Проектная деятельность требует особого подхода к управлению ресурсами. Когда команда работает одновременно с несколькими заказчиками, легко потерять контроль над финансовыми потоками. Каждый проект имеет свой бюджет, сроки платежей и специфические расходы. Без централизованной системы учета это превращается в настоящий кошмар для руководителя.
Именно с такой проблемой столкнулась компания BIMPRO, которая специализируется на проектной работе. Опыт этой команды показывает, как правильно выстроенная система управления проектами может кардинально изменить финансовую дисциплину бизнеса.
Вызовы проектного бизнеса
Компания BIMPRO работает в сфере проектных услуг. Специфика деятельности требовала решения сразу нескольких управленческих задач:
- Координация работы команды над несколькими проектами
- Контроль выполнения задач и соблюдения дедлайнов
- Отслеживание финансовых показателей по каждому проекту отдельно
- Формирование управленческой отчетности
До внедрения CRM команда использовала разрозненные инструменты. Проектная документация велась в одних программах, финансовый учет — в других. Excel-таблицы служили связующим звеном между различными системами.
Такой подход создавал риски. Информация дублировалась, возникали ошибки при переносе данных между системами. Руководству было сложно получить актуальную картину по финансам проектов.
Решение через проектную CRM
Команда BIMPRO выбрала Аспро.Cloud — систему, которая объединяет управление проектами с финансовым контролем. Решение оказалось многофункциональным, и сотрудники до сих пор открывают новые возможности платформы.
Стандартизация через шаблоны
Любая проектная команда выработает собственные стандарты работы. В Аспро.Cloud команда создала универсальные шаблоны, которые ускоряют запуск новых проектов.
Теперь при работе с новым заказчиком не нужно настраивать все процессы с нуля. Готовый шаблон адаптируется под специфику клиента, что экономит время на старте проекта.
Централизованные финансы
Ключевое преимущество системы — консолидация всех финансовых операций в карточке проекта. Это решает сразу несколько проблем:
- Прозрачность бюджета проекта
- Предотвращение кассовых разрывов
- Автоматический расчет рентабельности
- Быстрое формирование финансовых отчетов
Клиентская прозрачность
Многие заказчики хотят участвовать в процессе, а не только получать результат. BIMPRO решила эту потребность через систему ролевого доступа.
Клиенты получают ограниченный доступ к системе. Они могут отслеживать прогресс, оплачивать счета и общаться с командой. Это устраняет необходимость в регулярных статусных отчетах.
Результаты внедрения
Первым заметным изменением стал отказ от громоздких Excel-таблиц. Централизация финансового учета принесла быстрые результаты.
Техническое внедрение системы заняло всего 5 дней. Однако адаптация команда потребовала нескольких месяцев. Особенно сложно перестраиваться творческим сотрудникам — дизайнерам и креаторам.
Система освободила время, которое раньше тратилось на ручное заполнение отчетов и сведение финансовых таблиц.
Практические выводы для проектных команд
Опыт BIMPRO демонстрирует несколько важных принципов:
- Интеграция процессов критически важна. Разрозненные системы создают больше проблем, чем решают. Единая платформа для проектного и финансового управления дает синергетический эффект.
- Стандартизация ускоряет работу. Шаблоны проектов позволяют быстрее запускать новые заказы и снижают количество ошибок.
- Прозрачность укрепляет отношения с клиентами. Когда заказчик видит процесс работы, доверие к команде растет, а количество промежуточных встреч сокращается.
- Время внедрения — это инвестиция. Несколько месяцев на обучение команды окупаются годами эффективной работы.
Проектные компании, которые продолжают использовать Excel для управления финансами, рискуют потерять контроль над бизнесом. Современные CRM-системы предлагают готовые решения для большинства управленческих задач.
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
