Блокировка российских аккаунтов в зарубежных сервисах заставляет бизнес искать отечественные альтернативы. Особенно остро эта проблема коснулась команд, которые годами выстраивали рабочие процессы в Notion. О том, как найти полноценную замену и безболезненно перенести все процессы, рассказывает опыт креативного продакшна OGONÖK.
Когда привычный инструмент перестает работать
Креативный продакшн OGONÖK специализируется на создании фото- и видеопроектов полного цикла. В портфолио компании — работы для известных брендов:
- MARTINI
- Додо Пицца
- Hyundai
- AORUS Gigabyte
Структура агентства компактная: 2 директора, 3 продюсера и более 100 профильных специалистов на аутсорсе. Продюсеры выполняют двойную функцию — ведут продажи и полностью курируют проекты, формируя под каждую задачу отдельную команду исполнителей.
Два года OGONÖK эффективно использовал Notion для управления проектами и продажами. Но в конце августа 2024 года сервис объявил о блокировке российских аккаунтов, и команде пришлось срочно искать замену.
Архитектура рабочих процессов в Notion
Команда OGONÖK выстроила в Notion сложную систему, которая покрывала все основные потребности бизнеса.
CRM и управление продажами
Поскольку отдельных менеджеров по продажам в агентстве нет, директор самостоятельно создала CRM-систему из нескольких связанных баз данных:
- База контактов клиентов
- База информации о компаниях
- Канбан-доска с воронкой продаж
«В одной базе данных мы собрали контакты, в другой — компании, и связали их между собой. В третьей базе создали канбан-доску в виде стандартной воронки продаж. Туда мы заносили сделку, а к ней автоматически привязывались контакты компании», — рассказывает Тая Курковская, генеральный директор OGONÖK.
Управление проектами через шаблоны
Для проектного управления команда разработала собственный шаблон, адаптированный под специфику креативной индустрии. Процесс выглядел так:
- При создании нового проекта автоматически подгружался заготовленный шаблон
- В карточку проекта прикреплялся бриф и подтягивалась информация из воронки продаж
- На продюсера автоматически ставились типовые задачи: создание тайминга, расчет сметы, подготовка документов для съемочной группы
- Под каждую задачу создавалась отдельная страница
- Готовую базу данных публиковали в интернете и делились ссылкой со съемочной группой
База знаний и документооборот
В Notion команда также хранила всю корпоративную информацию: данные фриланс-исполнителей, аналитику по конкурентам, рабочие регламенты и процедуры.
Вызовы и ограничения системы
Несмотря на то что в Notion удалось выстроить рабочий процесс, со временем команда столкнулась с рядом ограничений:
- Недостаток функционала для масштабирования — одной воронки продаж стало недостаточно, требовалась отдельная воронка для работы с холодной базой
- Избыточная сложность настройки — приходилось тратить много времени на создание и поддержание системы
- Геополитические риски — блокировка российских аккаунтов стала последней каплей
«Notion, конечно, хорош тем, что там очень много можно создать с нуля и покреативить. Но наша задача все-таки не креативить, а эффективно работать в какой-то системе. В этом плане было уже не очень удобно управлять бизнесом в Notion», — отмечает Тая Курковская.
Критерии выбора новой системы
При поиске замены команда OGONÖK определила ключевые требования:
- Российская разработка
- Интегрированная CRM-система
- Поддержка различных методологий управления проектами
- Возможность персональной настройки
- Интуитивно понятный интерфейс
Тая Курковская потратила около 10 дней на тестирование различных российских решений:
«Везде все было не так. Не было какой-то визуальной составляющей, чтобы все было просто и понятно. Не было какого-то удобства. Мы не могли отслеживать, как какие-то действия происходят внутри самого сервиса».
Решение: комплексная система управления
В итоге выбор пал на Аспро.Cloud — российскую платформу, которая закрыла все потребности команды в одном решении:
- Управление продажами через CRM
- Ведение проектов по методологиям Waterfall, Scrum и Kanban
- Корпоративная база знаний
- Финансовое планирование и учет
- Автоматизация бизнес-процессов
Практическая реализация в новой системе
Настройка CRM и воронок продаж
Одним из первых шагов стала настройка нескольких воронок продаж:
- Основная воронка для входящих заявок и теплых контактов
- Специализированная воронка для работы с холодной базой
Все сделки продюсеры заносят вручную, поскольку работа происходит точечно, без массового потока заявок. Для воронки холодных продаж настроены автодействия, которые автоматически ставят продюсерам задачи при переходе сделки между этапами.
«Мне очень понравилась CRM-система. В отличие от других сервисов она понятная, нормально работает и не раздражает», — отмечает Тая Курковская.
Управление проектами и задачами
В модуле «Проекты» работают только продюсеры, которые отслеживают выполнение всех этапов и управляют задачами от имени специалистов на аутсорсе. Для удобства команда настроила систему тегов:
- «На контроле» — ожидание информации от исполнителей
- «Коммуникация с исполнителем» — требуется связь с фрилансерами
- «Документация» — задачи, связанные с оформлением документов
- «Тайм-менеджмент» — контроль временных рамок
Команда использует сразу несколько подходов к управлению проектами:
- Клиентские проекты ведутся по методологии Waterfall
- Внутренние задачи управляются через Agile со спринтами
- Процессы найма и обучения настроены в модуле «Бизнес-процессы»
«Меня порадовало, что в Аспро.Cloud можно настроить ведение проектов несколькими способами. Есть kanban-доски, отдельно есть Agile. Я в этом году как раз разбиралась в разных методологиях», — комментирует Тая Курковская.
Корпоративная база знаний
Важным преимуществом стала возможность быстро перенести всю корпоративную документацию:
- Регламенты работы для различных специальностей
- Должностные инструкции для фрилансеров
- Внутренние процедуры и стандарты
- Аналитические материалы
«Меня порадовал функционал базы знаний. Если я за пять минут не разбираюсь с инструментом, это показатель того, что мне придется тратить еще больше времени на обучение других сотрудников. В Аспро.Cloud же текстовый редактор очень понятный. Плюс мы перенесли все наши регламенты из Notion за один день без потери какой-либо эргономичности», — делится опытом директор агентства.
Финансовое планирование
Отдельной задачей стало внедрение финансового учета. В Notion команда могла только отслеживать ожидаемые поступления, но полноценного финансового планирования не было.
«Круто, что в системе есть финансовый учет. Я такого вообще нигде еще не видела, чтобы в системе управления компанией сразу было все и в одном месте. До этого я просто изучала разные системы для финансового учета, но тарифы там очень дорого стоят», — отмечает Тая Курковская.
Результаты и впечатления от перехода
Всеволод Курковский, директор по развитию OGONÖK, оценивает переход положительно:
«Пока в Аспро.Cloud все вроде как логично и нормально работает. Создаем теги, настраиваем воронки, заносим данные о контрагентах, задачки внутри можно поставить. Меня это все вполне устраивает».
Команда продолжает изучать возможности системы и планирует:
- Полностью настроить финансовый учет и планирование
- Внедрить дополнительные автоматизации для типовых процессов
- Подключить модуль HR для управления большой базой фрилансеров
- Интегрировать систему с другими инструментами
Выводы для других компаний
Опыт OGONÖK показывает несколько важных принципов успешного перехода с зарубежных на отечественные системы управления:
- Планируйте переход заранее — не ждите критических ситуаций
- Определяйте четкие критерии выбора — составьте список must-have функций
- Ищите комплексные решения — использование одной системы упрощает интеграцию
- Учитывайте специфику отрасли — гибкость настройки критически важна
- Готовьтесь к адаптационному периоду — команде потребуется время на освоение новых инструментов
Для компаний, которые ищут альтернативу Notion и другим зарубежным сервисам, стоит рассмотреть комплексные российские платформы. Они позволяют не только решить проблему импортозамещения, но и получить более широкие возможности для автоматизации бизнес-процессов.
Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.
