Сентябрь — время возвращения из отпусков и погружения в рабочие процессы. Встречи снова заполняют календари, а количество дистанционных встреч (созвонов) растет с каждым днем. Но опросы показывают, что большая часть совещаний не приносит пользы, а только отнимает время.

  По данным исследования Atlassian, проведенного среди 5 000 специалистов на четырех континентах, встречи — один из главных барьеров продуктивности. 72 процента из них неэффективны: нет четкой цели, не появляется окончательных решений, а итог мог бы уместиться в одном письме. И это потому, что многие совещания закрывают корпоративный ритуал, а не задачу. Вместо встречи часто отлично справляются обычные сообщения в чате или электронное письмо.  

Четыре типа встреч, от которых стоит отказаться первыми

1. Статус-отчет: «Как дела по задаче?»

Встреча на пять-десять минут, ради которой собирается несколько человек. Каждый по очереди рассказывает, что сделал. Заменяется коротким сообщением в трекере задач или рабочем чате: кто что сделал, что блокирует, что делаем дальше. Это экономит время всех участников и позволяет сосредоточиться на реальной работе.

2. «Надо обсудить документ»

Встреча, где все уткнулись в ноутбуки и вместе молча читают одно и то же. Комментарии прямо в документе работают лучше: каждый читает в своем темпе и пишет мысли по месту. Это сокращает время на обсуждение и делает его более осмысленным.

3. «Принять простое решение»

Совещание, на котором основной вопрос звучит как «согласовываем дизайн кнопки» или «кто возьмет эту задачу». Достаточно короткого сообщения с вариантами и дедлайном на ответ. Решение принимается быстрее, а участники не тратят время на обсуждение очевидных вещей.

4. «Чтобы держать всех в курсе»

Информационная встреча без повестки и без решений. Хорошо заменяется коротким письмом или постом в рабочем чате, который каждый читает в удобное время. Так информация доходит до всех, но не отнимает время у тех, кому она не нужна прямо сейчас.

Почему это важно

Исследования показывают: после прерывания человеку требуется до 20–25 минут, чтобы вернуться к исходному уровню концентрации. Каждое лишнее совещание — это не только 30–60 минут в календаре, но и потеря еще нескольких десятков минут, когда участники переключаются и возвращаются в рабочий фокус.

Когда встречи все же нужны

Это не значит, что все встречи бесполезны. Живое обсуждение незаменимо там, где важна реакция в моменте: мозговой штурм, сложные конфликты, решения с высокой неопределенностью. Но такие встречи должны быть исключением, а не правилом.

Как это работает в SSP SOFT

В SSP SOFT при работе с распределенными командами и несколькими проектами одновременно асинхронная коммуникация — необходимость. Наши специалисты работают в разных часовых поясах и на разных проектах, поэтому умение передать мысль текстом четко и по делу становится таким же важным навыком, как и технический стек.

Больше экспертных материалов для ИТ-специалистов — в наших каналах:

💙 ВКонтакте

💬 Telegram

📱MAX