Представьте: клиника ждет расходные материалы, а поставка задерживается из-за потерянной задачи или забытого поручения. Для медицинской сферы такие ошибки критичны — они напрямую влияют на пациентов.
Именно с такой проблемой столкнулась компания «Бэст», поставляющая медицинское оборудование и расходники. Рост бизнеса привел к хаосу в управлении: задачи терялись, дедлайны срывались, контроль за продажами отсутствовал. Показатель своевременных поставок упал до 87,2%.
Вызов: когда рост становится проблемой
Владимир, руководитель компании «Бэст», рассказывает:
«Не поймите неправильно: мы пытались решить проблему подручными средствами. Быстро стало ясно, что устные поручения забываются и игнорируются. Не потому, что сотрудники какие-то нехорошие. Нет, я их всех люблю, просто в рабочем потоке легко упустить даже самые важные задачи и детали их выполнения».
Компания пыталась использовать Excel-таблицы для фиксации задач, а мессенджеры — для уведомлений. Результат предсказуем: двойная работа, потерянная информация, отсутствие контроля статусов.
«Была ситуация, когда сотруднику послышалось «июля» вместо «июня». Хорошо, что это рано вскрылось и поставка пришла в срок. Но случай показательный», — вспоминает Владимир.
Проблемы отдела продаж
Ситуация с продажами была не лучше. Менеджеры фиксировали информацию о встречах в блокнотах или личных таблицах. Попытки собирать отчеты провалились:
- Менеджеры откладывали заполнение на конец недели
- К моменту составления отчета забывались важные детали
- Данные поступали неполными и несвоевременными
«У нас работает более 40 человек — не так много, но достаточно, чтобы свести руководителя с ума, если ему нужно спрашивать каждого о статусе задачи», — объясняет необходимость системных изменений Владимир.
Решение: системный подход к управлению
Выбор платформы и стратегия внедрения
Команда «Бэст» решила начать с CRM-системы для отдела продаж. При изучении рынка выбор пал на Аспро.Cloud из-за широкого функционала и разумной стоимости.
«Удивило, сколько функций есть в платформе при такой цене. Тут же нашлось решение и для всей компании: модуль проектов закрывает нашу потребность в инструменте для постановки задач», — отмечает Владимир.
Чтобы избежать ошибок конфигурации, компания сразу обратилась к специалистам по внедрению.
Настройка CRM под специфику бизнеса
Команда внедрения создала три воронки продаж для разных типов клиентов:
- Постоянные клиенты
- Горячие лиды
- Холодные контакты
Автоматическое распределение лидов позволило назначать специализированных менеджеров. Например, сделки с выездными встречами автоматически попадают к соответствующим сотрудникам.
«Когда закончили разбираться с воронками, занялись сегментацией контрагентов. Ведь кардиология — это одно оборудование и расходные материалы, рентгенология — другое», — поясняет Владимир логику настройки.
Мобильность как ключ к актуальности данных
Внедрение мобильного приложения кардинально изменило работу менеджеров. Теперь итоги встреч фиксируются сразу после переговоров, а не в конце недели по памяти.
Трансформация управления проектами
От хаоса к структуре
«Модуль проектов мы стали осваивать даже раньше, чем CRM, настолько он был необходим. По сравнению с таблицами и мессенджерами — просто небо и земля», — делится опытом Владимир.
Ключевые изменения:
- Четкие дедлайны для всех задач
- Разделение проектов на этапы
- Возможность создания проекта напрямую из сделки
- Синхронизация с Google Calendar
Автоматические отчеты вместо ручной работы
«Мне больше не нужно каждую пятницу разбираться в отчетах менеджеров. Я в любой момент могу открыть CRM, провалиться в историю взаимодействия, послушать записи телефонных разговоров и электронные письма», — рассказывает о новых возможностях контроля Владимир.
Система настроена на отслеживание:
- Причин отказов на разных этапах
- Продуктивности сотрудников
- Количества и стоимости закрытых сделок
Процесс внедрения: 6 месяцев системной работы
«Специалисты по внедрению были на связи с нами на протяжении полугода, подсказывали, как сделать лучше или настраивали систему самостоятельно», — характеризует процесс Владимир.
Особенности внедрения:
- Гибкий график созвонов в Zoom
- Участие руководителей отделов в настройке
- Постоянная поддержка менеджера проекта
- Пошаговое освоение функций
Измеримые результаты
Количественные показатели
Своевременность поставок: с 87,2% до 99,3%
Это означает, что из 1000 поставок теперь срывается только 7 вместо прежних 128.
Качественные изменения
«Внедрение оправдало себя на 100%. Компания стала работать не просто эффективнее: все стало прозрачно. Я вижу, как ведутся сделки и проекты, контролирую задачи», — подводит итоги Владимир.
Ключевые улучшения:
- Полная прозрачность рабочих процессов
- Автоматизация рутинных операций
- Централизованное хранение всей информации
- Возможность контроля без микроменеджмента
Планы развития
Компания продолжает изучать возможности платформы:
- Пользовательские списки
- База знаний
- Модуль управления финансами
«Не представляю теперь, как снова вернуться к старому формату постановки задач и работы с клиентами», — заключает Владимир.
Выводы для других компаний
Опыт «Бэст» показывает: проблемы управления, которые кажутся неизбежными при росте, решаются системным подходом. Ключевые факторы успеха:
1. Комплексное решение — одновременное внедрение CRM и управления проектами
2. Профессиональная настройка — обращение к специалистам по внедрению
3. Постепенное освоение — пошаговое изучение функций
4. Мобильность — использование приложений для актуализации данных
Для поставщиков медицинского оборудования особенно важна надежность процессов. Ошибки здесь недопустимы, а системный подход к управлению становится конкурентным преимуществом.
Хотите получить похожие результаты в вашей компании? Узнайте больше о возможностях комплексной автоматизации или закажите профессиональное внедрение для оптимальной настройки под ваши бизнес-процессы.
