Знакомая ситуация: бизнес растет, инструментов становится больше, но эффективность падает. Один сервис для CRM, другой для проектов, третий для документов, четвертый для финансов. В итоге данные разбросаны, процессы не связаны, а руководитель не видит полной картины.
Именно с такой проблемой столкнулось брендинговое агентство DUGA®, которое работает с крупнейшими девелоперами России. Компания использовала 10 различных инструментов, но это не делало работу эффективнее. Рассказываем, как команда решила проблему и что из этого получилось.
Вызов: когда инструментов слишком много
DUGA® — брендинговое агентство полного цикла в сфере недвижимости. Работает с 2021 года, реализовало 83 проекта, помогло клиентам заработать 27 миллиардов рублей. В команде 22 эксперта, среди клиентов — ПИК, Ingrad, Forma, Knight Frank и другие лидеры рынка.
Для работы агентство использовало целый «зоопарк» сервисов для:
- управления проектами
- ведения сделок
- документооборота
- базы знаний
- хранения файлов
- Google-инструменты и графические редакторы
«Из-за большого количества инструментов рабочий процесс был запутанным. Например, в amoCRM мы что-то продали, потом это куда-то потерялось. В Asana уже ведем проект, а цифры вообще в таблицах. Такая разрозненность не давала увидеть полную картину бизнеса», — рассказывает Юрий Нарвин, владелец и CEO брендингового агентства DUGA®.
Критической точкой стали финансы. Весь учет велся в Google-таблицах, данные постоянно расходились, сверка с банком требовала огромного количества ручной работы.
«Данные в таблицах никогда не были актуальными, и цифры не сходились, что меня очень сильно расстраивало. Мы пытались внедрить сервисы для финучета, но нам не хватало аналитики по проектам. А это было критически важно для нас», — объясняет Юрий Нарвин.
Решение: поиск единой экосистемы
Зимой 2022 года руководитель понял: нужна ERP-система, которая объединит все процессы. Сначала рассматривал разработку собственного решения, но отказался из-за больших вложений времени и денег.
«Мы просмотрели несколько десятков систем, но большая часть не подошла по функционалу и интерфейсу. Плюс с рынка ушли зарубежные сервисы, хотя даже они не решали множество наших задач», — вспоминает CEO компании.
В феврале 2023 года команда протестировала Аспро.Cloud и приняла решение о внедрении.
«Нам понравилось, что функционал системы довольно объемный: есть много разных решений и модулей. При этом все можно настроить под свои задачи, кастомизировать или убрать ненужные инструменты. Также порадовал удобный и понятный интерфейс, в котором нет какого-то перегруза», — отмечает Юрий Нарвин.
Внедрение проходило поэтапно:
Этап 1. Настройка финансов
- Интеграция с банками
- Разметка исторических данных
- Выстраивание отчета о прибылях и убытках
- Настройка бюджетирования
- Учет финансов по проектам
Этап 2. Миграция клиентской базы
Перенос данных из предыдущей CRM-системы оказался проще, чем ожидалось.
«Поначалу я очень боялся переходить из CRM-системы. Ведь там у нас уже была база клиентов. Но в Аспро.Cloud хорошо организован импорт. Мы просто выгрузили данные в CSV и в несколько кликов добавили их в новую систему. Этот процесс оказался безболезненным и занял всего неделю», — делится опытом руководитель.
Результаты: от хаоса к порядку
Бесшовная передача проектов
Раньше отдел продаж и проектная команда работали изолированно. Менеджер проекта часто не знал о договоренностях с клиентом на этапе продажи.
Теперь проектная команда подключается к ведению клиента еще на этапе брифинга. Вся информация сохраняется, ничего не теряется при передаче.
«Раньше у нас такой практики не было, и для нас это стало настоящим прорывом. Нам удалось выстроить бесшовную передачу проекта на всех его этапах», — подчеркивает Юрий Нарвин.
Автоматизация коммерческих предложений
Команда создала каталог всех услуг с ценами. Теперь КП формируется автоматически — услуги и цены подтягиваются из каталога.
«Раньше нашему коммерческому директору приходилось вручную создавать коммерческие предложения и каждый раз готовить презентации для клиентов. В Аспро.Cloud этот процесс проходит в несколько раз быстрее», — отмечает CEO.
Прозрачная финансовая аналитика
Руководитель получил быстрый доступ к ключевым показателям бизнеса через настраиваемые дашборды.
«Для меня, как для собственника, крайне важно видеть общее состояние бизнеса в цифрах. В этом помогают дашборды, которые можно моделировать под себя. У меня больше нет огромного количества «мертвых» табличек, и теперь я могу быстро увидеть обороты, доходы и расходы», — рассказывает Юрий Нарвин.
Стандартизация проектной работы
Команда создала шаблоны типовых проектов с четким порядком работ, этапами и задачами.
Теперь запуск нового проекта требует всего несколько кликов — вся структура уже готова.
Планы на будущее
Команда DUGA® продолжает развивать использование системы. В планах — детальный учет расходов по проектам для анализа рентабельности.
«Не могу сказать, что мы уже целиком освоили систему. В перспективе планируем внести все расходы по проектам и посмотреть их рентабельность. Благодаря этому сможем сфокусироваться не на оборотах и продажах, а на эффективности каждого проекта», — делится планами Юрий Нарвин.
«Аспро.Cloud — ядро нашего бизнеса, благодаря которому мы можем эффективно работать. Мы рады, что нас слышат, и готовы участвовать в развитии системы», — резюмирует CEO агентства.
Выводы для других компаний
История DUGA® показывает: рост количества инструментов не всегда ведет к росту эффективности. Иногда лучше объединить все процессы в единой экосистеме, чем пытаться интегрировать множество разрозненных сервисов.
Ключевые преимущества единой системы:
- Сохранение всей информации по клиенту и проекту
- Быстрый доступ к финансовым показателям
- Автоматизация рутинных процессов
- Стандартизация работы команды
8 материалов для эффективного управления проектами
Планируйте сроки, ставьте задачи исполнителям, контролируйте прогресс и управляйте бюджетом. Готовые шаблоны и чеклисты для основных процессов в работе менеджера.
