы на два основных блока — подготовку и производство.
Подготовительный этап: от покупки до запуска в производство
Первый этап охватывает период от покупки платья до получения всей необходимой информации для начала пошива. Система автоматически:
- Присваивает каждому заказу порядковый номер
- Создает единую карточку с полной информацией
Автоматизация решила главную проблему — потерю заказов и пропуск важных этапов:
«Теперь, если через пять дней невеста не отправила мерки, это сразу наглядно видно на канбан-доске, что позволяет нам моментально с ней связаться», — отмечает руководитель компании.
Компания внедрила:
- Шаблоны писем
- Автоматические напоминания
- Онлайн-оплату через PayPal
Результат — увеличение среднего чека и повышение уровня клиентского сервиса за счет активной работы с допродажами.
Производственный этап: контроль качества и сроков
При переходе к производству система автоматически создает проект по заранее настроенному шаблону. В проект добавляется:
- Ответственная портная
- Все необходимые задачи
Особенность производства свадебных платьев — над одним изделием могут работать до 16 человек одновременно. Канбан-доска проектов позволяет отслеживать прогресс каждого платья в режиме реального времени.
«Мы понимаем, что доверить шить свое самое важное платье удаленно, на другой конец света — это колоссальный стресс. Поэтому мы разработали специальный процесс, чтобы предельно минимизировать тревогу невест», — рассказывает Андрей Павленко.
Планирование ресурсов через календарь
Дополнительно команда настроила календари для контроля загрузки:
- Календарь портных с дедлайнами по каждому платью
- Календарь примерочных в салоне для эффективного распределения времени
Результаты: измеримые улучшения бизнес-процессов
За полгода внедрения компания достигла конкретных результатов:
Операционная эффективность
- Полностью исключили потерю заказов
- Сократили время на рутинные операции менеджеров
- Создали прозрачную систему контроля сроков
Качество сервиса
- Уровень удовлетворенности клиентов достиг 80%
- Увеличили средний чек за счет автоматизации допродаж
- Минимизировали стресс клиентов благодаря регулярному информированию
Управленческий контроль
«Когда я захожу в систему, я четко вижу, на какой стадии сколько договоров сейчас находится. Это один из самых важных показателей для меня как для руководителя», — подчеркивает Андрей Павленко.
Планы развития: база знаний и масштабирование
Следующий этап развития — оцифровка базы знаний компании. Планируется перенести все технические карты платьев в систему, чтобы портные могли мгновенно находить информацию об особенностях каждой модели.
После успешного внедрения на международных заказах, компания начинает использовать CRM и для управления салоном.
Выводы для производственных компаний
Опыт «Она сказала Да» демонстрирует типичные проблемы растущих производственных компаний и эффективные способы их решения:
- Начинайте с CRM сразу — переучивание команды и перестройка процессов болезненны
- Автоматизируйте рутину — освободите специалистов для работы с клиентами
- Создавайте прозрачность — руководитель должен видеть состояние всех заказов
- Фокусируйтесь на клиентском опыте — система должна улучшать сервис, а не только внутренние процессы
«В какой-то момент все равно случается так, что двигаться без CRM больше просто невозможно, если вы хотите удержать бизнес на плаву», — резюмирует Андрей Павленко.
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
